Khác biệt giữa các bản “Dự kiến công việc”

Phiên bản lúc 10:51, ngày 19 tháng 12 năm 2017

Giới thiệu

Lập kế hoạch và dự kiến công việc là một phương án nữa để quản lý dự án. Trong Kiu ERP, tính năng Dự kiến cho phép bạn tiếp cận với biểu đồ Gantt.

Bạn đang sử dụng định dạng Kanban để biết được tiến độ của dự án và những hạng mục công việc liên quan.

Với tính năng Dự kiến công việc, định dạng Gantt giúp bạn có góc nhìn tổng thể hơn. Điều đó là rất cần thiết đối với những dự án phức tạp và giúp nhân viên phối hợp với nhau trong công việc.

Tính năng này thực sự phát huy tác dụng khi lập kế hoạch và tổ chức công việc, nhân sự.

Cấu hình dự án

Cấu hình ứng dụng Dự án

Tính năng Dự kiến công việc giúp bạn tổ chức, sắp xếp dự án. Tính năng này sẽ hỗ trợ rất nhiều trong trường hợp bạn cần xây dựng dự án với một hạn chót cụ thể. Do đó, mỗi công việc sẽ phải được nhân viên hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.

Trước tiên, bạn cần kích hoạt tính năng Dự kiến công việc cho ứng dụng Dự án:

Vào Dự án > Cấu hình > Cài đặt. Tích chọn tính năng Dự kiến công việc và nhấn vào Áp dụng.

(a)

Tiếp theo, bạn cần kích hoạt tính năng Dự kiến công việc cho một dự án cụ thể (trong trường hợp bạn không cần xem biểu đồ Gantt của tất cả các dự án).

Cấu hình cho một dự án cụ thể

Khi tạo dự án mới, hãy đảm bảo rằng bạn tích chọn “Cho phép Dự kiến công việc” ở phần cài đặt.

Bạn sẽ thấy tính năng Dự kiến công việc xuất hiện ở góc trên màn hình.

(a)

Tạo dự kiến công việc

Trước khi tạo dự án với tính năng dự kiến công việc, hãy liệt kê ra tất cả những hạng mục công việc với thời gian thực hiện dự kiến.

Để biểu thị dự án bằng biểu đồ Gantt, bạn cần tạo dự kiến từ trang hạng mục công việc. Để tạo dự kiến công việc, hãy nhấn vào Tạo Dự kiến công việc ở phía trên bên trái màn hình.

Mẹo

Bạn cũng có thể tạo Dự đoán mới bằng cách nhấn trực tiếp vào khoảng trống bất kỳ trong biểu đồ Gantt.

diện Dự kiến công việc sẽ tự động điền tên của Dự án và hạng mục công việc. Bạn chỉ cần điền ngày và thời gian cụ thể hạng mục công việc đó được thực hiện.

Mẹo

Trường "Số giờ làm

việc hữu ích" chỉ xuất hiện nếu bạn cài đặt ứng dụng Bảng chấm công. Tính

năng này giúp bạn xem được tiến độ công việc nhờ tích hợp với Bảng chấm công.

Ví dụ: Nếu nhân viên điền

vào Bảng chấm công Tên dự án (Tài khoản quản trị) và thời gian dành cho dự án đó là 10 giờ, thì dự kiến công việc sẽ hiển thị 10 giờ trong trường Số giờ làm

việc hữu ích.

Sự khác biệt giữa các khung định dạng

Trong bảng chọn ứng dụng Dự án, bạn thấy bảng chọn Dự kiến công việc. Bảng chọn phụ này giúp bạn xem được biểu đồ Gantt từ những góc nhìn khác nhau: theo nhân viên hoặc theo dự án.

Theo nhân viên: Quản lý nhân viên

Tính năng này cho hiển thị biểu đồ Gantt với những người có liên quan. Biểu đồ tổng thể đó giúp bạn phân bổ nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Ở phía bên trái màn hình, dòng đầu tiên hiển thị tên thành viên, dòng thứ hai hiển thị tên dự án và dòng thứ ba hiển thị tên hạng mục công việc.

Mỗi hạng mục công việc được thể hiện bằng một hình chữ nhật có màu. Hình chữ nhật này phản ánh khoảng thời gian tiến hành công việc theo lịch.

Hình chữ nhật trên cùng ở hàng đầu tiên là tổng của tất cả công việc của hàng thứ ba. Nếu hình chữ nhật hiện màu xanh lá cây thì tổng thời gian làm việc của nhân viên đó thấp hơn 100%. Nếu hình chữ nhật hiện màu đỏ thì nhân viên được giao nhiều việc khác nhau với tổng vượt quá 100% thời gian của họ.

(a)

Lập kế hoạch làm việc

Khi tạo dự kiến công việc, bạn phải đưa ra lượng thời gian nhân viên thực hiện công việc. 100% nghĩa là nhân viên sẽ làm việc với toàn bộ thời gian của họ trong những ngày đó. Họ không cần xử lý các công việc khác. Vì vậy, bạn có thể đưa ra lượng thời gian theo tỉ lệ từ 1% đến 100% để nhân viên thực hiện theo.

Dựa vào biểu đồ bạn sẽ tránh được tình trạng giao việc chồng chéo cho nhân viên. Ví dụ, nếu nhân viên đang làm việc với 40% thời gian của họ cho một dự án khác thì bạn chỉ có thể giao việc cho họ trong 60% thời gian còn lại tại thời điểm đó.

Trong ví dụ dưới đây, Admin đang làm cho 2 dự án ("IT1367 Delivery Phases" và "Implementation Process56") với tổng thời gian là 110%. Như vậy, công việc của Admin đã quá nặng nên Quản lý Dự án cần xem xét lại việc phân công nhân sự cho phù hợp.

(a)

Ưu điểm của định dạng Biểu đồ Gantt

Định dạng Biểu đồ Gantt “theo nhân viên” giúp bạn lên kế hoạch sử dụng nhân sự hiệu quả hơn. Dựa vào biểu đồ, bạn có thể đọc được nhiều yếu tố cùng lúc và biết được công việc cần làm tiếp theo là gì. Ngoài ra, bạn còn hiểu được mối liên hệ giữa các công việc với nhau.

Định dạng biểu đồ Gantt trong Kiu ERP cho phép bạn:

• thay đổi ngày và thời gian dự kiến công việc bằng cách nhấn chọn và chuyển công việc sang một thời điểm khác
• tạo ngay dự kiến mới trong biểu đồ Gantt
• điều chỉnh dự kiến hiện tại
• thay đổi độ dài thời gian của công việc bằng cách kéo rộng và thu gọn hình chữ nhật.

Theo dự án: quản lý dự án

Biểu đồ Gantt là công cụ hữu hiệu của dự án giúp bạn hiểu được mối tương quan giữa các hạng mục công việc. Bạn sẽ tránh được sự chồng chéo công việc hoặc tiến hành việc này quá sớm trong khi chưa hoàn thành việc khác. Ngoài ra, biểu đồ Gantt trong Kiu ERP còn giúp bạn kết hợp các công việc với nhau.

Ở phía bên trái màn hình, dòng đầu tiên hiển thị tên dự án, dòng thứ hai hiển thị tên nhân viên, dòng thứ ba hiển thị hạng mục công việc.

Định dạng này không hiển thị tỉ lệ thời gian làm việc của nhân viên nên không sử dụng màu sắc.

(a)

Ưu điểm của định dạng biểu đồ Gantt

Định dạng biểu đồ Gantt trong Kiu ERP cho phép bạn:

• thay đổi ngày và thời gian dự kiến công việc bằng cách nhấn chọn và chuyển công việc sang một thời điểm khác
• tạo ngay dự kiến mới trong biểu đồ Gantt
• điều chỉnh dự kiến hiện tại
• thay đổi độ dài thời gian của công việc bằng cách kéo rộng và thu gọn hình chữ nhật.