Khác biệt giữa các bản “Nhập tệp CSV vào Kiu ERP/en”

Phiên bản lúc 17:25, ngày 18 tháng 12 năm 2017

Frequently Asked Questions

Need to import data from an other application?

In order to re-create relationships between different records, you should use the unique identifier from the original application and map it to the ID (External ID) column in Kiu ERP. When you import an other record that links to the first one, use XXX/ID (XXX/External ID) to the original unique identifier.

The ID (External ID) will also be used to update the original import if you need to re-import modified data later, it's thus good practice to specify it whenever possible.

I cannot find the field I want to map my column to?

Kiu ERP try to find with some heuristic, based on the first ten lines of the files, the type of field for each columns inside your file. For example if you have a column only containing numbers, only the fields that are of type integer will be displayed for you to choose from. While this behaviour might be good and easy for most cases scenarios, it is also possible that it goes wrong sometimes or that you want to map your column to a field that is not proposed by default.

If that happens, you just have to check the Show all fields for completion (advanced) option, you will then be able to choose from the complete list of fields for each columns.

Where can I change the date import format?

Kiu ERP can automatically detect if a column is a date and it will try to guess the date format from a set of most used date format. While this process can work for a lot of simple date format, some exotic date format will not be recognize and it is also possible to have some confusion (day and month inverted as example) as it is difficult to guess correctly which part is the day and which one is the month in a date like '01-03-2016'.

To view which date format Kiu ERP has found from your file you can check the Date Format that is shown when clicking on Options under the file selector. If this format is incorrect you can change it to your liking using the ISO 8601 to define the format.

Note

If you are importing an excel (.xls, .xlsx) file, you can use date cells to store dates as the display of dates in excel is different from the way it is stored. That way you will be sure that the date format is correct in Kiu ERP whatever your locale date format is.

Can I import numbers with currency sign (e.g.: $32.00)?

Yes, we fully support numbers with parenthesis to represent negative sign as well as numbers with currency sign attached to them. Kiu ERP also automatically detect which thousand/decimal separator you use (you can change those under options). If you use a currency symbol that is not known to Kiu ERP, it might not be recognized as a number though and it will crash.

Examples of supported numbers (using thirty-two thousands as an example):

• 32.000,00
• 32000,00
• 32.000,00
• -32000,00
• (32000.00)
• $ 32.000,00
• (32000.00 €)

Example that will not work:

về các trường hợp hệ thống không thể nhận dạng:

• ABC 32.000,00
• (32.000,00) $

What can I do when the Import preview table isn't displayed correctly?

By default the Import preview is set on commas as field separators and quotation marks as text delimiters. If your csv file does not have these settings, you can modify the File Format Options (displayed under the Browse CSV file bar after you select your file).

Note that if your CSV file has a tabulation as separator, Kiu ERP will not detect the separations. You will need to change the file format options in your spreadsheet application. See the following question.

How can I change the CSV file format options when saving in my spreadsheet application?

If you edit and save CSV files in speadsheet applications, your computer's regional settings will be applied for the separator and delimiter. We suggest you use OpenOffice or LibreOffice Calc as they will allow you to modify all three options (in 'Save As' dialog box > Check the box 'Edit filter settings' > Save).

Microsoft Excel will allow you to modify only the encoding when saving (in 'Save As' dialog box > click 'Tools' dropdown list > Encoding tab).

What's the difference between Database ID and External ID?

Some fields define a relationship with another object. For example, the country of a contact is a link to a record of the 'Country' object. When you want to import such fields, Kiu ERP will have to recreate links between the different records. To help you import such fields, Kiu ERP provides 3 mechanisms. You must use one and only one mechanism per field you want to import.

Ví dụ, để tham chiếu nước của liên hệ, Kiu ERP xuất 3 trường để import:

• Quốc gia: tên hoặc mã của nước đó
• Quốc gia / ID cơ sở dữ liệu: ID duy nhất Kiu ERP cho một bản ghi, xác định bởi cột ID postgresql
• Quốc gia / ID ngoài: ID của bản ghi này được tham chiếu trong một ứng dụng khác (hoặc file .XML đã từng import bản ghi này)

Trong trường hợp nước Bỉ, bạn có thể sử dụng một trong 3 cách để nhập liệu:

• Quốc gia: Bỉ
• Quốc gia / ID cơ sở dữ liệu: 21
• Quốc gia / ID ngoài: base.be

Tùy theo nhu cầu, bạn nên sử dụng một trong 3 cách để tham chiếu bản ghi liên quan. Đây là lúc bạn cần dùng cách này hay cách khác, tùy theo nhu cầu:

• Sử dụng tên nước: Đây là cách dễ dàng nhất khi dữ liệu của bạn lấy từ các file CSV được tạo bằng cách thủ công.
• Sử dụng Quốc gia / ID cơ sở dữ liệu: Bạn chỉ nên sử dụng ký hiệu này một cách rất hạn chế. Chủ yếu được sử dụng bởi các lập trình viên bởi ưu điểm chính là không bao giờ xung đột (bạn có thể có một số bản ghi trùng tên, nhưng chúng luôn có một ID Cơ sở dữ liệu duy nhất)
• Sử dụng Quốc gia / ID ngoài: Sử dụng ID bên ngoài khi bạn nhập dữ liệu từ một ứng dụng của bên thứ ba.

Khi bạn sử dụng ID bên ngoài, bạn có thể nhập các file CSV có cột “ID bên ngoài để xác định ID bên ngoài của mỗi bản ghi bạn nhập liệu. Sau đó, bạn có thể tham chiếu đến bản ghi với các cột như “Dòng / ID ngoài". Hai tập tin CSV sau đây là ví dụ về Sản phẩm và Danh mục tương ứng.

CSV file for categories.

CSV file for Products.

Tôi có thể làm gì nếu có nhiều hơn một dữ liệu tương ứng với trường?

Nếu giả sử bạn có hai loại sản phẩm với tên “có thể bán" (tức là. . “Sản phẩm khác / có thể bán” & “sản phẩm khác / có thể bán”), xác nhận của bạn phải dừng lại nhưng bạn vẫn có thể nhập dữ liệu. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn không nhập dữ liệu bởi vì tất cả sẽ được liên kết với danh mục ‘có thể bán’ đầu tiên tìm thấy trong danh sách Danh mục sản phẩm (”Sản phẩm khác / có thể bán”) . Chúng tôi khuyên bạn nên thay đổi một trong các giá trị trùng lặp hoặc trình tự danh mục.

Tuy nhiên nếu bạn không muốn thay đổi cấu hình của danh mục sản phẩm, chúng tôi khuyên bạn sử dụng các ID bên ngoài cho trường “Danh mục” này.

Làm thế nào tôi có thể nhập một trường có nhiều liên hệ - many2many relationship field (ví dụ một khách hàng có nhiều thẻ)?

Các thẻ nên được phân cách bằng dấu phẩy và không cần dấu cách. Ví dụ, nếu bạn muốn khách hàng được liên kết với cả hai thẻ ‘nhà sản xuất’ và ‘nhà bán lẻ’, bạn cần mã hóa “Nhà sản xuất, nhà bán lẻ’ trong cùng một cột của file CSV.

CSV file for Manufacturer, Retailer.

Làm thế nào tôi có thể nhập mối quan hệ one2many (ví dụ một số khoản mục của một Đơn bán hàng)?

Nếu bạn muốn import Đơn bán hàng có một số khoản mục; với mỗi dòng khoản mục, bạn cần dành một hàng riêng trong file CSV. Dòng lệnh đầu tiên sẽ được nhập vào cùng hàng với các thông tin liên quan đến đơn hàng. Bất kỳ dòng bổ sung nào sẽ cần một hàng bổ sung mà không có bất kỳ thông tin trong các trường liên quan đến đơn hàng. Ví dụ, đây là tập tin purchase.order_functional_error_line_cant_adpat.CSV của một số trích dẫn bạn có thể nhập, dựa trên dữ liệu demo.

File for some Quotations.

Các file CSV sau đây cho thấy làm thế nào để nhập khẩu các lệnh mua với chi tiết đơn đặt hàng tương ứng:

Lệnh mua với chi tiết đơn đặt hàng tương ứng.

Các file CSV sau đây cho thấy làm thế nào để nhập liệu khách hàng và liên hệ tương ứng:

Khách hàng và liên hệ tương ứng.

Tôi có thể nhập nhiều lần cùng một bản ghi?

Nếu bạn nhập file có chứa một trong các cột “ID bên ngoài” hoặc “ID Cơ sở dữ liệu”, bản ghi đã được nhập sẽ được sửa đổi thay vì được tạo mới. Điều này là rất hữu ích vì nó cho phép bạn nhập nhiều lần một file CSV trong khi thay đổi giữa hai lần nhập. Kiu ERP sẽ quyết định tạo mới hoặc sửa đổi mỗi bản ghi phụ thuộc vào việc bản ghi là mới hay cũ.

Tính năng này cho phép bạn sử dụng các công cụ Import / kết xuất của Kiu ERP để sửa đổi một loạt các bản ghi trong ứng dụng bảng tính yêu thích.

Điều gì xảy ra nếu tôi không nhập giá trị cho một trường cụ thể?

Nếu bạn không đặt tất cả các lĩnh vực trong tập tin CSV của bạn, Kiu ERP sẽ gán giá trị mặc định cho tất cả các trường không xác định. Nhưng nếu bạn thiết lập các lĩnh vực với giá trị sản phẩm nào trong tập tin CSV của bạn, Kiu ERP sẽ thiết lập giá trị EMPTY trong trường này, thay vì gán giá trị mặc định.

Làm thế nào để kết xuất / nhập các bảng khác nhau từ ứng dụng SQL với Kiu ERP?

Nếu bạn cần nhập dữ liệu từ các bảng khác nhau, bạn sẽ phải tạo lại mối quan hệ giữa các bản ghi thuộc các bảng khác nhau. (Ví dụ: nếu bạn nhập công ty và người, bạn sẽ phải tạo sự liên kết giữa từng cá nhân và công ty của họ).

Để quản lý mối quan hệ giữa các bảng, bạn có thể sử dụng tính năng “ID Bên ngoài” của Kiu ERP. “ID bên ngoài” của một bản ghi là định danh duy nhất của bản ghi này trong ứng dụng khác. “ID Bên ngoài” này phải là duy nhất giữa tất cả bản ghi của mọi đối tượng, do đó, “ID Bên ngoài” nên bắt đầu bằng tên của ứng dụng hoặc bảng. (Như 'COMPANY_1', 'PERSON_1' thay vì '1')

Ví dụ, giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu SQL với hai bảng mà bạn muốn nhập khẩu: công ty và cá nhân. Mỗi cá nhân thuộc về một công ty, vì vậy bạn sẽ phải tạo sự liên kết giữa cá nhân và công ty của người đó. (Nếu bạn muốn kiểm chứng ví dụ này, đây là <a href=”/base_import/static/csv/database_import_test.sql”>  kho chứa cơ sở dữ liệu PostgreSQL như vậy</a> )

Đầu tiên chúng ta sẽ kết xuất tất cả các công ty và “ID ngoài” tương ứng. Trong PSQL, viết câu lệnh sau:

> copy (select 'company_'||id as "External ID",company_name as "Name",'True' as "Is a Company" from companies) TO '/tmp/company.csv' with CSV HEADER;

Lnh SQL này sẽ tạo ra các file CSV sau đây:

ID bên ngoài, tên là một công ty

company_1,Bigees,True

company_2,Organi,True

company_3,Boum,True

Để tạo ra file CSV cho các cá nhân, liên kết với các công ty, chúng tôi sẽ sử dụng các lệnh SQL sau đây trong PSQL:

> copy (select 'person_'||id as "External ID",person_name as "Name",'False' as "Is a Company",'company_'||company_id as "Related Company/External ID" from persons) TO '/tmp/person.csv' with CSV

Nó sẽ tạo ra các file CSV sau đây:

ID bên ngoài, tên, là một Công ty, Công ty liên quan / ID ngoài

person_1,Fabien,False,company_1

person_2,Laurence,False,company_1

person_3,Eric,False,company_2

person_4,Ramsy,False,company_3

Như bạn có thể thấy trong file này, Fabien và Laurence đang làm việc cho công ty Bigees (COMPANY_1) và Eric đang làm việc cho công ty Organi. Liên kết mối quan hệ giữa cá nhân và công ty được thực hiện bằng cách sử dụng ID bên ngoài của các công ty. Chúng tôi đã có tiền tố "ID bên ngoài" bằng tên của bảng để tránh một cuộc xung đột của ID giữa người và công ty (PERSON_1 và COMPANY_1 người chia sẻ cùng một ID 1 trong các cơ sở dữ liệu orignial).

Hai tập tin được sản xuất sẵn sàng để được nhập khẩu trong Kiu ERP mà không sửa đổi gì. Sau khi nhập hai file CSV, bạn sẽ có 4 liên hệ và 3 công ty. (Hai liên hệ đầu tiên được liên kết với công ty đầu tiên). Trước tiên, bạn phải nhập các công ty và sau đó là người.