How to forecast tasks?

Introduction to forecast

Scheduling and forecasting tasks is another way to manage projects. In Kiu ERP, the Forecast option gives you access to the Gantt chart.

So far, you've been working with the Kanban view, which shows you the progress of a project and its related tasks.

Now, with the Forecast option, the Gantt view gives you the big picture. It's highly visual which is a real plus for complex projects, and it helps team members to collaborate better.

This option is a real benefit in terms of planning and organizing the workload and human resources.

How to configure the projects?

˞Configure the project application

The Forecast option helps you to organize your projects. This is perfect when you need to set up a project with a specific deadline. Therefore, each task is assigned a specific timeframe (amount of hours) in which your employee should complete it!

First you need to activate the Forecast option for the whole project application:

Go to Project ‣ Configuration ‣ Settings. Select the Forecast option and click Apply.

(a)

Once this is done, you still need to activate the Forecast option specifically for your Project(maybe you don't need the Gantt chart for all the projects that you manage).

Configure a specific project.

When creating a new project, make sure to select the option Allow Forecast in your project settings.

You'll see the Forecast option appearing in the top menu.

(a)

How to create a forecast?

Before creating a project with forecast, list all the tasks with the projected time they should take. It will help you to coordinate the work.

In order to display the projects in the Gantt chart, you need to create the forecast from the task page. To create a forecast, click on the top left corner of the task, Create a Forecast.

Tip

You can also create a new Forecast easily by directly clicking on an empty space in the Gantt chart calendar.

The Forecast interface will fill in the name of the Project and the task automatically. You just need to add the dates and the time the task should take.

The "Effective hours" field appears only if you have the Timesheet app installed on your database. This option helps you to see the progress of a task thanks to the integration with Timesheet.

For example: When a user fills in a Timesheet with your Project name (Analytic account), with 10 hours spent, the forecast will display 10 hours in the Effective hours field.

What are the difference between the views?

In the Project app menu you have a Forecast menu. This sub-menu helps you to see the Gantt chart from different points of view: by users or by projects.

By users : people management

Tính năng này cho hiển thị biểu đồ Gantt với những người có liên quan. Biểu đồ tổng thể đó giúp bạn phân bổ nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Ở phía bên trái màn hình, dòng đầu tiên hiển thị tên thành viên, dòng thứ hai hiển thị tên dự án và dòng thứ ba hiển thị tên hạng mục công việc.

Mỗi hạng mục công việc được thể hiện bằng một hình chữ nhật có màu. Hình chữ nhật này phản ánh khoảng thời gian tiến hành công việc theo lịch.

Hình chữ nhật trên cùng ở hàng đầu tiên là tổng của tất cả công việc của hàng thứ ba. Nếu hình chữ nhật hiện màu xanh lá cây thì tổng thời gian làm việc của nhân viên đó thấp hơn 100%. Nếu hình chữ nhật hiện màu đỏ thì nhân viên được giao nhiều việc khác nhau với tổng vượt quá 100% thời gian của họ.

(a)

Lập kế hoạch làm việc

Khi tạo dự kiến công việc, bạn phải đưa ra lượng thời gian nhân viên thực hiện công việc. 100% nghĩa là nhân viên sẽ làm việc với toàn bộ thời gian của họ trong những ngày đó. Họ không cần xử lý các công việc khác. Vì vậy, bạn có thể đưa ra lượng thời gian theo tỉ lệ từ 1% đến 100% để nhân viên thực hiện theo.

Dựa vào biểu đồ bạn sẽ tránh được tình trạng giao việc chồng chéo cho nhân viên. Ví dụ, nếu nhân viên đang làm việc với 40% thời gian của họ cho một dự án khác thì bạn chỉ có thể giao việc cho họ trong 60% thời gian còn lại tại thời điểm đó.

Trong ví dụ dưới đây, Admin đang làm cho 2 dự án ("IT1367 Delivery Phases" và "Implementation Process56") với tổng thời gian là 110%. Như vậy, công việc của Admin đã quá nặng nên Quản lý Dự án cần xem xét lại việc phân công nhân sự cho phù hợp.

(a)

Ưu điểm của định dạng Biểu đồ Gantt

Định dạng Biểu đồ Gantt “theo nhân viên” giúp bạn lên kế hoạch sử dụng nhân sự hiệu quả hơn. Dựa vào biểu đồ, bạn có thể đọc được nhiều yếu tố cùng lúc và biết được công việc cần làm tiếp theo là gì. Ngoài ra, bạn còn hiểu được mối liên hệ giữa các công việc với nhau.

Định dạng biểu đồ Gantt trong Kiu ERP cho phép bạn:

• thay đổi ngày và thời gian dự kiến công việc bằng cách nhấn chọn và chuyển công việc sang một thời điểm khác
• tạo ngay dự kiến mới trong biểu đồ Gantt
• điều chỉnh dự kiến hiện tại
• thay đổi độ dài thời gian của công việc bằng cách kéo rộng và thu gọn hình chữ nhật.

Theo dự án: quản lý dự án

Biểu đồ Gantt là công cụ hữu hiệu của dự án giúp bạn hiểu được mối tương quan giữa các hạng mục công việc. Bạn sẽ tránh được sự chồng chéo công việc hoặc tiến hành việc này quá sớm trong khi chưa hoàn thành việc khác. Ngoài ra, biểu đồ Gantt trong Kiu ERP còn giúp bạn kết hợp các công việc với nhau.

Ở phía bên trái màn hình, dòng đầu tiên hiển thị tên dự án, dòng thứ hai hiển thị tên nhân viên, dòng thứ ba hiển thị hạng mục công việc.

Định dạng này không hiển thị tỉ lệ thời gian làm việc của nhân viên nên không sử dụng màu sắc.

(a)

Ưu điểm của định dạng biểu đồ Gantt

Định dạng biểu đồ Gantt trong Kiu ERP cho phép bạn:

• thay đổi ngày và thời gian dự kiến công việc bằng cách nhấn chọn và chuyển công việc sang một thời điểm khác
• tạo ngay dự kiến mới trong biểu đồ Gantt
• điều chỉnh dự kiến hiện tại
• thay đổi độ dài thời gian của công việc bằng cách kéo rộng và thu gọn hình chữ nhật.