PAY BY CHECKS

Once you decide to pay a supplier bill, you can select to pay by check. Then, at the end of the day, the manager can print all checks by batch. Finally, the bank reconciliation process will match the checks you sent to suppliers with actual bank statements.

Configuration

Configuration

Install the required module To record supplier payments by checks, you must install the Check Writing module. This module handle the process of recording checks in KIU ERP. Others modules are necessary to print checks, according to the country. As an example, the U.S. Check Printing module is required to print U.S. checks.

Note

According to your country and the chart of account you use, those modules may be installed by default. (example: United States users have nothing to install, it's configured by default).

Activate checks payment methods

In order to allow payments by checks, you must activate the payment method on related bank journals. From the accounting dashboard (the screen you get when you enter the accounting application), click on your bank account on More ‣ Settings option. On the Payment Method field, set Check.

(a)

United States

For the United States, KIU ERP supports by default the check formats of:

• Quickbooks & Quicken: check on top, stubs in the middle and bottom
• Peachtree: check in the middle, stubs on top and bottom
• ADP: check in the bottom, and stubs on the top.

It is also possible to customize your own check format through customizations.

a supplier bill with a check

Paying a supplier with a check is done in three steps:

1. registering a payment you'd like to do on the bill
2. printing checks in batch for all registered payments
3. reconcile bank statements

==== Register a payment by check To register a payment on a bill, open any supplier bill from the menu Purchases ‣ Supplier Bills. Once the supplier bill is validated, you can register a payment. Set the Payment Method to Check and validate the payment dialog.

(a)

Explanation of the fields of the payment screen:

"Has invoices":"Technical field used for usability purposes"

"Hide payment method": Technical field used to hide the payment method if the selected journal has only one available which is 'manual'

Mã: Trường kỹ thuật sử dụng để thích ứng giao diện với loại hình thanh toán được lựa chọn.

Đánh số một cách thủ công: Chọn mục này nếu séc in sẵn của bạn chưa được đánh số.

Số séc: Sổ nhật ký được chọn được cấu hình để in số séc. Nếu séc in sẵn của bạn đã có số hoặc nếu số hiện tại là sai, bạn có thể thay đổi số séc trong trang cấu hình sổ nhật ký.

In séc

Từ bảng điều khiển kế toán, trong tài khoản ngân hàng của bạn, bạn sẽ thấy một liên kết "X tấm séc cần in". Nhấp chuột vào liên kết này và bạn sẽ có được danh sách của tất cả các séc chưa được in. Từ màn hình này, bạn có thể in tất cả séc theo lô hoặc xem lại từng cái một.

Nếu bạn muốn xem từng thanh toán một trước khi in séc, mở phần thanh toán và nhấp vào In Séc nếu bạn muốn in. Sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn số séc. Nó sẽ tự động đề xuất cho bạn những số tiếp theo, nhưng bạn có thể thay đổi nếu nó không phù hợp với số séc tiếp theo của bạn.

Để in tất cả các séc theo lô, chọn tất cả các khoản thanh toán từ danh sách và in Séc từ menu "In" trên đầu.

(a)

Đối soát với Sao kê Ngân hàng

Trong quá trình xử lý sao kê ngân hàng, khi séc được ghi nhận tại tài khoản ngân hàng của bạn, Kiu ERP sẽ đề xuất tự động đối chiếu séc với khoản thanh toán. Điều này sẽ đánh dấu việc thanh toán là Đã được đối soát.

Mẹo

Để xem các séc chưa được ghi nhận, mở danh sách thanh toán và lọc tình trạng Đã gửi. Hãy xem lại những khoản thanh toán có ngày từ hơn 2 tuần trước.

Thanh toán chi phí bất kỳ bằng séc

Bạn có thể đăng ký một khoản thanh toán mà không liên quan đến hóa đơn nhà cung cấp. Để thực hiện, sử dụng menu ở trên cùng Mua hàng ‣ Thanh toán. Đăng ký thanh toán của bạn và chọn phương thức thanh toán bằng séc.

Nếu bạn phải thanh toán một hóa đơn nhà cung cấp cụ thể, hãy thêm tham chiếu của hóa đơn vào trường Ghi nhớ.

(a)

Sau khi việc thanh toán bằng séc của bạn đã được đăng ký, bạn đừng quên Xác nhận. Khi đã xác nhận, bạn có thể sử dụng In Séc một cách trực tiếp hoặc theo hướng dẫn ở trên để in séc theo lô:

• In séc
• Đối soát sao kê ngân hàng