Từ hóa đơn đến thanh toán

Kiu ERP hỗ trợ nhiều loại quy trình đối với việc lập hoá đơn và thanh toán, vì vậy bạn có thể lựa chọn và sử dụng quy trình phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Kiu ERP hỗ trợ một cách hiệu quả và chính xác cho dù bạn muốn ghi nhận một khoản thanh toán cho một hóa đơn, hoặc xử lý thanh toán với nhiều hóa đơn hay chiết khấu cho các khoản thanh toán sớm.

Từ việc phát hành hóa đơn đến việc tính toán lãi lỗ

Nếu chúng ta lựa chọn kiểu đơn hàng 'trả tiền mặt' thông thường, sau khi giao hàng, bạn sẽ phát hành hóa đơn cho khách, nhận thanh toán, gửi tiền vào tài khoản ngân hàng; đảm bảo việc theo dõi hóa đơn của khách hàng đã hoàn thành, tiếp tục theo dõi nếu khách thanh toán chậm; và cuối cùng là ghi nhận thu nhập trên báo cáo kết quả kinh doanh đồng thời ghi nhận tăng tài sản trên cân đối kế toán.

Việc lập hóa đơn ở hầu hết các nước đều diễn ra khi nghĩa vụ hợp đồng được hoàn thành. Khi bạn giao hàng cho khách hàng, bạn phải đáp ứng các điều khoản của hợp đồng và gửi hóa đơn cho họ. Cũng như khi nhà cung cấp của bạn giao hàng cho bạn, họ phải đáp ứng các điều khoản của hợp đồng và gửi hóa đơn cho bạn. Như vậy, các điều khoản của hợp đồng được hoàn thành khi hàng hoá được chuyển đến. Tại thời điểm này, Kiu ERP hỗ trợ việc lập Hóa đơn bản nháp bởi Nhân viên kho.

Lập hóa đơn

Bản nháp hoá đơn có thể được tạo thủ công từ phiếu bán hàng, đơn mua hàng vv. Kiu ERP cũng có thể hỗ trợ bạn trực tiếp lập ra một hóa đơn nháp nếu cần.

Một hóa đơn phải đầy đủ các thông tin cần thiết để chỉ dẫn cho khách hàng thanh toán các hàng hóa và dịch vụ đã đặt và giao hàng một cách kịp thời và chính xác.

Hóa đơn bản nháp

Hệ thống hỗ trợ việc thiết lập bản hoá đơn nháp. Trong khi các hoá đơn chưa được xác nhận tính hợp lệ thì các hoá đơn nháp không gây ảnh hưởng đến kế toán trong hệ thống. Kiu ERP hỗ trợ người dùng tạo bản nháp hoá đơn.

Hãy tạo một hóa đơn khách hàng theo các thông tin sau đây:

• Khách hàng: Agrolait
• Sản phẩm: iMac
• Số lượng: 1
• Đơn vị giá: 100
• Thuế: 15%

(ảnh)

(ảnh)

Hoá đơn gồm 3 phần:

• Phần trên cùng của hóa đơn là các thông tin khách hàng.
• Ở phần giữa là dòng thông tin chi tiết.
• Phần cuối là các chi tiết về thuế và số lượng tổng.

Hóa đơn mở và Hóa đơn chiếu lệ

Một hóa đơn sẽ thường bao gồm số lượng và giá cả các hàng hoá và/hoặc dịch vụ, ngày, các bên liên quan, số hóa đơn, và các thông tin về thuế.

"Xác nhận tính hợp lệ" của hóa đơn khi bạn đã sẵn sàng chấp nhận nó. Các hóa đơn sau đó chuyển từ trạng thái Nháp thành trạng thái Mở.

Khi bạn đã xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn, Kiu ERP cung cấp một số duy nhất đã được xác nhận, và sửa đổi theo trình tự.

(ảnh)

Bút toán tương ứng với hóa đơn này sẽ được tạo tự động khi bạn xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn. Bạn có thể xem chi tiết bằng cách nhấn vào mục bút toán trong trường Định khoản bút toán trong tab "Thông tin khác".

(ảnh)

Gửi hóa đơn tới khách hàng

Sau khi xác nhận tính hợp lệ của các hóa đơn khách hàng, bạn có thể trực tiếp gửi cho khách hàng thông qua chức năng 'Gửi qua email'.

(ảnh)

Một bút toán điển hình được tạo ra từ một hóa đơn đã được xác nhận sẽ trông giống như sau:

(bảng)

Thanh toán

Trong Kiu ERP, một hóa đơn được coi là đã thanh toán khi bút toán liên quan đã được đối chiếu với các khoản thanh toán. Nếu chưa có bản đối chiếu, hóa đơn sẽ vẫn ở trong trạng thái Mở cho đến khi bạn đã nhập thanh toán.

Một định khoản bút toán điển hình được tạo ra từ thanh toán sẽ trông giống như sau:

(bảng)

Nhận thanh toán một phần thông qua sao kê ngân hàng

Bạn có thể nhập sao kê ngân hàng vào hệ thống Kiu ERP một cách thủ công, hoặc bạn có thể nhập từ một tập tin csv hoặc từ một số bản định dạng được xác định.

Tạo một báo cáo ngân hàng từ trang tổng quan kế toán với các nhật ký có liên quan và nhập số tiền 100 $.

(ảnh)

Đối chiếu

Bây giờ hãy đối chiếu!

(ảnh)

Bây giờ bạn hệ thống lại toàn bộ các giao dịch và đối chiếu chúng hoặc bạn có thể đối chiếu tập trung với các hướng dẫn ở phía dưới.

Sau khi đối chiếu các mặt hàng trong bảng, các hóa đơn liên quan sẽ hiển thị "Bạn có những khoản thanh toán chưa thanh toán đối với khách hàng này. Bạn có thể đối chiếu chúng để thanh toán hóa đơn này."

(ảnh)

Áp dụng thanh toán. Dưới đây, bạn có thể thấy rằng việc thanh toán đã được thêm vào hóa đơn.

(ảnh)

Theo dõi việc thanh toán

Khách hàng có xu hướng ngày càng thanh toán hóa đơn muộn hơn. Do đó, người bán phải làm mọi cách để thu tiền và thu tiền nhanh hơn.

Kiu ERP sẽ giúp bạn xác định chiến lược tiếp theo của bạn. Căn cứ vào mức độ quá hạn khách hàng, Kiu ERP cung cấp các giải pháp khác nhau để nhắc nhở khách hàng thanh toán các hóa đơn chưa thanh toán. Các giải pháp này được chia thành từng cấp độ và sẽ được kích hoạt khi ngày đáo hạn của hoá đơn đã quá số ngày nhất định. Nếu một khách hàng có nhiều hơn một hóa đơn quá hạn, giải pháp đối với các hóa đơn quá hạn lâu nhất sẽ được thực thi.

Bằng cách vào hồ sơ khách hàng và vào mục "Thanh toán Quá hạn", bạn sẽ thấy thông báo tiếp theo và tất cả các hóa đơn quá hạn.

(ảnh)

Báo cáo thời hạn nợ của khách hàng

Báo cáo thời hạn nợ của khách hàng sẽ là một công cụ quan trọng trợ giúp cho nhân viên thu nợ tìm hiểu về các vấn đề tín dụng của khách hàng và ưu tiên cho công việc của họ.

Sử dụng báo cán thời hạn nợ của khách hàng để xác định những khách quá hạn và có những chính sách đòi nợ thích hợp.

(ảnh)

Lãi và lỗ

Báo cáo lãi lỗ hiển thị chi tiết về doanh thu và chi phí, cug cấp cho bạn một hình ảnh rõ nét về Lãi – Lỗ ròng. Báo  cáo này cũng còn được biết đến dưới những tên khác như “Báo cáo thu nhập” hoặc “Báo cáo doanh thu và chi phí”.

(ảnh)

Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán tóm tắt các khoản nợ, tài sản và vốn chủ sở hữu của công ty tại một thời điểm cụ thể nào đó.

(ảnh)

(ảnh)

Ví dụ nếu bạn quản lí kiểm kê bằng cách sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên, “Tài sản hiện lưu động” sẽ giảm khi hàng đã được chuyển đến cho khách.