PAY BY CHECKS
Bạn có thể thanh toán một hóa đơn nhà cung cấp bằng séc. Vào cuối ngày, người quản lý có thể in tất cả séc theo lô. Cuối cùng, quá trình đối soát ngân hàng sẽ đối chiếu các séc bạn gửi đến những nhà cung cấp với sao kê ngân hàng thực tế.
Mục lục
Cấu Hình
Cài đặt mô-đun cần thiết
Để ghi lại khoản thanh toán nhà cung cấp bằng séc, bạn phải cài đặt mô-đun Viết Séc. Mô-đun này xử lý quá trình viết séc trong Kiu ERP. Những mô-đun khác cần thiết cho việc in séc, tùy theo quốc gia. Ví dụ, mô-đun Viết Séc Mỹ là bắt buộc để in séc của Mỹ.Lưu ý
Tùy theo quốc gia và hệ thống tài khoản mà bạn sử dụng, những mô-đun đó có thể đã được cài đặt mặc định. (Ví dụ: Doanh nghiệp ở Mỹ không cài đặt thêm gì cả, cấu hình của họ đã được thiết lập mặc định).
Kích hoạt phương thức thanh toán bằng séc
Để cho phép việc thanh toán bằng séc, bạn phải kích hoạt phương thức thanh toán trên Sổ nhật ký ngân hàng có liên quan. Từ bảng điều khiển kế toán (màn hình bạn nhận được khi bạn nhập vào ứng dụng kế toán), bấm vào tài khoản ngân hàng của bạn, chọn Thêm ‣ Cài đặt,trên trường Phương thức thanh toán, thiết lập Séc.
(a)
Mẫu séc phù hợp để in séc
Mỹ
Với Mỹ, Kiu ERP hỗ trợ các định dạng séc mặc định:
- Quickbooks & Quicken: séc phía trên trên, phần thông tin cần kê khai (cuống séc) ở giữa và phía dưới
- Peachtree: séc ở giữa, phần thông tin cần kê khai (cuống séc) ở phía trên cùng và phía dưới
- ADP: séc ở phía dưới, phần thông tin cần kê khai (cuống séc) ở phía trên cùng
Bạn cũng có thể tùy chỉnh định dạng séc thông qua các tùy chỉnh.
Thanh toán hóa đơn nhà cung cấp với séc
Thanh toán cho nhà cung cấp bằng séc được thực hiện theo ba bước sau:
- Đăng ký thanh toán bạn muốn thanh toán bằng séc trên hóa đơn
- In séc hàng loạt cho tất cả các khoản thanh toán đã đăng ký
- Đối soát sao kê ngân hàng
Đăng ký thanh toán bằng séc
Để đăng ký thanh toán trên một hóa đơn, mở bất kỳ hóa đơn nhà cung cấp nào từ menu Mua hàng ‣ Hóa đơn nhà cung cấp. Khi hóa đơn nhà cung cấp được xác nhận, bạn có thể đăng ký thanh toán. Thiết lập Phương thức thanh toán là Séc và xác nhận hộp thoại thanh toán.
(a)
Giải thích các mục trên màn hình thanh toán:
Có hóa đơn: Trường kỹ thuật được sử dụng cho các mục đích khả dụng
Ẩn phương thức thanh toán: Trường kỹ thuật được sử dụng để ẩn phương thức thanh toán nếu sổ nhật ký được lựa chọn chỉ có một phương thức có sẵn là 'thủ công’
Mã: Trường kỹ thuật sử dụng để thích ứng giao diện với loại hình thanh toán được lựa chọn.
Đánh số một cách thủ công: Chọn mục này nếu séc in sẵn của bạn chưa được đánh số.
Số séc: Sổ nhật ký được chọn được cấu hình để in số séc. Nếu séc in sẵn của bạn đã có số hoặc nếu số hiện tại là sai, bạn có thể thay đổi số séc trong trang cấu hình sổ nhật ký.
In séc
Từ bảng điều khiển kế toán, trong tài khoản ngân hàng của bạn, bạn sẽ thấy một liên kết "X tấm séc cần in". Nhấp chuột vào liên kết này và bạn sẽ có được danh sách của tất cả các séc chưa được in. Từ màn hình này, bạn có thể in tất cả séc theo lô hoặc xem lại từng cái một.
Nếu bạn muốn xem từng thanh toán một trước khi in séc, mở phần thanh toán và nhấp vào In Séc nếu bạn muốn in. Sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn số séc. Nó sẽ tự động đề xuất cho bạn những số tiếp theo, nhưng bạn có thể thay đổi nếu nó không phù hợp với số séc tiếp theo của bạn.
Để in tất cả các séc theo lô, chọn tất cả các khoản thanh toán từ danh sách và in Séc từ menu "In" trên đầu.
(a)
Đối soát với Sao kê Ngân hàng
Trong quá trình xử lý sao kê ngân hàng, khi séc được ghi nhận tại tài khoản ngân hàng của bạn, Kiu ERP sẽ đề xuất tự động đối chiếu séc với khoản thanh toán. Điều này sẽ đánh dấu việc thanh toán là Đã được đối soát.Mẹo
Để xem các séc chưa được ghi nhận, mở danh sách thanh toán và lọc tình trạng Đã gửi. Hãy xem lại những khoản thanh toán có ngày từ hơn 2 tuần trước.
Thanh toán chi phí bất kỳ bằng séc
Bạn có thể đăng ký một khoản thanh toán mà không liên quan đến hóa đơn nhà cung cấp. Để thực hiện, sử dụng menu ở trên cùng Mua hàng ‣ Thanh toán. Đăng ký thanh toán của bạn và chọn phương thức thanh toán bằng séc.
Nếu bạn phải thanh toán một hóa đơn nhà cung cấp cụ thể, hãy thêm tham chiếu của hóa đơn vào trường Ghi nhớ.
(a)
Sau khi việc thanh toán bằng séc của bạn đã được đăng ký, bạn đừng quên Xác nhận. Khi đã xác nhận, bạn có thể sử dụng In Séc một cách trực tiếp hoặc theo hướng dẫn ở trên để in séc theo lô:
- In séc
- Đối soát sao kê ngân hàng
