Import CSV file to Kiu ERP

Các câu hỏi thường gặp

Cần import file từ một ứng dụng khác?

Để thiết lập lại quan hệ giữa các bản ghi khác nhau, bạn nên sử dụng định danh duy nhất từ ​​ứng dụng gốc và xác định bằng cột   ID   (ID ngoài) trong Kiu ERP. Khi bạn import bản ghi khác liên kết đến bản ghi đầu tiên, sử dụng   XXX / ID   (XXX / ID ngoài) để liên kết tới định danh duy nhất ban đầu.

Các   ID   (ID ngoài) cũng sẽ được sử dụng để cập nhật dữ liệu nhập ban đầu nếu bạn cần tái nhập dữ liệu sửa đổi sau này, do đó nên ghi rõ điều này bất cứ khi nào có thể.

Tôi không thể tìm thấy trường để định vị cột dữ liệu vào đó?

Kiu ERP cố gắng tìm với tính năng tự xác định, dựa trên mười dòng đầu tiên của file, loại trường cho mỗi cột trong tập tin của bạn. Ví dụ nếu bạn có một cột chỉ chứa số, chỉ có các trường thuộc loại nguyên sẽ được hiển thị để bạn lựa chọn. Trong khi cách này có thể hiệu quả và đơn giản trong hầu hết các trường hợp, cũng có khi sai sót xảy ra hoặc bạn muốn định vị cột với một trường không được đề xuất theo mặc định.

Nếu điều đó xảy ra, bạn chỉ cần kiểm tra tùy chọn  Hiện tất cả các trường để hoàn thành (nâng cao)  , sau đó có thể chọn từ danh sách đầy đủ các trường cho mỗi cột.

Tôi có thể thay đổi định dạng nhập ngày tháng ở đâu?

Kiu ERP có thể tự động phát hiện cột ngày tháng và cố gắng đoán định dạng ngày từ các phương án được sử dụng nhiều nhất. Mặc dù quy trình này có thể áp dụng cho rất nhiều định dạng ngày tháng đơn giản, hệ thống không thể nhận biết một số định dạng ngày lạ và cũng có thể nhầm lẫn (ví dụng đảo ngược ngày và tháng) vì không dễ đoán một cách chính xác đâu là ngày và đâu là tháng trong ví dụ sau '01 -03-2016 '.

Để xem định dạng ngày mà Kiu ERP tìm thấy từ file của bạn, bạn có thể kiểm tra   Định dạng ngày tháng   được hiển thị khi nhấn vào   Tùy chọn   dưới trình chọn tập tin. Nếu định dạng này không chính xác, bạn có thể thay đổi nó theo ý thích bằng cách sử dụng   ISO

8601   để xác định định dạng.

Chú thích

Nếu

bạn đang nhập file excel (.xls, .xlsx), bạn có thể sử dụng các ô ghi ngày để lưu ngày do cách hiển thị ngày trong excel khác với cách lưu trữ. Bằng cách này, bạn có thể chắc chắn định dạng ngày là chính xác trong Kiu ERP dù chọn bất

cứ định dạng ngày nào.

Tôi có thể nhập số có biểu tượng

tiền tệ không (ví dụ như: 32.00$)?

Có, hệ thống cho phép nhập số nằm trong dấu ngoặc đơn để biểu thị số âm cũng như số có biểu tượng tiền tệ đi kèm. Kiu ERP cũng tự động cách phân biệt số hàng nghìn/dấu thập phân mà bạn sử dụng (bạn có thể thay đổi cách cấu hình này này trong phần   Tùy chọn). Nếu bạn sử dụng một biểu tượng tiền tệ không có trong danh mục của Kiu ERP, hệ thống sẽ không thể nhận biết số đó và có thể sai sót.

Ví dụ về các số được hỗ trợ (sử dụng số ba mươi hai ngàn làm ví dụ):

• 32.000,00
• 32000,00
• 32.000,00
• -32000,00
• (32000.00)
• $ 32.000,00
• (32000.00 €)

Ví dụ về các trường hợp hệ thống không thể nhận dạng:

• ABC 32.000,00
• (32.000,00) $

Tôi có thể làm gì khi bảng Xem trước nhập liệu không được hiển thị một cách chính xác?

Theo mặc định, bảng Xem trước nhập liệu được thiết lập trên dấu phẩy ngăn cách các trường và dấu ngoặc kép làm giới hạn văn bản. Nếu tập tin csv của bạn không có các thiết lập này, bạn có thể sửa đổi các Tùy chọn định dạng file (hiển thị dưới thanh Browse CSV file sau khi chọn tập tin của mình).

Lưu ý rằng nếu file CSV có tính năng lập bảng để chia, Kiu ERP sẽ không thể phát hiện sự chia tách đó. Bạn sẽ cần phải thay đổi tùy chọn định dạng tập tin trong ứng dụng spreadsheet của bạn. Xem các câu hỏi sau đây.

Làm thế nào tôi có thể thay đổi tùy chọn định dạng tập tin CSV khi lưu trong ứng dụng bảng tính?

Nếu bạn chỉnh sửa và lưu các file CSV trong các ứng dụng speadsheet, thiết lập khu vực của máy tính của bạn sẽ được áp dụng cho các dấu phân cách và giới hạn văn bản. Chúng tôi đề nghị bạn sử dụng OpenOffice hay LibreOffice Calc bởi chúng cho phép bạn thay đổi tất cả ba tùy chọn (trong hộp thoại “Save As”họn> C hộp 'Chỉnh sửa cài đặt bộ lọc'> Save).

Microsoft Excel sẽ cho phép bạn chỉnh sửa các chỉ mã hóa khi lưu (trong hộp thoại "Save As"> kích vào danh sách thả xuống 'Tools'> tab Encoding).

Sự khác biệt giữa ID cơ sở dữ liệu và ID bên ngoài là gì?

Một số trường xác định mối quan hệ với các đối tượng khác. Ví dụ, nước của một liên hệ liên kết đến bản ghi của biểu tượng 'Quốc gia'. Khi bạn muốn import các trường này, Kiu ERP sẽ phải tạo liên kết giữa các bản ghi khác nhau. Để hỗ trợ import các trường này, Kiu ERP cung cấp 3 cơ chế. Bạn phải sử dụng một và chỉ một cơ chế cho mỗi trường mà bạn muốn nhập.

Ví dụ, để tham chiếu nước của liên hệ, Kiu ERP xuất 3 trường để import:

• Quốc gia: tên hoặc mã của nước đó
• Quốc gia / ID cơ sở dữ liệu: ID duy nhất Kiu ERP cho một bản ghi, xác định bởi cột ID postgresql
• Quốc gia / ID ngoài: ID của bản ghi này được tham chiếu trong một ứng dụng khác (hoặc file .XML đã từng import bản ghi này)

Trong trường hợp nước Bỉ, bạn có thể sử dụng một trong 3 cách để nhập liệu:

• Quốc gia: Bỉ
• Quốc gia / ID cơ sở dữ liệu: 21
• Quốc gia / ID ngoài: base.be

Tùy theo nhu cầu, bạn nên sử dụng một trong 3 cách để tham chiếu bản ghi liên quan. Đây là lúc bạn cần dùng cách này hay cách khác, tùy theo nhu cầu:

• Sử dụng tên nước: Đây là cách dễ dàng nhất khi dữ liệu của bạn lấy từ các file CSV được tạo bằng cách thủ công.
• Sử dụng Quốc gia / ID cơ sở dữ liệu: Bạn chỉ nên sử dụng ký hiệu này một cách rất hạn chế. Chủ yếu được sử dụng bởi các lập trình viên bởi ưu điểm chính là không bao giờ xung đột (bạn có thể có một số bản ghi trùng tên, nhưng chúng luôn có một ID Cơ sở dữ liệu duy nhất)
• Sử dụng Quốc gia / ID ngoài: Sử dụng ID bên ngoài khi bạn nhập dữ liệu từ một ứng dụng của bên thứ ba.

Khi bạn sử dụng ID bên ngoài, bạn có thể nhập các file CSV có cột “ID bên ngoài để xác định ID bên ngoài của mỗi bản ghi bạn nhập liệu. Sau đó, bạn có thể tham chiếu đến bản ghi với các cột như “Dòng / ID ngoài". Hai tập tin CSV sau đây là ví dụ về Sản phẩm và Danh mục tương ứng.

CSV file for categories.

CSV file for Products.

Tôi có thể làm gì nếu có nhiều hơn một dữ liệu tương ứng với trường?

Nếu giả sử bạn có hai loại sản phẩm với tên “có thể bán" (tức là. . “Sản phẩm khác / có thể bán” & “sản phẩm khác / có thể bán”), xác nhận của bạn phải dừng lại nhưng bạn vẫn có thể nhập dữ liệu. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn không nhập dữ liệu bởi vì tất cả sẽ được liên kết với danh mục ‘có thể bán’ đầu tiên tìm thấy trong danh sách Danh mục sản phẩm (”Sản phẩm khác / có thể bán”) . Chúng tôi khuyên bạn nên thay đổi một trong các giá trị trùng lặp hoặc trình tự danh mục.

Tuy nhiên nếu bạn không muốn thay đổi cấu hình của danh mục sản phẩm, chúng tôi khuyên bạn sử dụng các ID bên ngoài cho trường “Danh mục” này.

Làm thế nào tôi có thể nhập một trường có nhiều liên hệ - many2many relationship field (ví dụ một khách hàng có nhiều thẻ)?

Các thẻ nên được phân cách bằng dấu phẩy và không cần dấu cách. Ví dụ, nếu bạn muốn khách hàng được liên kết với cả hai thẻ ‘nhà sản xuất’ và ‘nhà bán lẻ’, bạn cần mã hóa “Nhà sản xuất, nhà bán lẻ’ trong cùng một cột của file CSV.

CSV file for Manufacturer, Retailer.

Làm thế nào tôi có thể nhập mối quan hệ one2many (ví dụ một số khoản mục của một Đơn bán hàng)?

Nếu bạn muốn import Đơn bán hàng có một số khoản mục; với mỗi dòng khoản mục, bạn cần dành một hàng riêng trong file CSV. Dòng lệnh đầu tiên sẽ được nhập vào cùng hàng với các thông tin liên quan đến đơn hàng. Bất kỳ dòng bổ sung nào sẽ cần một hàng bổ sung mà không có bất kỳ thông tin trong các trường liên quan đến đơn hàng. Ví dụ, đây là tập tin purchase.order_functional_error_line_cant_adpat.CSV của một số trích dẫn bạn có thể nhập, dựa trên dữ liệu demo.

File for some Quotations.

Các file CSV sau đây cho thấy làm thế nào để nhập khẩu các lệnh mua với chi tiết đơn đặt hàng tương ứng:

Lệnh mua với chi tiết đơn đặt hàng tương ứng.

Các file CSV sau đây cho thấy làm thế nào để nhập liệu khách hàng và liên hệ tương ứng:

Khách hàng và liên hệ tương ứng.

Tôi có thể nhập nhiều lần cùng một bản ghi?

Nếu bạn nhập file có chứa một trong các cột “ID bên ngoài” hoặc “ID Cơ sở dữ liệu”, bản ghi đã được nhập sẽ được sửa đổi thay vì được tạo mới. Điều này là rất hữu ích vì nó cho phép bạn nhập nhiều lần một file CSV trong khi thay đổi giữa hai lần nhập. Kiu ERP sẽ quyết định tạo mới hoặc sửa đổi mỗi bản ghi phụ thuộc vào việc bản ghi là mới hay cũ.

Tính năng này cho phép bạn sử dụng các công cụ Import / kết xuất của Kiu ERP để sửa đổi một loạt các bản ghi trong ứng dụng bảng tính yêu thích.

Điều gì xảy ra nếu tôi không nhập giá trị cho một trường cụ thể?

Nếu bạn không đặt tất cả các lĩnh vực trong tập tin CSV của bạn, Kiu ERP sẽ gán giá trị mặc định cho tất cả các trường không xác định. Nhưng nếu bạn thiết lập các lĩnh vực với giá trị sản phẩm nào trong tập tin CSV của bạn, Kiu ERP sẽ thiết lập giá trị EMPTY trong trường này, thay vì gán giá trị mặc định.

Làm thế nào để kết xuất / nhập các bảng khác nhau từ ứng dụng SQL với Kiu ERP?

Nếu bạn cần nhập dữ liệu từ các bảng khác nhau, bạn sẽ phải tạo lại mối quan hệ giữa các bản ghi thuộc các bảng khác nhau. (Ví dụ: nếu bạn nhập công ty và người, bạn sẽ phải tạo sự liên kết giữa từng cá nhân và công ty của họ).

Để quản lý mối quan hệ giữa các bảng, bạn có thể sử dụng tính năng “ID Bên ngoài” của Kiu ERP. “ID bên ngoài” của một bản ghi là định danh duy nhất của bản ghi này trong ứng dụng khác. “ID Bên ngoài” này phải là duy nhất giữa tất cả bản ghi của mọi đối tượng, do đó, “ID Bên ngoài” nên bắt đầu bằng tên của ứng dụng hoặc bảng. (Như 'COMPANY_1', 'PERSON_1' thay vì '1')

Ví dụ, giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu SQL với hai bảng mà bạn muốn nhập khẩu: công ty và cá nhân. Mỗi cá nhân thuộc về một công ty, vì vậy bạn sẽ phải tạo sự liên kết giữa cá nhân và công ty của người đó. (Nếu bạn muốn kiểm chứng ví dụ này, đây là <a href=”/base_import/static/csv/database_import_test.sql”>  kho chứa cơ sở dữ liệu PostgreSQL như vậy</a> )

Đầu tiên chúng ta sẽ kết xuất tất cả các công ty và “ID ngoài” tương ứng. Trong PSQL, viết câu lệnh sau:

> copy (select 'company_'||id as "External ID",company_name as "Name",'True' as "Is a Company" from companies) TO '/tmp/company.csv' with CSV HEADER;

Lnh SQL này sẽ tạo ra các file CSV sau đây:

ID bên ngoài, tên là một công ty

company_1,Bigees,True

company_2,Organi,True

company_3,Boum,True

Để tạo ra file CSV cho các cá nhân, liên kết với các công ty, chúng tôi sẽ sử dụng các lệnh SQL sau đây trong PSQL:

> copy (select 'person_'||id as "External ID",person_name as "Name",'False' as "Is a Company",'company_'||company_id as "Related Company/External ID" from persons) TO '/tmp/person.csv' with CSV

Nó sẽ tạo ra các file CSV sau đây:

ID bên ngoài, tên, là một Công ty, Công ty liên quan / ID ngoài

person_1,Fabien,False,company_1

person_2,Laurence,False,company_1

person_3,Eric,False,company_2

person_4,Ramsy,False,company_3

Như bạn có thể thấy trong file này, Fabien và Laurence đang làm việc cho công ty Bigees (COMPANY_1) và Eric đang làm việc cho công ty Organi. Liên kết mối quan hệ giữa cá nhân và công ty được thực hiện bằng cách sử dụng ID bên ngoài của các công ty. Chúng tôi đã có tiền tố "ID bên ngoài" bằng tên của bảng để tránh một cuộc xung đột của ID giữa người và công ty (PERSON_1 và COMPANY_1 người chia sẻ cùng một ID 1 trong các cơ sở dữ liệu orignial).

Hai tập tin được sản xuất sẵn sàng để được nhập khẩu trong Kiu ERP mà không sửa đổi gì. Sau khi nhập hai file CSV, bạn sẽ có 4 liên hệ và 3 công ty. (Hai liên hệ đầu tiên được liên kết với công ty đầu tiên). Trước tiên, bạn phải nhập các công ty và sau đó là người.