How to manage & collaborate on tasks?

Responsibilities

In Kiu ERP, you can assign the person who is in charge of the task.

When creating a task, by default you are responsible for it. You can change this by simply typing the username of someone else and choosing it from the suggestions in the drop down menu.

Tip

If you add someone new, you can "Create & Edit" a new user on the fly. In order to do so, you need the administrator rights.

Người theo dõi

Đối với mỗi công việc, bạn có thể để các nhân viên khác là Người theo dõi. Người theo dõi sẽ nhận được thông báo về bất kỳ thay đổi nào diễn ra. Mục đích của việc này là hướng tới sự đóng góp ý kiến từ những nhân viên khác. Nó sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn cần đến lời khuyên của nhân viên ở các phòng ban khác. Bạn cũng có thể mời khách hàng tham gia vào công việc. Họ sẽ được thông báo bằng email về đoạn hội thoại và họ có thể tham gia trao đổi bằng cách trả lời thư. Người theo dõi sẽ xem được toàn bộ công việc nhờ mô tả và tính năng chat.

Dự án: theo dõi dự án để theo dõi quá trình

Bạn có thể theo dõi Dự án. Trong trường hợp này, bạn sẽ được thông báo về bất kỳ sự thay đổi nào trong dự án: công việc chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác…Bạn sẽ nhận được toàn bộ thông tin trong hộp thoại. Tính năng này hỗ trợ hiệu quả cho Quản lý Dự án có góc nhìn tổng quát trong suốt quá trình.

Công việc: theo dõi công việc cụ thể

Theo dõi công việc cũng tương tự như theo dõi dự án, chỉ là bạn sẽ tập trung vào một phần công việc cụ thể trong dự án đó. Những thông báo hay thay đổi về công việc sẽ hiển thị trong hộp thoại của bạn.

Lựa chọn tác vụ để theo dõi

Bạn có thể lựa chọn những gì bạn muốn theo dõi bằng cách nhấn vào mũi tên chỉ xuống trong nút Theo dõi.

Mặc định, hệ thống đặt theo dõi các cuộc trao đổi. Bạn còn có thể theo dõi các Thông báo, Công việc được tạo ra, khóa hoặc sẵn sàng để thực hiện và Giai đoạn thay đổi.

Quản trị thời gian: tài khoản quản trị

Ứng dụng Bảng chấm công của Kiu ERP được tích hợp với mô-đun Dự án và có thể giúp bạn quản lý thời gian một cách dễ dàng.

Sau khi Bảng chấm công đã được cài đặt, tùy chọn bảng chấm công sẽ tự động hiển thị trong dự án và hạng mục công việc.

Để tránh nhầm lẫn, Kiu ERP sử dụng tài khoản quản trị. Tài khoản quản trị là tên cụ thể được dùng để tham chiếu với một dự án hoặc hợp đồng. Khi một dự án được tạo ra, một tài khoản quản trị cũng tự động được tạo theo tên của dự án đó.

Ghi nhận bảng chấm công theo dự án:

Nhấn chọn Cài đặt trong dự án.

(a)

Sau đó nhấn vào nút Bảng chấm công ở bảng chọn màu xám phía trên.

(a)

Bạn nhận được Bảng chấm công của Kiu ERP. Nhấn vào Tạo và một dòng có ngày, giờ hiện tại sẽ hiện ra. Tên dự án sẽ được chọn tự động theo Tài khoản quản trị. Bạn có thể chọn thêm công việc cụ thể hoặc bỏ trống.

Bây giờ, nếu bạn mở Bảng chấm công của Kiu ERP, thông tin sẽ được ghi nhận vào trong các bảng chấm công của bạn.

Ghi nhận bảng chấm công theo hạng mục công việc:

Trong một hạng mục công việc, tùy chọn bảng chấm công luôn hiển thị sẵn.

Nhấn vào nút Chỉnh sửa. Mở thanh Bảng chấm công và nhấn chọn Điền thông tin.

Một dòng mới sẽ hiện ra với tên dự án theo Tài khoản quản trị.

Như vậy, bạn sẽ lại thấy chi tiết bảng chấm công trong ứng dụng Bảng chấm công của Kiu ERP.

(a)

Khi dự án kết thúc, bạn có thể biết được thời gian thực tế bạn dành cho dự án bằng cách tìm kiếm dựa trên tên Tài khoản quản trị của dự án.

Quản lý chứng từ, tài liệu trong các hạng mục công việc

Bạn hoàn toàn có thể quản lý chứng từ, tài liệu liên quan đến công việc. Một hình ảnh đôi khi giá trị hơn ngàn lời nói! Bạn có hai cách để thêm chứng từ, tài liệu vào hạng mục công việc.

1. Nhấn chuột vào thanh Tài liệu đính kèm ở phía trên màn hình.

(a)

2. Sử dụng tính năng Chat. Bạn có thể viết/gửi tin nhắn và đính kèm file. Trong trường hợp có ai đó gửi cho bạn email có file đính kèm, file đó sẽ tự động được lưu vào hạng mục công việc.

(a)

Mẹo

Nếu bạn có một hình ảnh có

thể giúp bạn nhận ra hạng mục công việc, hãy đặt nó làm Ảnh Bìa. Nó sẽ hiển thị

trực tiếp trên định dạng Kanban.

(a)

Phối hợp công việc

Các hạng mục công việc trong Dự án của Kiu ERP giúp bạn phối hợp làm việc với đồng nghiệp. Việc đó giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng.

Tạo hạng mục công việc từ email

Bạn có thể cấu hình địa chỉ email liên kết với dự án. Khi có email gửi tới địa chỉ đó, nó sẽ tự động tạo ra hạng mục công việc trong bước đầu tiên của dự án, với tất cả người nhận (To/Cc/Bcc) là người theo dõi.

Với Kiu ERP Online, cổng nhận mail được cấu hình sẵn nên mọi dự án đều có địa chỉ email tự động.

Email luôn được đặt tên theo tên dự án (với "-" thay vì dấu cách), bạn sẽ thấy email đó bên dưới tên dự án ở Bảng điều khiển Dự án.

(a)

Bạn có thể thay đổi địa chỉ email được tạo theo tên dự án.

Quản lý dự án có thể thay đổi địa chỉ email.

Để làm vậy, vào Cài đặt Dự án và nhấn chọn thanh Email.

Bạn có thể trực tiếp chỉnh sửa địa chỉ email dự án tại đây.

(a)

Tính năng Chat, Trạng thái và Theo dõi công việc

Tính năng Chat là một công cụ hữu hiệu để trao đổi thông tin và hiển thị lịch sử công việc.

Trong tính năng Chat, bạn có thể biết được khi nào công việc được tạo ra, khi nào công việc được chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác… Bất kỳ thay đổi nào đối với công việc đều hiển thị tự động tại tính năng Chat. Tính năng này cũng bao gồm cả những tương tác giữa bạn và khách hàng hoặc đồng nghiệp. Điều đó giúp cho người điều hành công việc theo dõi các tương tác đã diễn ra một cách dễ dàng.

Bạn có thể tương tác với người theo dõi là đồng nghiệp hoặc khách hàng bằng cách nhập tin nhắn hoặc thông tin quan trọng. Nếu bạn muốn gửi email cho tất cả những người theo dõi một công việc cụ thể, hãy chọn thêm tin nhắn để thông báo với họ. Đối với cả hai phương thức này, ngày và giờ đều được lưu lại.

(a)

Mô tả công việc

Kiu ERP cho phép bạn thay thế trường mô tả công việc bằng tính năng soạn thảo cộng tác Etherpad  (http://etherpad.org). Nhờ đó, bạn có thể phối hợp làm việc với các thành viên khác trong cùng một nội dung. Mỗi thành viên đều có màu sắc riêng và bạn hoàn toàn có thể mở lại toàn bộ nội dung được tạo.

Để kích hoạt tính năng này, vào Dự án > Cài đặt > Mô tả công việc, tích chọn "Collaborative rich text on task

description".

Mẹo

Nếu bạn chỉ cần mô tả công

việc mà không cần cả trang giấy về hạng mục công việc đó, bạn có thể nhấn vào biểu tượng ở phía trên bên phải để phóng mô tả công việc ra toàn bộ màn hình. Nhấn vào biểu tượng </> để lấy URL của mô tả công việc: hãy sử dụng thao tác này khi bạn muốn gửi mô tả công việc cho một thành viên mà bạn không cần đặt họ là người

theo dõi.

Trạng thái công việc

Đặt trạng thái công việc

Trạng thái công việc là dấu hiệu dễ nhất để nhận biết một công việc đã sẵn sàng chuyển sang giai đoạn tiếp theo hay đã bị khóa.

Bạn có thể thay đổi trạng thái công việc từ định dạng Kanban hoặc thực hiện trực tiếp trên công việc đó. Bạn chỉ cần nhấn vào dấu chấm tròn biểu thị trạng thái và lựa chọn theo ý muốn.

(a)

Điều chỉnh trạng thái

Bạn có thể điều chỉnh biểu thị trạng thái cho từng giai đoạn của dự án. Từ định dạng Kanban, nhấn vào biểu tượng bánh răng và nhấn chọn Chỉnh sửa:

(a)

Sau đó, hãy viết mô tả trạng thái bên cạnh dấu chấm tròn màu.

(a)

Sau khi bạn nhấn Save, những mô tả trạng thái mới sẽ hiển thị thay cho mô tả chung trước đó.

(a)

Nhãn đánh dấu màu

Trong mỗi công việc, bạn có thể gán nhãn đánh dấu. Nhãn đánh dấu giúp bạn phân loại công việc dễ dàng hơn. Đặc biệt, bạn sẽ tìm kiếm công việc nhanh hơn nhờ tính năng lọc.

Nếu bạn hay sử dụng một loại nhãn đánh dấu cụ thể, bạn có thể kết hợp với màu của nhãn đó. Mỗi loại nhãn đều có màu riêng và màu của nhãn đánh dấu sẽ hiển thị trên định dạng Kanban.

(a)

Để màu của nhãn đánh dấu hiển thị trên định dạng Kanban, hãy thiết lập màu tại nhãn đánh dấu công việc.

(a)