How to create tasks from sales orders?

In this section, we will see the integration between Kiu ERP's Project management and Sales modules and more precisely how to generate tasks from sales order lines.

In project management, a task is an activity that needs to be accomplished within a defined period of time. For a company selling services, the task typically represents the service that has been sold to the customer and that needs to be delivered. This is why it is useful to be able to generate a task from a sale order in order to streamline the process between the Sales and Services departments.

As an example, you may sell a pack of 50 Hours of support at $25,000. The price is fixed and charged initially. But you want to keep track of the support service you did for the customer. On the sale order, the service will trigger the creation of a task from which the consultant will record timesheets and, if needed, reinvoice the client according to the overtime spent on the project.

Configuration

Install the required applications

Để tạo ra hạng mục công việc từ đơn hàng, bạn cần cài đặt ứng dụng Quản lý bán hàng và ứng dụng Dự án. Bạn chỉ cần vào mô-đun ứng dụng và nhấn Cài đặt.

(a)

Ngoài ra, nếu bạn muốn xuất hóa đơn cho khách hàng dựa trên lượng thời gian làm việc thực tế, thì bạn cần cài đặt thêm mô-đun Bảng chấm công. Bạn chỉ cần vào mô-đun ứng dụng và nhấn Cài đặt.

(a)

Tạo và thiết lập sản phẩm

Bạn cần cấu hình dịch vụ của bạn trên biểu mẫu sản phẩm để tạo hạng mục công việc mỗi khi cung cấp dịch vụ. Từ mô-đun Bán hàng, vào Bán hàng > Sản phẩm và tạo sản phẩm mới với các thông tin sau:

• Tên: Dịch vụ kỹ thuật
• Loại sản phẩm: Dịch vụ
• Đơn vị tính: Giờ (vào Cấu hình > Cài đặt và tích chọn Sản phẩm có thể được mua/bán theo các đơn vị tính khác nhau (nâng cao) trong mục Đơn vị tính.
• Chính sách xuất hóa đơn: Bạn có thể thiết lập chính sách xuất hóa đơn theo số lượng hàng đặt hoặc số lượng hàng giao. Bạn có thể dễ dàng theo dõi số giờ giao hàng cho khách và/hoặc số giờ xuất hóa đơn cho khách.
• Cách tính: Tạo hạng mục công việc và tính số giờ, vì sản phẩm của bạn đang là dịch vụ xuất hóa đơn theo giờ nên bạn cũng phải thiết lập đơn vị tính của sản phẩm thành giờ.

(a)

Lưu ý

Liên kết công việc với một

dự án hiện tại hoặc tạo một dự án mới nếu sản phẩm liên quan trực tiếp với một

dự án. Nếu không, hãy để trống, Kiu ERP sẽ tạo dự án cho mỗi đơn hàng.

Tạo đơn hàng

Sau khi thiết lập sản phẩm, bạn có thể tạo báo giá hoặc tạo đơn hàng với các sản phẩm bạn chọn.

Sau khi báo giá được xác nhận và chuyển thành đơn hàng thì hạng mục công việc sẽ được tạo ra.

(a)

Mở hạng mục công việc từ đơn hàng

Trên mô-đun Dự án, hạng mục công việc mới sẽ hiện ra:

• Trên dự án liên quan nếu bạn chỉ định dự án trong biểu mẫu sản phẩm
• Trên một dự án mới có tên là tiêu đề của đơn hàng liên quan (bạn có thể thay đổi tên của dự án bằng cách nhấn vào Thêm > Cài đặt).

(a)

Bạn có thể ghi chép bảng chấm công và xuất hóa đơn cho khách hàng dựa trên chính

sách xuất hóa đơn bạn chọn.

Lưu ý

Trong Kiu ERP, chứng từ

chính sẽ là đơn hàng, nghĩa là chứng từ gốc của một hạng mục công việc là đơn

hàng liên quan.

Xem

thêm

• Thiết lập và cấu hình dự án
• Tái xuất hóa đơn chi phí cho khách hàng
• Xuất hóa đơn hợp đồng hỗ trợ