How to create tasks from sales orders?

In this section, we will see the integration between Kiu ERP's Project management and Sales modules and more precisely how to generate tasks from sales order lines.

In project management, a task is an activity that needs to be accomplished within a defined period of time. For a company selling services, the task typically represents the service that has been sold to the customer and that needs to be delivered. This is why it is useful to be able to generate a task from a sale order in order to streamline the process between the Sales and Services departments.

As an example, you may sell a pack of 50 Hours of support at $25,000. The price is fixed and charged initially. But you want to keep track of the support service you did for the customer. On the sale order, the service will trigger the creation of a task from which the consultant will record timesheets and, if needed, reinvoice the client according to the overtime spent on the project.

Configuration

Install the required applications

In order to be able to generate a task from a sale order you will need to install the Sales Management and Project application. Simply go into the application module and install the following:

(a)

Moreover if you wish to be able to invoice your customers based on time spent on the task, it is also necessary to install the Timesheets module. Simply go into the application module and install the following:

(a)

Create and set up a product

You need to configure your service on the product form itself in order to generate a task every time it will be sold. From the Sales module, use the menu Sales ‣ Products and create a new product with the`following setup:

• Name: Technical Support

• Product Type: Service

• Unit of Measure: Hours (go to Configuration ‣ Settings and, under Unit of measures, check the Some products may be sold/purchased in different unit of measures (advanced) radio button)

• Invoicing policy: You can set up your invoice policy either on ordered quantity or on delivered quantity. You can easily follow the amount of hours that were delivered and/or invoiced to your client.

• Track Service: Create a task and track hours, as your product is a service invoiceable by hours you have to set the units of measures of the product to hours as well.

Tạo đơn hàng

Sau khi thiết lập sản phẩm, bạn có thể tạo báo giá hoặc tạo đơn hàng với các sản phẩm bạn chọn.

Sau khi báo giá được xác nhận và chuyển thành đơn hàng thì hạng mục công việc sẽ được tạo ra.

(a)

Mở hạng mục công việc từ đơn hàng

Trên mô-đun Dự án, hạng mục công việc mới sẽ hiện ra:

• Trên dự án liên quan nếu bạn chỉ định dự án trong biểu mẫu sản phẩm
• Trên một dự án mới có tên là tiêu đề của đơn hàng liên quan (bạn có thể thay đổi tên của dự án bằng cách nhấn vào Thêm > Cài đặt).

(a)

Bạn có thể ghi chép bảng chấm công và xuất hóa đơn cho khách hàng dựa trên chính

sách xuất hóa đơn bạn chọn.

Lưu ý

Trong Kiu ERP, chứng từ

chính sẽ là đơn hàng, nghĩa là chứng từ gốc của một hạng mục công việc là đơn

hàng liên quan.

Xem

thêm

• Thiết lập và cấu hình dự án
• Tái xuất hóa đơn chi phí cho khách hàng
• Xuất hóa đơn hợp đồng hỗ trợ