SET UP AND ORGANIZE YOUR SALES PIPELINE

A well structured sales pipeline is crucial in order to keep control of your sales process and to have a 360-degrees view of your leads, opportunities and customers.

The sales pipeline is a visual representation of your sales process, from the first contact to the final sale. It refers to the process by which you generate, qualify and close leads through your sales cycle. In Kiu ERP CRM, leads are brought in at the left end of the sales pipeline in the Kanban view and then moved along to the right from one stage to another.

Mỗi giai đoạn dựa trên một bước cụ thể trong chu kỳ kinh doanh và phụ thuộc vào việc khách hàng tiềm năng đã thực sự muốn mua hàng hay chưa. Số lượng giai đoạn trong bộ lọc khách hàng thay đổi theo từng công ty. Một bộ lọc khách hàng có thể bao gồm các giai đoạn sau: Phân khúc cơ hội bán hàng theo khu vực, Thẩm định, Đề xuất, Định giá, Đàm phán, Thành công, Thất bại.

(a)

Dĩ nhiên, mỗi tổ chức xác định bộ lọc khách hàng theo cách riêng của họ, vì thế các giai đoạn có thể được điều chỉnh nhiều hay ít hơn.

Tạo lập và tổ chức các giai đoạn

Bổ sung/ sắp xếp lại các giai đoạn

Từ mô-đun Bán hàng, vào Bảng điều khiển và ấn vào nút QUY TRÌNH (PIPELINE) của đội ngũ bán hàng bạn muốn. Nếu bạn chưa có đội ngũ bán hàng, bạn cần tạo đội ngũ bán hàng trước đó.

(a)

Từ định dạng Kanban của quy trình bán hàng , bạn có thể bổ sung giai đoạn bằng cách ấn vào Thêm cột mới (Add new column). Khi cột mới được tạo ra, KIU ERP sẽ tự động yêu cầu bạn thêm một cột khác để hoàn thành quy trình. Nếu bạn muốn sắp xếp lại thứ tự các giai đoạn, bạn có thể dễ dàng kéo và thả các cột bạn muốn di chuyển tới vị trí thích hợp.

(a)

Mẹo

Bạn có thể bổ sung số lượng giai đoạn tùy thích, nhưng

chúng tôi khuyên bạn không nên bổ sung quá 6 giai đoạn để đảm bảo quy trình bán

hàng rõ ràng.

Kích hoạt giai đoạn tìm kiếm khách hàng

Một số công ty tiến hành đánh giá khách hàng tiềm năng trước khi chuyển họ thành cơ hội bán hàng. Để kích hoạt giai đoạn tìm kiếm khách hàng tiềm năng, vào Cấu hình (Configuration) ‣ Cài đặt (Settings) và tích vào lựa chọn như hình dưới đây. Hệ thống sẽ hiện ra bảng chọn phụ Khách hàng tiềm năng (Leads) trong mục Bán hàng (Sales), điều này sẽ cho phép bạn kết nối với toàn bộ khách hàng tiềm năng với định dạng liệt kê.

(a)

Thiết lập xác suất thành công của từng giai đoạn

Xác suất thành công của từng giai đoạn là gì?

Để có thể xác định được khả năng chốt đơn hàng từ mỗi cơ hội trong quy trình bán hàng, bạn cần tính phần trăm thành công của mỗi giai đoạn. Tỷ lệ phần trăm này sẽ tạo nên tỉ

lệ thành công của việc chốt đơn hàng.

Lưu ý

Thiết lập xác xuất thành công của từng giai đoạn là bước cần thiết nếu bạn muốn ước lượng doanh thu kì vọng trong chu kỳ bán hàng.

Ví dụ, nếu chu kỳ bán hàng của bạn bao gồm các giai

đoạn:

● Phân khúc cơ hội bán hàng theo khu vực: cơ hội bán hàng nhận được từ hệ thống khách hàng tiềm năng hoặc từ một chiến dịch gọi điện chào hàng. Chưa thể xác nhận mức độ quan tâm của khách hàng.

Tỉ lệ thành công: 5%

● Thẩm định: hiểu rõ nhu cầu khách hàng, xác định những khó khăn cần giải quyết, đồng thời cũng định rõ kinh phí và thời gian.

 Tỉ lệ thành công: 15%

● Đề xuất: hoàn thành quá trình liên hệ với khách hàng và thảo luận các đề xuất.

Tỉ lệ thành công: 25%

● Định giá: khách hàng tiềm năng nhận bảng báo giá

Tỉ lệ thành công: 50%

● Đàm phán: khách hàng tương lai tiến hành đàm phán giá cả

Tỉ lệ thành công: 75%

● Thành công: khách hàng tiềm năng chấp thuận bảng giá và đặt hàng, trở thành khách hàng thực sự.

Tỉ lệ thành công: 100%

● Thất bại : khách hàng tiềm năng không còn quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của bạn

Tỉ lệ thành công: 0%

Lưu ý

Trong quy

trình bán hàng của bạn, mỗi giai đoạn nên tương ứng với một mục tiêu và xác suất thành công rõ ràng. Mỗi khi bạn chuyển cơ hội bán hàng sang giai đoạn tiếp

theo, xác suất thành công sẽ được tự động áp dụng.

Bạn nên sử

dụng tỷ lệ có giá trị là 100 khi thành công

và 0 khi thất bại

Thiết lập xác suất thành công như thế nào?

Để điều chỉnh xác xuất thành công của một giai đoạn, nhấn chọn biểu tượng Cài đặt (Settings) ở bên phải giai đoạn bạn muốn rồi nhấn CHỈNH (EDIT)

(a)

Tích chọn hộp thoại Điều chỉnh xác suất tự động để KIU ERP thay đổi giai đoạn cho phù hợp với xác suất đã được xác định trong các giai đoạn. Ví dụ, nếu bạn đặt xác suất 0% (Thất bại) or 100% (Thành công), KIU ERP sẽ áp dụng các giai đoạn tương ứng

khi cơ hội bán hàng được đánh giá là Thất bại hay Thành công.

Lưu ý

Tại

phần yêu cầu bạn có thể nhập thêm các yêu cầu riêng cho giai đoạn bạn muốn. Một

công cụ gợi ý sẽ hiện lên khi bạn để chuột trên tên của một giai đoạn.