SET UP AND ORGANIZE YOUR SALES PIPELINE

A well structured sales pipeline is crucial in order to keep control of your sales process and to have a 360-degrees view of your leads, opportunities and customers.

The sales pipeline is a visual representation of your sales process, from the first contact to the final sale. It refers to the process by which you generate, qualify and close leads through your sales cycle. In Kiu ERP CRM, leads are brought in at the left end of the sales pipeline in the Kanban view and then moved along to the right from one stage to another.

Each stage refers to a specific step in the sale cycle and specifically the sale-readiness of your potential customer. The number of stages in the sales funnel varies from one company to another. An example of a sales funnel will contain the following stages: Territory, Qualified, Qualified Sponsor, Proposition, Negotiation, Won, Lost.

(a)

Of course, each organization defines the sales funnel depending on their processes and workflow, so more or fewer stages may exist.

Create and organize your stages

Add/ rearrange stages

From the sales module, go to your dashboard and click on the PIPELINE button of the desired sales team. If you don't have any sales team yet, you need to create one first.

(a)

From the Kanban view of your pipeline, you can add stages by clicking on Add new column. When a column is created, Kiu ERP will then automatically propose you to add another column in order to complete your process. If you want to rearrange the order of your stages, you can easily do so by dragging and dropping the column you want to move to the desired location.

Tip

You can add as many stages as you wish, even if we advise you not having more than 6 in order to keep a clear pipeline

Activate the lead stage

Some companies use a pre qualification step to manage their leads before to convert them into opportunities. To activate the lead stage, go to Configuration ‣ Settings and select the radio button as shown below. It will create a new submenu under Sales that gives you access to a listview of all your leads.

(a)

= Set up stage probabilities

What is a stage probability?

To better understand what are the chances of closing a deal for a given opportunity in your pipe, you have to set up a probability percentage for each of your stages. That percentage refers to the success rate of closing the deal.

Note

Setting up stage probabilities is essential if you want to estimate the expected revenues of your sales cycle

For example, if your sales cycle contains the stagesː

• Territory: Opportunity just received from Leads Management or created from a cold call campaign. Customer's Interest is not yet confirmed.

Success rate : 5%

• Qualified: prospect's business and workflow are understood, pains are identified and confirmed, budget and timing are known

Success rate : 15%

• Qualified sponsor: direct contact with decision maker has been done

Success rate : 25%

• Proposition: the prospect received a quotation

Success rate : 50%

• Proposition: the prospect received a quotation

Tỉ lệ thành công: 75%

● Thành công: khách hàng tiềm năng chấp thuận bảng giá và đặt hàng, trở thành khách hàng thực sự.

Tỉ lệ thành công: 100%

● Thất bại : khách hàng tiềm năng không còn quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của bạn

Tỉ lệ thành công: 0%

Lưu ý

Trong quy

trình bán hàng của bạn, mỗi giai đoạn nên tương ứng với một mục tiêu và xác suất thành công rõ ràng. Mỗi khi bạn chuyển cơ hội bán hàng sang giai đoạn tiếp

theo, xác suất thành công sẽ được tự động áp dụng.

Bạn nên sử

dụng tỷ lệ có giá trị là 100 khi thành công

và 0 khi thất bại

Thiết lập xác suất thành công như thế nào?

Để điều chỉnh xác xuất thành công của một giai đoạn, nhấn chọn biểu tượng Cài đặt (Settings) ở bên phải giai đoạn bạn muốn rồi nhấn CHỈNH (EDIT)

(a)

Tích chọn hộp thoại Điều chỉnh xác suất tự động để KIU ERP thay đổi giai đoạn cho phù hợp với xác suất đã được xác định trong các giai đoạn. Ví dụ, nếu bạn đặt xác suất 0% (Thất bại) or 100% (Thành công), KIU ERP sẽ áp dụng các giai đoạn tương ứng

khi cơ hội bán hàng được đánh giá là Thất bại hay Thành công.

Lưu ý

Tại

phần yêu cầu bạn có thể nhập thêm các yêu cầu riêng cho giai đoạn bạn muốn. Một

công cụ gợi ý sẽ hiện lên khi bạn để chuột trên tên của một giai đoạn.