Thuật ngữ kế toán

Nhật ký chung

Nhật ký chung là sổ dùng để ghi chép tất cả các giao dịch cùng loại: tất cả các báo cáo của một tài khoản ngân hàng, tất cả các hóa đơn khách hàng, tất cả các hóa đơn nhà cung cấp. Sổ này được sử dụng để ghi chép phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế tài chính cùng loại.

Điều khoản thanh toán

Điều khoản thanh toán mô tả hóa đơn của khách hàng (hoặc hóa đơn nhà cung cấp) được thanh toán theo thời gian như thế nào và khi nào. Ví dụ: 30% thanh toán ngay, số còn lại thanh toán trong vòng hai tháng.

Bảng đối chiếu ngân hàng

Bản đối chiếu ngân hàng là kết quả của quá trình đối chiếu giữa các giao dịch trên sao kê ngân hàng và các bút toán trong sổ nhật ký chung. Đó là quá trình xác nhận để đảm bảo tính thống nhất giữa báo cáo từ ngân hàng và dữ liệu trên hệ thống Kiu ERP.

Bảng đối chiếu số dư

Đối chiếu số dư phát sinh của các khoản mục trên sổ nhật ký chung là quá trình đối chiếu giữa các bút toán trên sổ nhật ký chung như một hóa đơn và thanh toán. Điều này cho phép bạn đánh dấu các hoá đơn đã được thanh toán. Nó cũng rất hữu ích khi so sánh giá trị của các khoản ‘hàng mua đã nhận nhưng chưa nhận được hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp’ và ‘hàng bán đã giao nhưng chưa gửi hoá đơn cho khách hàng’.

Phiếu nộp tiền (Deposit tickets)

Các loại phiếu nộp tiền (Deposit tickets) gộp các lệnh thanh toán (thường là séc) được ghi nhận tại ngân hàng cùng một lúc. Điều này cho phép đối chiếu số dư dễ dàng với sao kê ngân hàng.

Bút toán (journal entry)

Bút toán là giao dịch kế toán, thường liên quan đến một chứng từ tài chính kế toán như: hóa đơn, thanh toán, biên lai, vv … Một bút toán luôn bao gồm ít nhất hai tài khoản, được mô tả ở đây như là các phát sinh ghi có hoặc ghi nợ các tài khoản cụ thể. Trong một bút toán tổng các phát sinh có phải bằng với tổng các phát sinh nợ.

Định khoản (journal items)

Là một hạng mục của một bút toán, ghi nợ hoặc ghi có một tài khoản cụ thể.

Tài khoản phân tích

Đôi khi được gọi là tài khoản chi phí, là những tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản kế toán và cho phép bạn theo dõi chi phí và doanh thu. Tài khoản phân tích thường được nhóm lại theo các dự án, các phòng ban, vv phục vụ cho việc phân tích chi phí của công ty. Mỗi giao dịch phát sinh được lưu vào trong hệ thống tài khoản kế toán thông thường đều có thể được lưu vào một tài khoản phân tích cho mục đích báo cáo hoặc phân tích.

Bút toán phân tích

Là các bút toán về chi phí hoặc doanh thu liên quan đến các tài khoản phân tích.

Biên lai bán hàng

Là biên lai hoặc phiếu bán hàng do cửa hàng hay nhà cung cấp xuất trong đó mô tả chi tiết về việc mua hàng (số tiền, ngày, đơn vị vv… ). Biên lai thường được sử dụng thay thế hoá đơn nếu việc bán hàng được thanh toán bằng tiền mặt.

Tài sản cố định

Là tài sản thuộc quyền sở hữu của công ty, có thời hạn sử dụng lớn hơn một năm. Chức năng quản lý tài sản của Kiu ERP được sử dụng để quản lý khấu hao/giá trị khấu hao của tài sản theo thời gian. Ví dụ điển hình của sản cố định là phương tiện vận chuyển, bất động sản.

Người mua trả tiền trước

Được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng của dịch vụ được cung cấp theo một thời gian dài. Nếu bạn bán một hợp đồng bảo trì 3 năm, bạn có thể sử dụng cơ chế người mua trả tiền trước để ghi nhận 1/36 doanh thu mỗi tháng cho đến khi hợp đồng hết hạn, hơn là ghi nhận toàn bộ doanh thu ở thời điểm ký ban đầu hoặc kết thúc.

Cơ chế tài chính riêng biệt

Xác định các loại thuế cần được áp dụng cho một khách hàng/nhà cung cấp hoặc hoá đơn cụ thể. Ví dụ: Nếu một số khách hàng được hưởng lợi từ các loại thuế cụ thể (chính phủ, các công ty xây dựng, các công ty EU phải chịu thế GTGT, ...), bạn có thể gán cơ chế tài chính riêng biệt cho họ và thuế đúng sẽ được lựa chọn theo các sản phẩm mà họ mua.