OVERVIEW OF THE INVOICING PROCESS

Depending on your business and the application you use, there are different ways to automate the customer invoice creation in KIU ERP. Usually, draft invoices are created by the system (with information coming from other documents like sales order or contracts) and accountant just have to validate draft invoices and send the invoices in batch (by regular mail or email).

Depending on your business, you may opt for one of the following way to create draft invoices:

Sales

Sales Order ‣ Invoice In most companies, salespeople create quotations that become sales order once they are validated. Then, draft invoices are created based on the sales order. You have different options like:

• Invoice manually: use a button on the sale order to trigger the draft invoice
• Invoice before delivery: invoice the full order before triggering the delivery order
• Invoice based on delivery order: see next section

Invoice before delivery is usually used by the eCommerce application when the customer pays at the order and we deliver afterwards. (pre-paid)

For most other use cases, it's recommended to invoice manually. It allows the salesperson to trigger the invoice on demand with options: invoice the whole order, invoice a percentage (advance), invoice some lines, invoice a fixed advance.

This process is good for both services and physical products.

Sales Order ‣ Delivery Order ‣ Invoice

Retailers and eCommerce usually invoice based on delivery orders, instead of sales order. This approach is suitable for businesses where the quantities you deliver may differs from the ordered quantities: foods (invoice based on actual Kg).

This way, if you deliver a partial order, you only invoice for what you really delivered. If you do back orders (deliver partially and the rest later), the customer will receive two invoices, one for each delivery order.

eCommerce Order ‣ Invoice

An eCommerce order will also trigger the creation of the order when it is fully paid. If you allow paying orders by check or wire transfer, KIU ERP only creates an order and the invoice will be triggered once the payment is received.

Contracts

Regular Contracts ‣ Invoices

If you use contracts, you can trigger invoice based on time and material spent, expenses or fixed lines of services/products. Every month, the salesperson will trigger invoice based on activities on the contract.

Activities can be:

• fixed products/services, coming from a sale order linked to this contract
• materials purchased (that you will re-invoiced)
• time and material based on timesheets or purchases (subcontracting)
• expenses like travel and accommodation that you re-invoice to the customer

You can invoice at the end of the contract or trigger intermediate invoices. This approach is used by services companies that invoice mostly based on time and material. For services companies that invoice on fix price, they use a regular sales order.

Hợp đồng định kỳ ‣ Hóa đơn

Kiu ERP hỗ trợ đăng ký tự động tạo hoá đơn theo định kỳ. Tần suất tạo hóa đơn và các dịch vụ/sản phẩm được xác định trên hợp đồng.

Khác

Tạo hóa đơn thủ công

Người dùng cũng có thể tạo hoá đơn thủ công mà không cần sử dụng các hợp đồng hoặc đơn hàng. Đó là một cách tiếp cận được khuyến khích nếu bạn không cần quản lý quá trình bán hàng (báo giá), hay việc phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ.

Thậm chí nếu bạn tạo hóa đơn từ một đơn đặt hàng, bạn có thể cần phải tạo hoá đơn một cách thủ công trong một số trường hợp đặc biệt:

• Nếu bạn cần tạo một giao dịch hoàn tiền
• Nếu bạn cần hạch toán giảm giá
• Nếu bạn cần thay đổi hóa đơn được tạo từ một đơn đặt hàng
• Nếu bạn cần lập hóa đơn đối với hàng hoá dịch vụ không liên quan đến việc kinh doanh chính của bạn

Mô-đun đặc biệt

Một số mô-đun đặc biệt cũng có thể tạo hóa đơn dự thảo:

• Hội viên: lập hóa đơn hội viên của bạn mỗi năm
• Sửa chữa: lập hóa đơn dịch vụ sau bán hàng