Tổng quan về quá trình lập hóa đơn

Tùy thuộc vào doanh nghiệp và ứng dụng mà bạn sử dụng, có nhiều cách khác nhau để tự động tạo hóa đơn khách hàng trong Kiu ERP. Thông thường, các hoá đơn bản nháp được tạo bởi hệ thống (với các thông tin từ các tài liệu khác như đơn đặt hàng hoặc hợp đồng) và kế toán viên chỉ phải xác nhận các hoá đơn bản nháp và gửi hoá đơn hàng loạt (bằng thư thông thường hoặc email).

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây để tạo hóa đơn bản nháp:

Bán hàng

Đơn bán hàng ‣ Hóa đơn

Nhân viên bán hàng tạo bảng báo giá và các báo giá này sẽ trở thành đơn bán hàng sau khi được xác nhận. Sau đó, các hoá đơn bản nháp được tạo ra dựa trên các đơn bán hàng. Bạn có các tùy chọn khác nhau như:

• Lập hóa đơn thủ công: sử dụng nút trên đơn bán hàng để tạo các hóa đơn bản nháp
• Lập hóa đơn trước khi giao hàng: lập hóa đơn đầy đủ trình tự trước khi tạo các đơn giao hàng
• Lập hóa đơn dựa trên đơn giao hàng: xem mục tiếp theo

Lập hóa đơn trước khi giao hàng thường được sử dụng trong giao dịch Thương mại điện tử khi khách hàng trả tiền hóa đơn và người bán giao hàng sau đó. (Trả trước)

Đối với hầu hết các trường hợp sử dụng khác, người ta đề nghị lập hóa đơn bằng cách thủ công. Nó cho phép các nhân viên bán hàng tạo hóa đơn theo yêu cầu với các tùy chọn: lập hóa đơn theo tổng số trên đơn hàng, hóa đơn tỷ lệ phần trăm (phần ứng trước), lập hóa đơn một số dòng, lập hóa đơn theo số tạm ứng.

Quy trình này phù hợp với sản phẩm là cả sản phẩm hữu hình và dịch vụ.

Đơn bán hàng ‣ Đơn giao hàng ‣ Hóa đơn

Các nhà bán lẻ và thương mại điện tử thường lập hóa đơn dựa trên đơn giao hàng, thay vì đơn bán hàng. Cách tiếp cận này phù hợp với các doanh nghiệp mà số lượng bạn giao có thể khác số lượng đặt hàng: thực phẩm (hóa đơn dựa trên Kg thực tế)

Bằng cách này, nếu bạn giao một đơn từng phần, bạn chỉ có thể lập hóa đơn cho những gì bạn thực sự đã giao. Nếu bạn gửi lại đơn đặt hàng (giao hàng một phần và phần còn lại sau đó), khách hàng sẽ nhận được hai hóa đơn, một cho mỗi đơn giao hàng.

Đơn hàng Thương mại điện tử ‣ Hóa đơn

Một đơn hàng thương mại điện tử cũng sẽ kích hoạt việc tạo ra hoá đơn sau khi đơn hàng đó được thanh toán đầy đủ. Nếu bạn cho phép thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản, Kiu ERP chỉ tạo ra một đơn đặt hàng và các hóa đơn sẽ được tạo ra sau khi hoàn thành việc thanh toán.

Hợp đồng thông thường ‣ Hóa đơn

Nếu bạn sử dụng các hợp đồng, bạn có thể tạo hóa đơn dựa trên thời gian và vật liệu sử dụng, chi phí hoặc dịch vụ/sản phẩm cung cấp. Hàng tháng, các nhân viên bán hàng sẽ tạo hóa đơn dựa trên các dịch vụ/sản phẩm cung cấp phát sinh theo hợp đồng.

Sản phẩm/dịch vụ đó có thể là:

• Sản phẩm/dịch vụ từ một đơn bán liên kết đến hợp đồng này
• Vật liệu đã mua (mà bạn sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán)
• Thời gian và vật liệu dựa trên bảng chấm công hoặc mua hàng (thầu phụ)
• Các chi phí như đi lại, nhà ở mà bạn yêu cầu khách hàng thanh toán.

Bạn có thể lập hóa đơn vào cuối hợp đồng hoặc lập hóa đơn ở khoảng giữa thời gian của hợp đồng. Cách này được sử dụng bởi các công ty dịch vụ mà việc tính toán giá trị hóa đơn dựa trên thời gian và vật liệu. Đối với các công ty dịch vụ có giá cố định, bạn có thể sử dụng đơn bán hàng

Hợp đồng định kỳ ‣ Hóa đơn

Kiu ERP hỗ trợ đăng ký tự động tạo hoá đơn theo định kỳ. Tần suất tạo hóa đơn và các dịch vụ/sản phẩm được xác định trên hợp đồng.

Khác

Tạo hóa đơn thủ công

Người dùng cũng có thể tạo hoá đơn thủ công mà không cần sử dụng các hợp đồng hoặc đơn hàng. Đó là một cách tiếp cận được khuyến khích nếu bạn không cần quản lý quá trình bán hàng (bảng báo giá), hay việc phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ.

Thậm chí nếu bạn tạo hóa đơn từ một đơn đặt hàng, bạn có thể cần phải tạo hoá đơn một cách thủ công trong một số trường hợp đặc biệt:

• Nếu bạn cần tạo một giao dịch hoàn tiền
• Nếu bạn cần hạch toán giảm giá
• Nếu bạn cần thay đổi hóa đơn được tạo từ một đơn đặt hàng
• Nếu bạn cần lập hóa đơn đối với hàng hoá dịch vụ không liên quan đến việc kinh doanh chính của bạn

Mô-đun đặc biệt

Một số mô-đun đặc biệt cũng có thể tạo hóa đơn nháp:

• Hội viên: lập hóa đơn hội viên của bạn mỗi năm
• Sửa chữa: lập hóa đơn dịch vụ sau bán hàng