WHAT ARE THE DIFFERENT WAYS TO RECORD A PAYMENT?

In KIU ERP, a payment can either be linked directly to an invoice or be a stand alone record for use on a later date:

• If a payment is linked to an invoice, it reduces the amount due of the invoice. You can have multiple payments linked to the same invoice.
• If a payment is not linked to an invoice, the customer has an outstanding credit with your company, or your company as an outstanding balance with a vendor. You can use this outstanding credit/debit to pay future invoices or bills.

Paying an invoice

If you register a payment on a customer invoice or a vendor bill, the payment is automatically reconciled with the invoice reducing the amount due.

(a)

The green icon near the payment line will display more information about the payment. From there you can choose to open the journal entry or reconcile the payment.

Note

If you unreconcile a payment, it is still registered in your books but not linked to the specific invoice any longer. If you unreconcile a payment in a different currency, KIU ERP will create a journal entry to reverse the Currency Exchange Loss/Gain posted at the time of reconciliation.

Payments not tied to an invoice

Registering a payment

In the Accounting application, you can create a new payment from the Sales menu (register a customer payment) or the Purchases menu (pay a vendor). If you use these menus, the payment is not linked to an invoice, but can easily be reconciled on an invoice later on.

(a)

When registering a new payment, you must select a customer or vendor, the payment method, and the amount of the payment. The currency of the transaction is defined by the payment method. If the payment refers to a document (sale order, purchase order or invoice), set the reference of this document in the memo field.

Once confirmed, a journal entry will be posted reflecting the transaction just made in the accounting application.

Reconciling invoice payments

The easiest way of reconciling a payment with an invoice is to do so on the invoice directly.

When validating a new invoice, KIU ERP will warn you that an outstanding payment for this customer or vendor is available. In this case, you can reconcile this payment to the invoice near the totals at the bottom, under "Outstanding Payments".

(a)

(a)

Reconciling all your outstanding payments and invoices

If you want to reconcile all outstanding payments and invoices at once (instead of doing so one by one), you can use the batch reconciliation feature within KIU ERP.

Tính năng đối soát hàng loạt có sẵn ở bảng điều khiển trên thẻ Hoá đơn khách hàng và thẻ Hóa đơn nhà cung cấp lần lượt  cho Khoản phải thu và Khoản phải trả.

(a)

Các công cụ đối soát thanh toán sẽ mở tất cả các khách hàng hoặc các nhà cung cấp chưa được đối soát và sẽ cho phép bạn xử lý hết tất cả các giao dịch, đối chiếu tất cả các khoản thanh toán và hóa đơn cùng lúc.

(a)

Trong quá trình đối soát, nếu tổng các phát sinh nợ và tổng phát sinh có không khớp, nó có nghĩa là vẫn có khoản dư cần được đối soát sau đó, hoặc cần phải được xử lý trực tiếp.

Chuyển tiền từ một tài khoản ngân hàng đến tài khoản khác

Cũng giống thực hiện ghi nhận thanh toán từ một khách hàng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp, bạn có thể chuyển tiền nội bộ giữa các tài khoản ngân hàng của bạn từ bảng điều khiểnhoặctừdanh sách trên đầu.

(a)

Thực hiện thao tác chuyển khoản sẽ đưa bạn đến màn hình tương tự như khi bạn thực hiện giao dịch nhận thanh toán và thanh toán.

(a)

Chú ý:

Khi thực hiện chuyển tiền nội bộ từ một tài khoản ngân hàng sang tài khoản khác, chọn ngân hàng mà bạn muốn chuyển từ trong bảng điều khiển, và trong màn hình đăng ký thanh toán, bạn chọn chuyển vào tài khoản. Không thực hiện quá trình này một lần nữa trong tài khoản ngân hàng khác nếu không sẽ có hai bút toán được hạch toán cho cùng một giao dịch chuyển tiền.