MANAGE YOUR FIXED ASSETS

The "Assets" module allows you to keep track of your fixed assets like machinery, land and building. The module allows you to generate monthly depreciation entries automatically, get depreciation board, sell or dispose assets and perform reports on your company assets.

As an example, you may buy a car for $36,000 (gross value) and you plan to amortize it over 36 months (3 years). Every months (periodicity), KIU ERP will create a depreciation entry automatically reducing your assets value by $1,000 and passing $1,000 as an expense. After 3 years, this assets accounts for $0 (salvage value) in your balance sheet.

The different types of assets are grouped into "Assets Types" that describe how to deprecate an asset. Here are two examples of assets types:

• Building: 10 years, yearly linear depreciation
• Car: 5 years, monthly linear depreciation

Install the Asset module

Start by installing the Asset module.

Once the module is installed, you should see two new menus in the accounting application:

• Adviser ‣ Assets
• Configuration ‣ Asset Types

Trước khi đăng ký tài sản, bạn phải xác định các loại tài sản.

Defining Asset Types

Asset type are used to configure all information about an assets: asset and deprecation accounts, amortization method, etc. That way, advisers can configure asset types and users can further record assets without having to provide any complex accounting information. They just need to provide an asset type on the supplier bill.

You should create asset types for every group of assets you frequently buy like "Cars: 5 years", "Computer Hardware: 3 years". For all other assets, you can create generic asset types. Name them according to the duration of the asset like "36 Months", "10 Years", ...

To define asset types, go to Configuration ‣ Asset Types

(a)

Create assets manually

To register an asset manually, go to the menu Adviser ‣ Assets.

(a)

Khi tài sản đã được nhập, bấm vào Xác nhận. Bạn cũng có thể nhấp chuột vào nút Tính khấu hao để kiểm tra bảng khấu hao trước khi xác nhận tài sản.

Chú ý

Nếu bạn nhập tài sản một cách thủ công, bạn sẽ vẫn cần tạo hóa đơn nhà cung cấp đối với tài sản này. Chứng từ tài sản sẽ chỉ lập ra bút toán khấu hao, không liên quan đến hóa đơn nhà cung cấp.

Giải thích các trường dưới đây:

Tình trạng

Khi một tài sản được nhập, trạng thái sẽ được để là ‘Bản nháp’

Sau khi tài sản được xác nhận, trạng thái sẽ được chuyển thành ‘Đang hoạt động’ và các bút toán khấu hao sẽ được lập trong mục kế toán.

Bạn có thể tự đóng một tài sản khi đã quá thời hạn khấu hao. Nếu bút toán khấu hao cuối cùng được lập, trạng thái cũng sẽ tự động chuyển sang “Đã đóng”.

Phân loại

Phân loại tài sản

Ngày

Ngày của tài sản

Tổng giá trị

Tổng giá trị của tài sản

Giá trị thanh lý tài sản ước tính

Là giá trị tài sản ước tính có thể thanh lý bán được sau khi đã trích hết khấu hao.

Phương thức tính toán

Chọn phương thức để tính toán số lượng khấu hao :

• Theo đường thẳng: Tính dựa trên cơ sở: Tổng giá trị/Thời hạn khấu hao

• Theo số dư giảm dần có điều chỉnh: Tính dựa trên cơ sở: Giá trị còn lại * Tỷ lệ khấu hao nhanh

Phương Pháp Thời Gian

Chọn phương thức để tính toán số ngày và số lần trích khấu hao.

• Số lần trích khấu hao: Cố định số lần trích khấu hao và khoảng thời gian giữa hai lần trích khấu hao.

• Ngày kết thúc: Chọn khoảng thời gian giữa 2 lần trích khấu hao và ngày mà sau đó sẽ không tiếp tục trích khấu hao.

Tính theo thời gian thực

Cho biết rằng bút toán khấu hao đầu tiên đối với tài sản phải được thực hiện từ ngày mua hàng thay vì 01 tháng 01/ngày bắt đầu năm tài chính

Số lần trích khấu hao

Số lần trích khấu hao cần để khấu hao tài sản của bạn

Số tháng trong một kỳ khấu hao

Khoảng thời gian giữa hai lần khấu hao, tính theo tháng

Tự động nhập tài sản từ hóa đơn nhà cung cấp

Tài sản có thể được nhập tự động từ hóa đơn nhà cung cấp. Tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập loại tài sản trên thông tin hóa đơn. Khi người sử dụng xác nhận hóa đơn, tài sản đó sẽ được tự động tạo ra, bằng cách sử dụng thông tin của hóa đơn nhà cung cấp. .

(a)

Tùy thuộc vào thông tin về loại tài sản, tài sản sẽ được nhập trên bản nháp hoặc trực tiếp được xác nhận. Sẽ dễ dàng hơn để xác nhận tài sản tmột cách trực tiếp, như vậy bạn sẽ không quên xác nhận tài sản này sau đó. (Đánh dấu tích vào trường Bỏ qua Bản nháp về Loại Tài sản). Tạo tài sản trong bản nháp chỉ khi bạn muốn quản lý kiểm soát tất cả các tài sản trước khi nhập chúng vào hệ thống.

Chú ý

Nếu bạn muốn đặt tài sản vào mục sản phẩm, loại tài sản đó sẽ được điền tự động vào hóa đơn nhà cung cấp.

Làm thế nào để trích khấu hao tài sản?

Kiu ERP sẽ lập bút toán khấu hao tự động vào đúng ngày với mỗi tài sản đã được xác nhận (Hệ thống không thực hiện trích đối với những tài sản ở trạng thái “bản nháp”). Bạn có thể kiểm soát tại bảng khấu hao: ký hiệu màu xanh lá cây có nghĩa là bút toán được tạo.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể thực hiện trích lập khấu hao trước ngày dự kiến bằng cách nhấp vào ký hiệu màu xanh để thực hiện bút toán khấu hao tài sản cố định.

(a)

Lưu ý

Trong Bảng khấu hao, nhấp vào ký hiệu màu đỏ để ghi nhận bút toán. Nhấp chuột vào nút Hạng mục ở trên đầu để xem những bút toán đã được ghi nhận.

Làm thế nào để chỉnh sửa một tài sản hiện có?

• Click vào Chỉnh sửa Khấu hao
• Thay đổi số khấu hao

Kiu ERP sẽ tự động tính lại một bảng khấu hao mới

Làm thế nào để hạch toán việc mua bán và thanh lý tài sản?

Nếu bạn muốn bán hoặc thanh lý tài sản, bạn cần khấu hao toàn bộ tài sản đó. Nhấp vào mục Bán hoặc Thanh lý. Tác vụ này sẽ định khoản chi phí của tài sản đó chứ không định khoản giao dịch bán. Việc bản tài sản này sẽ được hạch toán thông qua hóa đơn khách hàng.