RECORD EXCHANGE RATES AT PAYMENTS?

Overview

Any company doing international trade faces the case where the payments are in a different currency.

After receiving their payments, you have the option to convert the amount into your company currency. Multi currency payment implies rates fluctuations. The rate differences are automatically recorded by KIU ERP.

Configuration

Enable multi-currencies

In the accounting module, Go to Configuration ‣ Settings and flag Allow multi currencies, then click on Apply.

(a)

Configure the currency rates in Configuration ‣ Currencies. Write down the rate and make sure the currency is active.

(a)

In this document, the base currency is Euro and we will record payments in Dollars.

Tip You can automatically fetch the currency rates from the European Central Bank or from Yahoo.

Configure your journal

In order to register payments in other currencies, you have to (remove the currency constraint) on the journal. Go to the accounting application, Click on (More) on the journal and (Settings).

(a)

Check if the Currency field is empty or in the foreign currency in which you will register the payments. If a Currency is filled in, it means that you can register payments only in this currency.

(a)

Record a payment in a different currency

In the Accounting application, go to Sales ‣ Payments. Register the payment and indicate that it was done in the foreign currency. Then click on Confirm.

(a)

Các bút toán đã được hạch toán nhưng chưa được phân bổ.

Quay trở lại hóa đơn của bạn bằng Bán hàng ‣ Hóa đơn khách hàng và chọn Thêm để phân bổ các khoản thanh toán.

(a)

Ghi lại sao kê bằng một loại tiền tệ khác

Khi tạo hoặc nhập bản sao kê, loại tiền tệ sẽ là loại tiền tệ của công ty. Nhưng có hai trường bổ sung, số tiền thực tế đã được trả, và loại tiền tệ được trả.

(a)

Khi đối soát, Kiu ERP sẽ trực tiếp đối soát khoản thanh toán với hóa đơn của khoản thanh toán đó. Bạn sẽ nhận được giá hoá đơn bằng đồng tiền ghi trên hóa đơn và số tiền bằng đồng tiền của công ty bạn.

(a)

Kiểm tra chênh lệch tỷ giá hối đoái

Vào mục Quản lý (Adviser) ‣ Bút toán nhật ký (Journal Entries) và tìm kiếm các Bút toán chênh lệch tỷ giá (Exchange difference). Tất cả các chênh lệch về tỷ giá hối đoái đều được ghi lại trong đó.

(a)

Mẹo

Nhật ký chênh lệch tỷ giá hối đoái có thể được thay đổi trong cài đặt kế toán của bạn.