Từ thu mua đến giao hàng
Tổng quan
Hàng tồn kho là trung tâm của doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn kho thực sự rất phức tạp, nhưng với Kiu ERP, việc xuất biên lai hoặc phiếu xuất hàng chưa bao giờ dễ dàng hơn. Tài liệu này sẽ chỉ rõ cách thức hoàn thành một quá trình đầy đủ từ việc lập biên lai đến việc giao hàng một cách dễ dàng.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho Kiu ERP được tích hợp hoàn toàn với các ứng dụng khác như Mua hàng, Bán hàng. Hơn thế, ứng dụng cũng được tích hợp đầy đủ với các ứng dụng Thương mại điện tử, Sản xuất, Sửa chữa.
Làm thế nào để xử lý một biên lai?
Cài đặt ứng dụng mua hàng
Trước tiên, bạn sẽ cần phải cài đặt ứng dụng Quản lý mua hàng. Tới Ứng dụng và tiến hành cài đặt.
(a)
Tạo một đơn đặt hàng
Đến các ứng dụng Mua hàng (Purchases). Màn hình đầu tiên là Yêu cầu báo giá (Request for Quotation). Nhấn vào nút Tạo (Create).
Điền vào các thông tin Nhà cung cấp (Vendor) và nhấp vào Thêm sản phẩm (Add an Item) để thêm các sản phẩm cho yêu cầu báo giá.
(a)
Bấm vào Xác nhận đơn hàng (Confirm order) để xác nhận yêu cầu khi bạn chắc chắn về các sản phẩm, giá cả và số lượng.
Lấy lại biên lai
Bạn có thể lấy lại biên lai theo hai cách:
Từ Đơn đặt hàng
Phía trên bên phải của Đơn đặt hàng, bạn sẽ thấy một nút bên cạnh nút Biên lai (Receipt)
(a)
Nhấn vào nó để nhìn thấy Lệnh chuyển (Transfer order)
Từ Bảng điều khiển - Hàng tồn kho (Inventory - Dashboard)
Mở ứng dụng Hàng tồn kho (Inventory), bấm vào # để nhận để nhận và để tạo danh sách các đơn giao hàng đang xử lý.
(a)
Trong danh sách, bấm vào dòng liên quan đến lệnh mua hàng:
(a)
Xử lý biên lai
(a)
Để xử lý lệnh điều chuyển hàng. Đơn giản chỉ cần nhấp chuột vào Xác nhận để hoàn thành việc chuyển giao. Một thông báo sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn để xử lý toàn bộ các lệnh, chấp nhận bằng cách nhấp vào Áp dụng.
Chú ý:
Yêu cầu thu mua có thể được thực hiện tự động. Vui lòng đọc tài liệu “How to choose between minimum stock rule and make to order? “( Lựa chọn như thế nào giữa quy luật hàng tồn kho tối thiểu và thực hiện theo đơn đặt hàng) của chúng tôi để biết thêm thông tin.
Làm thế nào để xử lý một lệnh giao hàng?
Cài đặt ứng dụng bán hàng
Trước tiên, bạn sẽ cần phải cài đặt ứng dụng Quản lý bán hàng. Tới Ứng dụng và thực hiện cài đặt.
(a)
Đặt một lệnh bán hàng
Đến các ứng dụng bán hàng (Sales). Nhấn vào nút Báo giá (Quotations).
(a)
Bạn sẽ nhận được danh sách gồm tất cả các bản báo giá của bạn. Nhấn vào nút Tạo.
Điền vào thông tin khách hàng và nhấp vào Thêm sản phẩm để thêm sản phẩm vào báo giá của bạn.
(a)
Bấm vào Xác nhận bán để đặt lệnh.
Lấy lại lệnh giao hàng
Bạn có thể lấy lại lệnh giao hàng theo hai cách:
Từ lệnh bán hàng
Trên góc bên trên bên phải của lệnh bán hàng của bạn, bạn sẽ thấy nút Giao hàng
(a)
Bấm vào nút Giao hàng để thấy Lệnh giao hàng
Từ Bảng điều khiển hàng trong ứng dụng Hàng tồn kho
Khi mở ứng dụng Hàng tồn kho (Inventory), bấm vào # để giao để xem danh sách lệnh giao hàng cần xử lý.
(a)
Trong danh sách, bấm vào dòng liên quan đến lệnh giao hàng:
(a)
Chú ý:
Nếu sản phẩm không có trong kho, lệnh bán sẽ được liệt kê như là Đang chờ trên Bảng điều khiển.
Quy trình thực hiện giao hàng
(a)
Để xử lý lệnh chuyển hàng. Đơn giản chỉ cần nhấp chuột vào Xác nhận để hoàn thành lệnh chuyển hàng. Một thông báo sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn để xử lý toàn bộ các lệnh, chấp nhận bằng cách nhấp vào Áp dụng.
Chú ý:
Các đơn đặt hàng thương mại điện tử được xử lý theo cùng một cách
Mẹo:
Bạn có thể dễ dàng tích hợp lệnh giao hàng của bạn với các phương pháp giao hàng khác nhau. Bạn có thể tham khảo tại tài liệu Làm thế nào để thiết lập một phương pháp giao hàng?
Quản lý nâng cao
Tài liệu này liệt kê và giải thích các quy trình quản lý hàng tồn kho cơ bản. Bên cạnh đó Kiu ERP cũng hỗ trợ cho các công ty có nhu cầu sử dụng các chức năng quản lý nâng cao.
· Theo mặc định, chỉ có ứng dụng quản lý Biên lai (receipts) và Giao hàng (deliveries) được cài đặt nhưng bạn có thể kích hoạt việc sử dụng chức năng Đa vị trí và Nhiều kho để quản lý Điều chuyển hàng nội bộ (internal transfers).
· Các lộ trình (Routes): bạn có thể tự động hóa quy trình này với Quy luật thúc đẩy và Quy luật cung ứng.
· Ứng dụng quản lý Biên lai và Giao hàng nhiều bước (Multi-step) có thể dễ dàng được cài đặt cho mỗi kho.
· Ngoài ra, Kiu ERP hỗ trợ rất nhiều các ứng dụng khác như: Quét mã vạch, Số seri, Lô hàng, Trung tâm phân phối tổng hợp (cross-docking), Vận chuyển tắt (dropshipping), tích hợp với người giao hàng của bên thứ ba (third-party), chiến lược xác định vị trí và tính giá hàng tồn kho ....
