Các cách ghi nhận một khoản thanh toán
Trong Kiu ERP, một khoản thanh toán hoặc có thể liên quan trực tiếp đến hóa đơn, hoặc là một bản ghi độc lập dùng để sử dụng sau đó.
- Nếu khoản thu liên quan tới một hóa đơn, nó sẽ giảm phải thu của hóa đơn đó. Bạn có thể có nhiều khoản thu liên kết với cùng một hóa đơn.
- Nếu khoản thu không liên quan đến bất kỳ hóa đơn nào, đó là trường hợp khách hàng có hạn mức dư nợ tín dụng (dư nợ trả chậm) với công ty bạn, hoặc công ty bạn có hạn mức dự nợ tín dụng tại nhà cung cấp. Bạn có thể sử dụng khoản hạn mức tín dụng này để thanh toán các hóa đơn trong tương lai.
Mục lục
Thanh toán hóa đơn
Nếu bạn đăng kí một khoản thanh toán trên hóa đơn cho khách hàng hoặc hóa đơn của nhà cung cấp, khoản thu đó sẽ tự động được đối soát với hóa đơn và số dư còn phải thu/phải trả đối với hoá đơn đó sẽ được giảm trừ.
(a)
Biểu tượng màu xanh lá gần dòng thanh toán sẽ hiển thị nhiều thông tin hơn về khoản thanh toán. Từ đó bạn có thể mở bút toán hoặc đối soát khoản thanh toán.Lưu ý
Nếu bạn huỷ đối soát khoản thanh toán, nó vẫn được đăng kí trong sổ sách kế toán của bạn nhưng không liên kết với bất kì hóa đơn cụ thể nào. Nếu bạn huỷ đối soát khoản thanh toán bằng một loại ngoại tệ khác, Kiu ERP sẽ tạo một bút toán để lưu giữ Lãi/Lỗ từ chênh lệch tỷ giá niêm yết tại thời điểm đối soát.
Khoản thanh toán không ràng buộc với hóa đơn
Đăng kí khoản thanh toán
Trong ứng dụng Kế toán, bạn có thể tạo một khoản thanh toán mới từ menu Bán hàng (đăng kí một khoản thanh toán của khách hàng), hoặc menu Mua hàng (nếu là khoản thanh toán cho nhà cung cấp). Nếu bạn sử dụng những menu này, khoản thanh toán sẽ không được liên kết đến hóa đơn, nhưng có thể đối soát dễ dàng sau đó.
(a)
Khi đăng kí một khoản thanh toán mới, bạn phải chọn một khách hàng hoặc một nhà cung cấp, phương thức thanh toán và số tiền thanh toán. Loại tiền giao dịch được xác định bởi phương thức thanh toán. Nếu khoản thanh toán liên quan đến chứng từ như đơn đặt hàng, đơn mua bán hoặc hóa đơn, thiết lập tài liệu tham khảo cho chứng từ này trong trường memo (ghi nhớ).
Khi đã xác nhận, một bút toán sẽ được thực hiện phản ánh các giao dịch chỉ được thực hiện trong ứng dụng kế toán.
Đối soát thanh toán hóa đơn
Cách dễ nhất để đối soát một khoản thanh toán có hóa đơn là đối soát trực tiếp trên hóa đơn.
Khi xác nhận một hóa đơn mới, Kiu ERP sẽ cảnh báo bạn rằng khoản chưa thanh toán của khách hàng hoặc khoản chưa thanh toán cho nhà cung cấp này đang chờ xác nhận/đối soát. Trong trường hợp này, bạn có thể đối soát khoản thanh toán bằng cách nhấp vào “Thêm” bên dưới dòng “thanh toán chờ xác nhận” (hoặc “thanh toán chờ đối soát”).
(a)
(a)
Đối soát các tất cả các khoản thanh toán và hoá đơn của bạn
Nếu bạn muốn đối soát tất cả các khoản thanh toán và hoá đơn cùng một lúc (thay vì thực hiện từng giao dịch một), bạn có thể sử dụng tính năng đối soát hàng loạt (đối chiếu theo lô) trong Kiu ERP.
Tính năng đối soát hàng loạt có sẵn ở bảng điều khiển trên thẻ Hoá đơn khách hàng và thẻ Hóa đơn nhà cung cấp lần lượt cho Khoản phải thu và Khoản phải trả.
(a)
Các công cụ đối soát thanh toán sẽ mở tất cả các khách hàng hoặc các nhà cung cấp chưa được đối soát và sẽ cho phép bạn xử lý hết tất cả các giao dịch, đối chiếu tất cả các khoản thanh toán và hóa đơn cùng lúc.
(a)
Trong quá trình đối soát, nếu tổng các phát sinh nợ và tổng phát sinh có không khớp, nó có nghĩa là vẫn có khoản dư cần được đối soát sau đó, hoặc cần phải được xử lý trực tiếp.
Chuyển tiền từ một tài khoản ngân hàng đến tài khoản khác
Cũng giống thực hiện ghi nhận thanh toán từ một khách hàng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp, bạn có thể chuyển tiền nội bộ giữa các tài khoản ngân hàng của bạn từ bảng điều khiểnhoặctừdanh sách trên đầu.
(a)
Thực hiện thao tác chuyển khoản sẽ đưa bạn đến màn hình tương tự như khi bạn thực hiện giao dịch nhận thanh toán và thanh toán.
(a)Chú ý:
Khi thực hiện chuyển tiền nội bộ từ một tài khoản ngân hàng sang tài khoản khác, chọn ngân hàng mà bạn muốn chuyển từ trong bảng điều khiển, và trong màn hình đăng ký thanh toán, bạn chọn chuyển vào tài khoản. Không thực hiện quá trình này một lần nữa trong tài khoản ngân hàng khác nếu không sẽ có hai bút toán được hạch toán cho cùng một giao dịch chuyển tiền.
