Các trường hợp sử dụng tài khoản quản trị (analytic account use cases)
Tài khoản quản trị có thể được sử dụng cho một số mục đích:
- Phân tích chi phí của công ty
- Gửi hoá đơn tính tiền trên số giờ làm việc cho khách hàng
- Phân tích hiệu quả dự án
Để thực hiện chức năng kế toán quản trị, bạn cần kích hoạt tại Cấu hình ‣ Cài đặt
(a)
Để minh hoạ rõ việc thực hiện cài đặt các tài khoản phân tích, dưới đây là ba ví dụ về ba trường hợp cụ thể đối với ba loại hình công ty:
- Công ty sản xuất: Phân tích chi phí
- Công ty Luật: Gửi hoá đơn tính tiền trên số giờ làm việc
- Công ty dịch vụ/IT: Phân tích hiệu quả.
Mục lục
Trường hợp 1: Công ty sản xuất: phân tích chi phí
Tại các công ty sản xuất, bạn sẽ thấy biểu đồ phân tích chi phí của các tài khoản được cấu trúc theo từng bộ phận/phân xưởng và từng loại sản phẩm.
Mục tiêu là quản lý chi phí, doanh thu, và biên độ lợi nhuận theo bộ phận/nguồn lực và theo sản phẩm. Cấp độ quản lý đầu tiên là tại các bộ phận/phân xưởng, cấp độ thấp hơn là quản lý các loại sản phẩm công ty sản xuất và kinh doanh.
Hệ thống biểu đồ phân tích tài khoản kế toán tại một công ty sản xuất:
- Bộ phận Marketing
- Bộ phận Kinh
- Bộ phận Quản lý vận hành
- Phân xưởng Sản xuất 1
- Phân xưởng Sản xuất 2
Hàng ngày, đối với từng hoá đơn chi phí đầu vào, hệ thống sẽ ghi nhận vào tài khoản phân tích. Khi hoá đơn được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động hạch toán vào cả hai loại tài khoản: Tài khoản kế toán thông thường và tài khoản quản trị tương ứng. Đối với mỗi bút toán được hạch toán trên tài khoản kế toán thông thường, sẽ có ít nhất một bút toán được thực hiện đối với tài khoản quản trị để phân bổ chi phí vào bộ phận phát sinh chi phí đó.
Dưới đây là ví dụ cho việc hạch toán trên tài khoản kế toán thông thường và hạch toán phân bổ chi phí liên quan đến tài khoản quản trị:
(b)
Báo cáo phân tích chi phí theo bộ phận cho phép bạn thống kê chi phí được phân bổ tại từng bộ phận trong công ty. Biểu đồ phân tích của các tài khoản cho thấy việc phân bổ chi phí sử dụng như ví dụ dưới đây:
(a)
Trong ví dụ về cơ cấu thứ bậc của các tài khoản chi phí này, bạn có thể phân tích chi phí theo từng loại sản phẩm, cũng như chi phí cho cả quá trình sản xuất. Báo cáo liên quan đến cả tài khoản thông thường và tài khoản quản trị cho phép bạn trích xuất được bảng phân bổ chi phí trong một đơn vị/bộ phận.
(a)
Các ví dụ ở trên được lập dựa trên sự phân bổ các loại chi phí của công ty. Phân tích phân bổ chi phí cho thấy hiệu quả của việc kinh doanh. Giúp bạn nhìn thấy một cách rõ ràng hiệu quả tại từng bộ phận khác nhau.
Báo cáo phân tích theo bộ phận thường được sử dụng tại các công ty thương mại và các công ty sản xuất.
Hơn nữa, báo cáo phân tích không chỉ phân tích chi phí theo bộ phận mà còn phân bổ chi phí theo loại sản phẩm. Điều này sẽ giúp bạn có được báo cáo phân tích hiệu quả của từng loại sản phẩm.
Trường hợp 2: Công ty Luật: Chi phí nhân sự
Các công ty luật thường quản lý theo từng trường hợp khách hàng. Tất cả các chi phí sẽ được quản lý theo một hồ sơ/tài khoản quản trị
Mối quan tâm chủ yếu của các công ty luật là tính tiền khách hàng theo số giờ làm việc (số giờ cung cấp dịch vụ luật cho khách hàng), và hiệu quả của từng trường hợp khách hàng cũng như hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
Cơ chế được sử dụng để mã hoá giờ làm việc sẽ được mô tả trong tài liệu hướng dẫn về chấm công. Cũng giống như các quy trình khác của hệ thống, giờ làm việc được tích hợp vào hệ thống kế toán quản trị. Tại các form dành cho nhân viên, xác định chi phí đối với từng nhân viên. Phí theo giờ là chức năng quản lý chi phí nhân viên.
Vì vậy công ty luật sẽ chọn loai báo cáo phân tích có thể quản lý được thời gian làm việc của nhân viên đối với từng khách hàng cụ thể.
Tính toán chi phí cho từng trường hợp cụ thể không phải là hình thức thông dụng. Các trường hợp này không phù hợp với bất kỳ mục nào trong hệ thống tài khoản kế toán thông thường cũng không phù hợp với hoá đơn mua hàng hay hoá đơn bán hàng. Chúng được biểu thị bởi một số các hoạt động phân tích khác nhau và không có bản sao chính xác tại hệ thống các tài khoản kế toán thông thường. Chúng được tính toán dựa trên chi phí theo giờ của nhân viên.
Cuối tháng, khi thanh toán lương và các khoản thưởng, bạn ghi nhận các giao dịch này vào hệ thống tài khoản kế toán thông thường, không cần phải ghi vào các tài khoản quản trị vì các giao dịch này đã được tính toán và ghi nhận vào từng tài khoản. Báo cáo liên quan đến số liệu từ hệ thống tài khoản thông thường và tài khoản quản trị cho phép bạn so sánh tổng chi phí, từ đó bạn có thể điều chỉnh dự toán chi phí giờ công của từng nhân viên dựa trên thời gian làm việc thực tế
Bảng dưới dây là ví dụ về các mục chi phí phân bổ khác nhau mà bạn có thể lấy được từ một tài khoản quản trị:
(b)
Mô hình quản lý như trên cho phép bạn có các báo cáo chi tiết về lợi nhuận của từng giao dịch/hợp đồng.
Để biết thêm chi tiết, mời bạn đọc tài liệu Làm thế nào để kiểm tra chi phí nhân sự từ bảng chấm công.
Kế toán quản trị không chỉ giới hạn ở việc phân tích lợi nhuận từ các khách hàng khác nhau. Dữ liệu tương tự có thể được sử dụng cho việc tính hoá đơn khách hàng cuối tháng. Để gửi hoá đơn tính tiền cho khách hàng, bạn chỉ cần kết nối với tài khoản quản trị của một đơn hàng quản lý bảng chấm công hay chi phí của đơn hàng đó.
Trường hợp 3: Công ty cung cấp dịch vụ IT: Phân tích hiệu quả
Hầu hết các công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin đều phải đối mặt với cá vấn đề sau:
- Lập kế hoạch dự án,
- Tính hoá đơn cho khách hàng, quản lý hiệu quả và theo dõi việc thanh toán của các dự án,
- Quản lý hỗ trợ đối với các dự án/hợp đồng
Để giải quyết các vấn đề này, bạn nên sử dụng một hệ thống các tài khoản quản trị được hệ thống theo từng dự án và theo từng đơn hàng.
Quy trình quản lý dịch vụ, chi phí và bán hàng tương tự như đã trình bày ở trên đối việc quản lý tại các công ty luật. Việc tính hoá đơn cho khách hàng và phân tích về hiệu quả cũng tương tự.
Nhưng đối với phần hỗ trợ đối với các dự án/hợp đồng. Những hợp đồng này thường giới hạn trong một số giờ làm việc được trả trước. Dịch vụ được ghi nhận tại các tài khoản quản trị sẽ chỉ ghi nhận số giờ còn lại cho dịch vụ hỗ trợ. Để quản lý dịch vụ hỗ trợ của các hợp đồng, bạn cần tạo một sản phẩm được thiết lập cấu hình để tính toán hoá đơn trên đơn hàng và kết nối đơn hàng đó với một tài khoản quản trị.
Trên Kiu ERP, mỗi dòng phân tích sẽ liệt kê số lượng các sản phẩm đã bán hoặc sử dụng, cũng như tổng giá trị đơn hàng, đơn vị tiền tệ sử dụng, hoặc bất kỳ thông tin nào khác bạn chọn. Do đó bạn có thể tính tổng số lượng hàng bán hoặc sử dụng đối với từng đơn hàng để xác định số giờ hỗ trợ còn lại đối với mỗi hợp đồng.
Kết luận
Kế toán quản trị giúp bạn phân tích chi phí, doanh thu trong bất kỳ trường hợp nào, khi bạn bán hay mua dịch vụ, kiểm tra thời gian hay phân tích hiệu quả sản xuất.
Kế toán quản trị rất linh hoạt và dễ sử dụng trên toàn bộ các ứng dụng của Kiu ERP (Bán hàng, mua hàng, chấm công, sản xuất, hoá đơn….)
