Cách thiết lập và sử dụng các điều khoản thanh toán

Các điều khoản thanh toán xác định điều kiện để thanh toán hóa đơn. Các điều khoản thanh toán được áp dụng cho cả hóa đơn cho khách hàng và hóa đơn của nhà cung cấp.

Ví dụ về một hóa đơn có điều kiện thanh toán như sau:

• Trả 50% trong vòng 10 ngày
• Trả số dư còn lại trong 30 ngày

Lưu ý

Đôi khi, các điều khoản thanh toán khác với việc lập hóa đơn. Đối với một đơn hàng cụ thể, nếu bạn lập hóa đơn cho khách hàng làm hai lần, đó không phải điều khoản thanh toán mà là điều kiện hóa đơn.

Cấu hình

Cài đặt điều khoản thanh toán từ menu Cấu hình của ứng dụng Kế toán. Phần mô tả của điều khoản thanh toán sẽ xuất hiện trong hóa đơn hoặc đơn đặt hàng.

Điều khoản thanh toán có thể gồm 1 dòng (Ví dụ: 21 ngày) hoặc nhiều dòng (10% trong 3 ngày và số dư còn lại trong 21 ngày). Nếu bạn tạo các điều khoản thanh toán với vài dòng, hãy đảm bảo dòng cuối cùng dành cho số dư còn lại (tránh ghi 50% trong 10 ngày và 50% trong 21 ngày bởi với các phép làm tròn, con số đó đôi khi không phải chính xác 100%).

Sử dụng điều khoản thanh toán

Điều khoản thanh toán cho khách hàng

Điều khoản thanh toán có thể được cài đặt tại:

• Khách hàng: Để áp dụng điều khoản thanh toán trong đơn đặt hàng hoặc hóa đơn cho khách hàng một cách tự động. Cài đặt điều khoản thanh toán tại mô đun khách hàng nếu bạn áp dụng điều khoản thanh toán này cho khách hàng với tất cả các đơn hàng trong tương lai.
• Bản báo giá: Để áp dụng điều khoản thanh toán cho tất cả các hóa đơn từ bản báo giá, nhưng không áp dụng cho các bản báo giá khác.
• Hóa đơn: Chỉ áp dụng điều khoản thanh toán cho hóa đơn này.

Nếu hóa đơn có điều khoản thanh toán, bút toán liên quan đến hóa đơn sẽ khác. Nếu không có điều khoản thanh toán hoặc thuế, hóa đơn 100 USD sẽ được hạch toán theo bút toán dưới đây:

(bảng)

Nếu bạn lập hóa đơn ngày 1 tháng 1 với điều khoản thanh toán 10% giá trị hoá đơn trong 3 ngày và thanh toán số dư còn lại trong 30 ngày, bút toán sẽ được hạch toán như sau:

(bảng)

Trong báo cáo khách hàng, bạn sẽ thấy 2 dòng với số ngày đáo hạn khác nhau.

Điều khoản thanh toán cho hóa đơn nhà cung cấp

Cách dễ nhất để quản lý điều khoản thanh toán đối với hóa đơn nhà cung cấp là ghi lại ngày đáo hạn của hóa đơn. Bạn không cần phân chia từng thời hạn thanh toán, chỉ cần ngày đáo hạn là đủ.

Nhưng nếu cần quản lí hoá đơn nhà cung cấp với điều khoản thanh toán được chia thành nhiều lần thanh toán, bạn có thể cài đặt trong điều khoản thanh toán giống như cách làm đối với hoá đơn bán hàng. Nếu đặt thời hạn thanh toán trong hóa đơn nhà cung cấp, bạn không cần định ngày đáo hạn. Kiu ERP sẽ tự động tạo ra ngày đáo hạn chính xác cho từng lần thanh toán.