Cách xây dựng nguyên tắc hàng lưu kho tối thiểu

---

Đối với hàng hóa lưu trữ trong kho, bạn cần thiết lập một số quy tắc để đảm bảo kho sẽ không rơi vào tình trạng thiếu hàng (ví dụ, các sản phẩm có nhu cầu mua cao, hoặc các sản phẩm kích thước lớn cần khá nhiều không gian để lưu trữ, vì vậy bạn sẽ gặp trở ngại hơn đối với việc lưu trữ những mặt hàng này).

Khi nào nên sử dụng Quy tắc Đặt hàng bổ sung?

Quy tắc Đặt mua bổ sung áp dụng tốt nhất đối với mặt hàng có nhu cầu mua cao và xoay vòng dòng sản phẩm nhanh. Bạn sẽ tiết kiệm nhiều công sức để có thể tập trung vào các hoạt động khác một khi bạn kiểm soát được việc đảm bảo đủ số lượng hàng lưu trong kho.

Quy tắc này cũng được sử dụng khi bạn có không gian lưu trữ hạn chế và cần phải giữ một số mặt hàng có kích thước lớn trong kho. Trong trường hợp này, bạn có thể giữ thậm chí chỉ một sản phẩm tồn kho, và có một sự bổ sung nguồn hàng ngay sau khi sản phẩm tồn kho đó được bán.

Khi nào không nên sử dụng Quy tắc Đặt hàng bổ sung?

Khi bạn đặt mua một sản phẩm mới và chưa nắm được tốc độ xoay vòng của sản phẩm, bạn nên tự giải quyết sản phẩm tồn kho đó trước, và thiết lập quy tắc đặt hàng bổ sung chỉ trong một vài tháng trước khi bán ra thị trường để có được dự đoán chính xác hơn về nhu cầu của thị trường.

Nếu bạn bán các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn ngày, như các mặt hàng thời trang, công nghệ hoặc sản phẩm hỗ trợ hệ thống, bạn cần biết thời điểm nào thì dừng các hoạt động bổ sung nguồn hàng tự động, để tránh bán sản phẩm mà không có lợi nhuận.

Ví dụ

Công ty của bạn bán đồ nội thất hiện đại. Dòng hàng bạn đang bán là bộ sản phẩm bàn ghế có sẵn loại 4 chỗ và 6 chỗ.

Để đơn giản hoá, bạn lưu trữ ghế và bàn riêng biệt, nhưng bán thành bộ cho khách hàng. Để đảm bảo rằng bạn luôn có thể phân phối một bộ bàn ghế hoàn chỉnh, bạn cần thiết lập Quy tắc Đặt hàng bổ sung cho ghế để đảm bảo luôn có ít nhất 10 chiếc ghế tồn kho, nhưng không vượt quá số lượng 20. Bạn có thể bán tới 5 bộ bàn ghế một lần trong khi giữ số lượng hàng tồn đủ thấp để không chiếm quá nhiều không gian kho.

Chiếc bàn cuối cùng bạn chỉ bán với bộ 4 ghế, khi ấy chỉ còn thừa 12 ghế tồn kho. Vì thế số lượng tồn kho của ghế còn lại 8 cái, Kiu ERP sẽ tự động yêu cầu thêm 12 ghế mới để đủ số lượng tồn kho tối đa.

Cấu hình

Thiết lập sản phẩm của bạn

Trong mô-đun Mua hàng, hãy vào menu Mua hàng, chọn Sản phẩm. Mở các mặt hàng bạn muốn thêm vào phần Quy tắc Đặt hàng bổ sung (hoặc tạo một cái mới).

3 điều kiện để có một quy tắc đặt hàng bổ sung chính xác:

1. Vào Thông tin chung (General information) ‣ Loại sản phẩm (Product type), thiết lập sản phẩm của bạn là có thể lưu trữ (ngay sau khi hoàn thành bước này, biểu tượng Quy tắc đặt hàng bổ sung sẽ hiện ra)

2. Trong Hàng tồn kho (Inventory) -> Lộ trình (Route), đánh dấu tích vào ô “Mua” (và không đánh dấu tích vào ô Làm theo đặt hàng)

3. Chọn nhà cung cấp sản phẩm (đừng quên đặt số lượng tối thiểu lớn hơn 0)

Tạo Quy tắc Đặt hàng bổ sung

Nhấp chuột vào mục Quy tắc đặt hàng bổ sung, chọn Tạo. Một trang mới sẽ mở ra:

(a)

Quy tắc Đặt hàng bổ sung trong Kiu ERP được đặt tên mặc định là “OP/XXXXX” nhưng bạn có thể đặt lại tên khác bằng cách chỉnh sửa tại trường Tên (Name).

Trường Sản Phẩm (Product) là mặt hàng mà bạn muốn chọn để thiết lập quy tắc.

Chọn nhà kho mà sản phẩm sẽ được phân phối đến trong trường Kho (Warehouse).

Nếu bạn cấu hình nhiều kho hàng và địa điểm khác nhau, hãy xác định địa điểm cụ thể mà sản phẩm sẽ được lưu trữ trong trường Địa chỉ (Location).

Trong mục Số lượng tối thiểu (Minimum Quantity), nhập số lượng mà khi hàng trong kho đạt tới lượng đó, hệ thống sẽ khởi động yêu cầu bổ sung sản phẩm.

Trong mục Số lượng tối đa (Maximum Quantity), nhập số lượng sản phẩm tối đa cần được dự trữ. Yêu cầu bổ sung sản phẩm sẽ dựa vào số lượng này để đặt hàng bổ sung.

Mục Bội số (Quantity Multiple) là số lượng tối thiểu của các mặt hàng có thể được đặt hàng trong một lần. Ví dụ, một vài sản phẩm có thể được mua theo đôi.

Trong mục Misc, ô Kích hoạt (Active) cho phép bạn kích hoạt hoặc không kích hoạt quy tắc đặt hàng bổ sung.

Trong mục Thời gian hoàn thành (Lead Time), bạn có thể nhập:

• Số ngày tìm mua hàng, nghĩa là khoảng thời gian tính đến khi nhà sản xuất nhận được đơn hàng
• Số ngày tính từ lúc đặt hàng đến lúc sản phẩm được phân phối đến người mua

Mẹo

Khoảng thời gian hoàn thành được mặc định tính theo lịch dương. Bạn có thể thay đổi bằng cách vào Hàng tồn kho (Inventory) ‣ Cấu hình (Configuration) ‣ Cài đặt (Settings) ‣ Quy tắc lưu kho tối thiểu (Minimum Stock Rules)

Khi bạn đã nhập hết dữ liệu, nhấn nút Lưu (Save). Từ lúc này, hệ thống sẽ yêu cầu bổ sung sản phẩm khi sản phẩm vừa đạt mức tồn kho tối thiểu, và tự động gửi Yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp của bạn dựa trên số lượng tối đa để bổ sung nguồn hàng.

Mẹo

Việc bổ sung nguồn hàng sẽ được thực hiện khi lịch biểu trong mô-đun Hàng tồn kho (Inventory) hoạt động. Trong Kiu ERP, lịch biểu được mặc định khởi động vào 12 giờ trưa hàng ngày.

Để biết được cách cài đặt và khởi động lịch biểu một cách thủ công, vui lòng đọc tài liệu hướng dẫn Cách cài đặt và khởi động lịch biểu?