Gày đặt hàng và ngày giao hàng được tính như thế nào?

Ngày giao hàng được tính toán để có thể lập kế hoạch giao hàng, nhận hàng. Tùy thuộc vào quy trình thông thường của công ty bạn, Kiu ERP sẽ tự động tính ngày giao hàng thông qua một cơ chế lịch trình. Cơ chế lịch trình trong Kiu ERP tính toán tất cả mọi thứ, cho dù đó là một đơn đặt hàng sản xuất, một yêu cầu giao hàng hay một đơn hàng,vv. Ngày giao hàng này sẽ được tính toán phụ thuộc vào khoảng thời gian hoàn thành (giữa đặt hàng và giao hàng) cấu hình trước đó trong Kiu ERP.

Cài đặt thời gian hoàn thành

Cấu hình thời gian hoàn thành (lead times) là một thao tác cần thiết để tính toán ngày giao hàng. Thời gian hoàn thành là khoảng thời gian gia hạn định trước (trên khía cạnh giao hàng, sản xuất, vv.) để hoàn thành vận chuyển hàng đến đối tác và / hoặc khách hàng. Cấu hình các khoảng thời gian hoàn thành khác nhau được thực hiện như sau:

Trên cấp độ sản phẩm

Thời gian hoàn thành của nhà cung cấp:

Thời gian hoàn thành chính là khoảng thời gian cần thiết để các nhà cung cấp vận chuyển và giao hàng đã được đặt mua đến công ty bạn. Để cấu hình thời gian hoàn thành của nhà cung cấp, bạn hãy lựa chọn một sản phẩm (từ mô đun Mua hàng, tới Mua hàng (Purchase) ‣ Sản phẩm (Product)), rồi chọn mục Hàng tồn kho (Inventory). Bạn sẽ phải nhập nhà cung cấp cho sản phẩm bạn lựa chọn để có thể chọn thời gian hoàn thành của nhà cung cấp.

(a)

Mẹo

Bạn có thể thêm nhiều hơn một nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm, vì thế bạn

cũng có thể nhập những khoảng thời gian hoàn thành khác nhau tùy thuộc vào nhà

cung cấp.

Khi một nhà cung cấp được chọn, bạn hãy nhấp chuột vào nhà cung cấp đó để mở biểu mẫu nhà cung cấp và chỉ định thời gian hoàn thành cho nhà cung cấp. (a)

Lưu ý

Trong những trường hợp không chịu ảnh hưởng của ngày dự phòng, ngày giao hàng dự kiến sẽ bằng: Ngày đặt hàng + Thời gian hoàn thành giao hàng.

Thời gian hoàn thành đối với khách hàng

Thời gian hoàn thành đối với khách hàng là khoảng thời gian cần thiết để vận chuyển hàng từ kho của bạn đến với khách hàng. Khoảng thời gian này có thể được cấu hình cho bất kỳ sản phẩm nào. Bạn đơn giản chỉ cần chọn một sản phẩm (từ mô đun Bán hàng (Sales), đi đến Bán hàng (Sales) ‣ Sản phẩm (Product)), rồi vào mục Bán hàng (Sales) để chỉ định thời gian hoàn thành đối với khách hàng.

(a)

Ở cấp độ công ty

Ở cấp độ công ty, bạn hoàn toàn có thể giới hạn một số lượng ngày dự phòng nhất định để phòng trước các trường hợp giao hàng chậm hoặc các sự cố bất ngờ khác và đảm bảo chắc chắn rằng bạn luôn đáp ứng được yêu cầu để ra trong hợp đồng. Ý tưởng ở đây là bạn nên trừ đi một số ngày dự phòng so với lịch dự kiến giao hàng để đề phòng trường hợp chậm trễ.

Ngày dự phòng bán hàng

Ngày dự phòng bán hàng là số ngày dự phòng để đảm bảo bạn sẽ giao hàng đến khách hàng theo đúng cam kết về thời gian trong hợp đồng. Đây chính là số ngày sai số của thời gian hoàn thành giao hàng. Ngày dự phòng giới hạn cũng tương tự như lô-gic chỉnh đồng hồ sớm hơn thời gian thực để đảm bảo đến cuộc hẹn đúng giờ. Ý tưởng ở đây là bạn trừ đi một số ngày dự phòng theo tính toán để xác định được một ngày giao hàng dự kiến sớm hơn ngày bạn đã cam kết với khách hàng. Bằng cách này bạn sẽ đảm bảo được việc luôn giữ đúng cam kết của mình với khách hàng.

(a)

Để thiết lập ngày dự phòng, hãy vào Cài đặt (Settings) ‣ Cài đặt chung (General settings), và nhấp vào Cấu hình dữ liệu công ty (Configure your company data).

Đến mục Cấu hình (Configuration) để thiết lập số ngày dự phòng.

(a)

Mẹo
Chú ý rằng bạn có thể cấu hình mặc định thời gian hoàn thành Sản xuất trong menu này.

Ngày mua hàng

Ngày mua hàng cũng hoạt động theo lô-gic tương tự như ngày dự phòng bán hàng.

Đây là những ngày sai số trong thời gian hoàn thành của nhà cung cấp. Khi hệ thống tạo ra các đơn đặt hàng để mua sản phẩm, những đơn hàng này sẽ được thiết lập để ứng phó với sự trì hoãn bất ngờ từ phía nhà cung cấp. Bạn có thể tìm được mục thời gian hoàn thành mua hàng trong cùng một menu với mục ngày dự phòng bán hàng (xem ảnh chụp màn hình bên trên).

Ở cấp độ lộ trình

Việc chuyển giao nội bộ do xuất nhập kho cũng có thể ảnh hưởng đến ngày được tính toán.

Sự trì hoãn do chuyển giao nội bộ có thể được quy định trong mô-đun Hàng tồn kho (Inventory) khi tạo ra quy tắc thúc đẩy mới cho một lộ trình mới.

Lưu ý

Vui lòng đọc tài liệu Quy luật thúc đẩy là gì? để tìm hiểu thêm.

(a)

Ở cấp độ tài liệu

Ngày được yêu cầu

Kiu ERP có khả năng hiển thị thời gian giao hàng mà khách hàng yêu cầu trong đơn hàng, trong mục Thông tin khác (Other information). Nếu thời gian này sớm hơn so với thời gian tính toán trên lí thuyết thì Kiu ERP sẽ tự động hiển thị một cảnh báo.

(a)

Ví dụ

Ví dụ, bạn bán một chiếc xe hơi vào ngày 01 tháng 01 theo đơn hàng, và bạn cam kết sẽ giao hàng tới khách hàng của bạn trong vòng 20 ngày (tức ngày 20 tháng 01). Trong tình huống này, cơ chế lịch trình có thể kích hoạt các sự kiện sau đây, dựa vào cấu hình của bạn:

• 19 tháng 1: giao hàng theo lịch trình thực tế (1 ngày dự phòng bán hàng)

• 18 tháng 1: nhận sản phẩm từ nhà cung cấp của bạn (1 ngày mua hàng)

• 10 tháng 1: hạn chót để đặt hàng với nhà cung cấp của bạn (9 ngày hoàn thành giao hàng của nhà cung cấp)

• 8 tháng 1: kích hoạt một yêu cầu mua tới đội ngũ mua hàng của bạn, vì đội mua hàng sẽ cần trung bình 2 ngày để tìm nhà cung cấp thích hợp và đặt hàng.