Làm thế nào để chỉnh sửa hóa đơn đã xác nhận?
Trong hầu hết luật kế toán trên thế giới, bạn không được phép sửa đổi hóa đơn đã xác nhận và đã gửi đến khách hàng. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần phải thay đổi hóa đơn vì một số lí do như: doanh số thay đổi, ghi sai hóa đơn, vv...
Do đó, cách thích hợp để chỉnh sửa một hóa đơn là:
- Trả lại hóa đơn gốc
- Tạo hóa đơn mới
Cơ chế trả lại hoá đơn của Kiu ERP sẽ giúp bạn xử lí toàn bộ quá trình chỉ trong vài cú nhấp chuột.
Sửa đổi hóa đơn
Nếu hóa đơn của bạn vẫn là bản dự thảo, bạn có thể tùy ý chỉnh sửa hoá đơn bản dự thảo đó. Tuy nhiên, nếu hóa đơn đã được xác nhận, bạn sẽ không thể thay đổi nó nữa. Nếu cần sửa đổi, những thao tác cần làm là:
- Trả lại hóa đơn gốc
- Đối soát hóa đơn gốc với bản chỉnh sửa để vô hiệu hóa chúng
- Tạo một bản dự thảo hóa đơn mới; một bản copy của bản gốc
- Xác nhận hóa đơn mới
Tất cả các bước trên được Kiu ERP tự động hóa. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp chuột vào nút Sửa đổi hóa đơn.
(a)
Trong hộp thoại Sửa đổi, chọn tùy chọn “Chỉnh sửa: Tạo một bản sửa đổi, đối soát và tạo một bản hóa đơn dự thảo”. Khi bạn nhấp vào nút “Tạo bản sửa đổi”, Kiu ERP sẽ vô hiệu hóa hóa đơn hiện tại và tạo một bản nháp hóa đơn mới là bản sao của hóa đơn gốc.
Chỉnh sửa bản dự thảo hóa đơn này và xác nhận nó khi các thông tin dã được sửa đúng.
Lưu ý
Khi đã gửi hóa đơn gốc đến khách hàng, bạn nên gửi hóa đơn mới và hoàn hoá đơn gốc cho khách hàng.
