Làm thế nào để ghi nhận thanh toán bằng séc theo lô?

Khi công ty nhận séc thanh toán từ khách hàng, kế toán thường sẽ chuyển những khoản tiền này vào tài khoản ngân hàng của công ty theo từng đợt. Vì số tiền này được nhận dưới hình thức vật lý, kế toán ngân hàng sẽ phải trực tiếp mang séc đến ngân hàng.

Ngân hàng sẽ yêu cầu bạn điền vào phiếu tiền gửi các chi tiết của tờ séc hoặc tiền mặt trong các giao dịch.

Sao kê ngân hàng sẽ phản ánh tổng số tiền gửi cũng như tham chiếu về khoản tiền gửi, chứ không phải chi tiết về tấm séc. Kiu ERP hỗ trợ việc chuẩn bị và in các phiếu tiền gửi để sau đó có thể dễ dàng đối soát với sao kê ngân hàng.

Cấu hình

Cài đặt tính năng gửi tiền theo lô

Để sử dụng tính năng tiền gửi theo đợt, bạn cần cài đặt mô đun Gửi tiền theo lô. 

Chú ý

Thông thường, mô đun này được cài đặt tự động nếu séc được sử dụng rộng rãi trong quốc gia bạn.

Để xác minh tính năng ghi Gửi tiền theo lô được cài đặt hay chưa, bạn hãy vào Cấu Hình ‣ Cài đặt của ứng dụng kế toán. Kiểm tra tính năng: Cho phép Gửi tiền theo lô.

(a)

Kích hoạt tính năng trên các tài khoản ngân hàng

Một khi bạn cài đặt tính năng này, Kiu ERP sẽ tự động kích hoạt tính năng nhận tiền vào tài khoản ngân hàng chính của bạn.

Để kiểm soát tài khoản ngân hàng nào có thể thực hiện nhận tiền theo lô cũng như tài khoản nào không, bạn hãy vào sổ nhật ký mà bạn xác định để thanh toán séc, thường gọi là “Séc” hoặc “Ngân Hàng” (xem Làm thế nào để đăng ký nhận thanh toán khách hàng bằng séc?, trong ứng dụng Kế toán, Cấu Hình ‣  Kế toán ‣ Nhật ký.

Trong tab Cài đặt nâng cao, phần Mục Khác, thiết lập phương pháp ghi nợ là Gửi tiền theo lô.

(a)

Nếu bạn kiểm tra Gửi tiền theo lô trong trường phương thức ghi nợ, điều đó có nghĩa là khoản thanh toán được tạo sử dụng sổ nhật ký này (được gọi là Phương thức thanh toán khi bạn muốn chuyển hoặc nhận một khoản thanh toán), có thể áp dụng Gửi tiền theo lô.

Từ séc nhận được đến ngân hàng

Nhận séc từ khách hàng

Sau khi nhập các séc đã nhận, bạn hãy nhập séc vào tài khoản ngân hàng mà bạn sử dụng để gửi tiền vào. Khi bạn chọn tài khoản ngân hàng (hoặc sổ nhật ký séc nếu bạn thiết lập cấu hình Kiu ERP như vậy),  Kiu ERP đề xuất bạn nên sử dụng tính năng nhận tiền theo lô. Hãy chọn lựa chọn này nếu bạn lên kế hoạch gửi séc vào ngân hàng.

(a)

Trong trường ghi nhớ, bạn có thể thiết lập mục tham chiếu séc.

Chú ý

Thanh toán có thể đăng ký ở menu Bán hàng ‣ Thanh toán, hoặc đăng ký trực tiếp trên hóa đơn, sử dụng nút Đăng ký Thanh toán.

Chuẩn bị Gửi Tiền Theo Lô

Từ ứng dụng Kế toán, vào Bán Hàng ‣  Gửi tiền theo lô và tạo Gửi tiền theo lô mới.

(a)

Chọn ngân hàng, rồi chọn khoản thanh toán (séc) mà bạn muốn nộp vào tài khoản tiền gửi này. Theo mặc định, Kiu ERP đề xuất bạn nộp tất cả các khoản séc chưa được gửi vào ngân hàng. Điều này đảm bảo không một tấm séc nào bị bỏ quên hoặc thất lạc.

(a)

Sau đó bạn có thể in toàn bộ các phiếu gửi tiền theo lô mà ngân hàng thường sẽ yêu cầu khi bạn cung cấp sau đó.

Đối Soát Gửi Tiền với Sao Kê Ngân Hàng

Khi bạn tiến hành đối soát sao kê ngân hàng bạn sẽ thấy số tham chiếu phiếu gửi tiền trên sao kê. Khi quá trình đối soát được tiến hành, người dùng sẽ có thể lựa chọn các khoản tiền gửi theo lô phù hợp với giao dịch trong sao kê ngân hàng.

(a)

Nếu bạn chọn một khoản Tiền gửi theo đợt, Kiu ERP sẽ tự động điền tất cả các séc trong khoản tiền gửi này để đối soát . (Có 2 tấm séc trong khoản tiền gửi thanh toán trong ví dụ dưới đây).

(a)

Một số câu hỏi thường gặp

Tôi không thấy đường liên kết Gửi tiền theo lô trên sao kê ngân hàng?

Nếu bạn không có đường liên kết Gửi tiền theo lô trên sao kê ngân hàng, có thể có hai lý do:

• Sau khi cài đặt tính năng Gửi tiền theo lô, bạn cần tải lại trang để trình duyệt nhận biết được tính năng mới được thiết lập. Chỉ cần nhấn nút tải lại trên trình duyệt của bạn.
• Bạn chưa tạo Gửi tiền theo lô cho tài khoản ngân hàng này.

Điều gì xảy ra nếu séc bị từ chối?

Nếu số tiền trong sao kê ngân hàng nhỏ hơn số tiền trong Gửi tiền theo lô, séc của bạn rất có khả năng đã bị từ chối.

Trong trường hợp này, nhấp chuột vào dòng giao dịch có liên quan tới tấm séc và xoá bỏ nó khỏi đối soát sao kê ngân hàng.