Làm thế nào để kết thúc năm tài chính trong Kiu ERP?
Trước khi kết thúc năm tài chính, có một số bước bạn nên thực hiện để đảm bảo rằng các định khoản kế toán của bạn là đúng, cập nhật và chính xác:
- Hãy chắc chắn rằng bạn đã đối soát đầy đủ tài khoản ngân hàng của bạn từ đầu năm đến cuối năm và xác nhận rằng số dư cuối kỳ của bạn đã khớp.
- Xác nhận tất cả các hóa đơn khách hàng đã được nhập và phê duyệt.
- Xác nhận tất cả các hóa đơn nhà cung cấp đã được nhập và thông qua.
- Đảm bảo tất cả các chi phí chính xác và đã được phê duyệt.
- Chứng thực các khoản nhận thanh toán đã được nhập và định khoản một cách chính xác.
Danh mục kiểm tra cuối năm
- Chạy Báo cáo thuế và xác nhận các thông tin thuế của bạn đã chính xác.
- Đối soát tất cả tài khoản trong Bảng cân đối kế toán.
o Xác nhận số dư ngân hàng của bạn trong Kiu ERP với số dư ngân hàng thực tế trong sao kê đã thống nhất hay chưa. Sử dụng báo cáo Đối soát ngân hàng trong việc này.
o Đối soát tất cả giao dịch bằng tiền mặt và giao dịch qua tài khoản ngân hàng của bạn bằng cách khởi động báo cáo Các khoản phải trả và Các khoản phải thu.
o Kiểm tra các tài khoản, và đảm bảo rằng bạn đã hiểu rõ những giao dịch ảnh hưởng như thế nào tới từng tài khoản cũng như bản chất của từng giao dịch, đảm bảo bạn đã kiểm tra cả các khoản vay và tài sản cố định.
- Khởi động tuỳ chọn nâng cao Đối chiếu các khoản thanh toán, nằm dưới mục Thêm trên bảng điều khiển, để xác nhận thống nhất giữa Hóa đơn khách hàng hoặc Hóa đơn nhà cung cấp với các khoản thanh toán. Đây là bước không bắt buộc, tuy nhiên bước này có thể hỗ trợ quy trình kết thúc năm nếu tất cả các khoản thanh toán và hóa đơn đã được đối soát, và cũng giúp tìm ra các lỗi sai hoặc nhầm lẫn của hệ thống.
- Kế toán viên sẽ xác nhận các khoản mục trong bảng cân đối kế toán và bút toán cho:
o Những điều chỉnh cuối năm, sử dụng menu Quản lý các bút toán (Adviser Journal Entries) (Ví dụ: báo cáo Lợi nhuận trong năm hiện tại và Lợi nhuận giữ lại).
o Sản phẩm dở dang/công trình đang thi công
o Bút toán khấu hao.
o Các khoản vay.
o Điều chỉnh thuế.
Nếu kế toán viên thực hiện kiểm toán cuối năm, họ sẽ muốn số dư trên sổ sách của tất cả các sổ tài khoản trong bảng cân đối kế toán (ví dụ các khoản vay, tài khoản ngân hàng, khoản trả trước, báo cáo thuế mua bán,…) trùng khớp với số dư trong Kiu ERP.
Trong suốt quá trình này, bạn nên thiết lập Ngày khoá đối với người dùng không phải là cấp quản lý (Lock date for Non-Advisers) vào ngày cuối cùng của năm tài chính trước đó, trong cấu hình kế toán. Bằng cách này, kế toán viên có thể yên tâm rằng không ai thay đổi các giao dịch của năm trước trong khi kiểm toán sổ sách.
(a)
Kết thúc năm tài chính
Trong Kiu ERP, không cần thiết phải lập bút toán kết chuyển cuối kỳ để lên báo cáo kết quả kinh doanh. Các báo cáo được tạo ra theo thời gian thực, có nghĩa là Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tương ứng trực tiếp với ngày kết thúc năm bạn chỉ định trong Kiu ERP. Vì vậy, bất cứ lúc nào bạn trích xuất Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, ngày đầu sẽ tương ứng với ngày bắt đầu năm tài chính và tất cả các số dư tài khoản sẽ là 0.
Khi kế toán lập bút toán để phân bổ Khoản thu nhập năm hiện tại, bạn nên thiết lập Ngày khóa cho ngày cuối cùng của năm tài chính. Hãy đảm bảo rằng trước khi thực hiện phân bổ, bạn đã xác nhận rằng khoản thu nhập năm hiện trong trong Bảng cân đối kế toán có số dư bằng 0.
