Làm thế nào để quản lý chi phí nhân viên?

---

Chi phí nhân viên là những chi phí phát sinh mà nhân viên chi trả trên danh nghĩa của công ty. Công ty sau đó có nghĩa vụ hoàn trả các khoản chi phí này cho người lao động. Các khoản thu thường gặp nhất là:

• Tiền xăng xe, thanh toán dựa trên quãng đường đi (đơn vị dặm hoặc km),
• Sinh hoạt phí khi đi công tác, hoàn trả dựa trên hóa đơn,
• Các chi phí khác, ví dụ như chi phí văn phòng phẩm, tài liệu, để phục vụ công ty, nhưng do nhân viên thanh toán.

Thiết lập cấu hình

Để quản lý chi phí, bạn cần cài đặt ứng dụng Theo dõi Chi phí từ mô đun Ứng dụng.

Bạn cũng cần cài đặt mô-đun Quản lý bán hàng để xuất lại hóa đơn chi phí này cho khách hàng

Khi các ứng dụng này đã được cài đặt, bạn có thể thiết lập cấu hình các mục Sản phẩm khác nhau đại diện cho các loại chi phí. Để tạo ra các mục Sản phẩm đầu tiên, vào menu Thiết lập cấu hình ‣ Sản phẩm dịch vụ tiêu dùng trong ứng dụng Chi phí.

Một số ví dụ về Sản phẩm:

1. Chi phí đi lại (xăng xe)

• Loại sản phẩm: Dịch vụ
• Chính sách xuất hóa đơn: xuất hóa đơn dựa trên thời gian và nguyên vật liệu tiêu hao
• Chính sách hóa đơn chi phí: Tại mức giá bán
• Giá bán: 0,32
• Đơn vị đo lường: Km hoặc dặm (bạn sẽ cần phải thiết lập lựa chọn Đa đơn vị đo lường từ Mô-đun Bán hàng ‣ Thiết lập cấu hình)

(a)

2. Chi phí khách sạn

• Loại sản phẩm: Dịch vụ

• Chính sách xuất hóa đơn: xuất hóa đơn dựa trên thời gian và nguyên vật liệu tiêu hao

• Chính sách hóa đơn chi phí: Tại mức chi phí

• Đơn vị đo lường: Đơn vị

Trong những ví dụ này, sản phẩm đầu tiên sẽ là khoản chi phí chúng tôi hoàn trả cho người lao động dựa trên số km nhân viên đó đã đi bằng xe riêng của mình (ví dụ như đến thăm khách hàng) với mức 0,32 Euro/km. Chi phí khách sạn được hoàn trả dựa trên chi phí thực tế phát sinh tại khách sạn.

Hãy đảm bảo bạn đã đánh dấu chọn vào ô Có thể tính vào chi phí cho tất cả sản phẩm, và thiết lập chính sách xuất hóa đơn là Xuất hóa đơn dựa trên thời gian và nguyên vật liệu tiêu hao. Nếu các chi phí có liên quan đến dự án của khách hàng hay đơn đặt hàng, Kiu ERP sẽ lập lại hóa đơn chi phí này cho khách hàng.

Kiu ERP hỗ trợ quản lý hai loại chi phí:

• Chi phí trả bằng tiền của nhân viên;

• Chi phí trả bằng thẻ tín dụng công ty

Quy trình hoàn trả chi phí

Ghi lại chi phí phát sinh

Mỗi nhân viên của công ty có thể báo cáo chi phí của họ từ Ứng dụng Chi phí ‣ Chi phí của tôi. Quy trình hoàn trả chi phí cá nhân như sau:

1. Nhân viên liệt kê chi phí của mình, và gửi cho người quản lý
2. Người quản lý phê duyệt hoặc từ chối việc hoàn trả chi phí
3. Kế toán lập bút toán
4. Công ty hoàn trả chi phí nhân viên (nhân viên giống như nhà cung cấp, trong tài khoản các khoản phải trả)
5. Nếu các chi phí có liên quan đến một tài khoản quản trị, công ty có thể tái xuất hóa đơn này cho khách hàng

Đối với mọi chi phí, người lao động phải ghi lại ít nhất là:

• Mô tả: có thể đính kèm chứng từ như vé hoặc hóa đơn

• Sản phẩm: loại chi phí là gì

• Giá (ví dụ như phí khách sạn) hoặc số lượng (ví dụ trong trường hợp hoàn chi theo số km nếu nhân viên đi bằng xe riêng của nhân viên)

Tùy thuộc vào chính sách của công ty, nhân viên có thể phải đính kèm một bản scan hoặc ảnh chụp các chứng từ. Trong trường hợp đó, nhân viên chỉ cần viết một tin nhắn ở dưới cùng và đính kèm với bản scan hóa đơn hoặc vé.

Nếu chi phí có liên quan đến dự án của khách hàng, bạn đừng quên thiết lập một tài khoản quản trị, liên quan đến dự án của khách hàng hoặc đơn bán hàng (bạn có thể phải kích hoạt tài khoản quản trị trong các cài đặt kế toán để có được tính năng này).

Khi chi phí đã được ghi chép đầy đủ, nhân viên phải bấm vào nút Gửi tới Quản lý. Ở một số công ty, nhân viên nên nhóm tất cả các chi phí của mình và gửi cùng một lúc vào cuối tháng hoặc sau khi kết thúc một chuyến đi công tác.

Một nhân viên có thể gửi hàng loạt tất cả các chi phí của mình, sử dụng thao tác Gửi chi phí từ danh sách các khoản chi phí, hoặc chọn một số chi phí trong danh sách đó.

Phê duyệt của quản lý

Các nhà quản lý sẽ nhận được email cho mọi chi phí cần được phê duyệt (người quản lý của một nhân viên được xác định trên mẫu đơn nhân viên). Họ có thể sử dụng menu Chờ phê duyệt để kiểm tra tất cả các chi phí đang chờ xác nhận.

Người quản lý có thể:

• Thảo luận về khoản chi phí để hỏi thêm thông tin (ví dụ, nếu bản scan của hóa đơn bị mất);

• Từ chối một khoản chi phí;

• Phê duyệt một khoản chi phí.

Quản lý bởi kế toán

Sau đó, tất cả các khoản chi phí đã được phê duyệt bởi nhà quản lý cần được lập bút toán bởi kế toán viên. Khi một khoản chi phí được ghi nhận, kế toán sẽ lập bút toán liên quan vào sổ kế toán.

Nếu kế toán muốn lập chỉ một bút toán cho hàng loạt các chi phí, kế toán có thể lập chi phí hàng loạt từ danh sách tất cả các chi phí.

Tái xuất hóa đơn chi phí cho khách hàng

Nếu chi phí được liên kết với một tài khoản quản trị liên quan đến một đơn đặt hàng, đơn đặt hàng này sẽ có một dòng mới liên quan đến chi phí đó. Chi phí này chưa được xuất hóa đơn cho khách hàng và sẽ được thêm vào trong hóa đơn tiếp theo gửi cho khách hàng (chi phí đi lại và ăn ở sẽ được tính đối với dự án của khách hàng)

Để xuất hóa đơn cho khách hàng, chỉ cần nhấp vào nút xuất hóa đơn trong đơn đặt hàng. (Hoặc việc này sẽ được tự động thực hiện vào cuối tuần hoặc cuối tháng nếu bạn muốn xuất hóa đơn hàng loạt cho tất cả các đơn hàng).

Hoàn trả cho người lao động

Nếu các chi phí đã được thanh toán bằng tiền riêng của nhân viên, công ty cần hoàn trả cho họ. Trong trường hợp này, người lao động sẽ xuất hiện trong danh sách số dư các khoản phải trả cho đến khi công ty hoàn trả lại chi phí cho họ.

Tất cả những gì bạn cần thực hiện là thanh toán cho nhân viên theo đúng số tiền đã được phê duyệt.

Chi phí khác

Chi phí không được tái xuất hóa đơn cho khách hàng

Nếu một số chi phí không nên tái xuất hóa đơn cho khách hàng, bạn có hai lựa chọn:

1. Nếu việc quyết định có nên xuất hóa đơn hay không phụ thuộc vào sản phẩm, hãy thay đổi chính sách xuất hóa đơn cho mỗi sản phẩm:

• Dựa trên thời gian và nguyên vật liệu tiêu hao: tái xuất hóa đơn cho khách hàng

• Dựa trên đơn đặt hàng: không tái xuất hóa đơn cho khách hàng

2. Nếu có ngoại lệ về một hóa đơn nào đó không tái xuất cho khách hàng, đừng thiết lập tài khoản quản trị liên quan cho hóa đơn này.