Làm thế nào để quản lý dự toán tài chính?
Mục lục
Tổng Quan
Quản lý dự toán là một phần việc cần thiết trong điều hành một doanh nghiệp. Việc này cho phép bạn tính toán hiệu suất tài chính thực tế so với kế hoạch. Kiu ERP quản lý dự toán bằng cách sử dụng cả Tài khoản kế toán thông thường và Tài khoản kế toán quản trị.
Chúng ta sẽ sử dụng ví dụ sau để minh họa. Giả sử bạn bắt đầu dự án với Smith&Co và bạn muốn dự thảo dự toán thu nhập và chi phí cho dự án đó. Bạn dự định doanh thu là 1000 và chi phí sẽ không vượt quá 700.
Cấu Hình
Đầu tiên bạn cần phải cài đặt các ứng dụng có liên quan đến sử dụng dự toán. Mô-đun chính là ứng dụng kế toán. Hãy vào ứng dụng mô-đun và cài đặt ứng dụng Kế toán và Tài chính.
(a)
Ngoài ra, tới mô-đun Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt và kích hoạt các tính năng Quản lý dự toán.
(a)
Nếu bạn muốn chỉ định chính xác hoá đơn và hóa đơn nhà cung cấp cho dự toán của bạn, bạn cần kích hoạt Kế toán quản trị. Nếu không, bạn sẽ chỉ có thể dự toán tổng số tiền của tài khoản thông thường.
Tài khoản dự toán (Budgetary Position)
Tài khoản dự toán là những tài khoản chung mà bạn đặt mức dự toán (thường là tài khoản chi phí hoặc tài khoản doanh thu). Những tài khoản này cần phải được xác định để Kiu ERP xác định được tài khoản nào cần lấy thông tin dự toán. Một số tài khoản dự toán có thể đã được thiết lập cùng với hệ thống tài khoản kế toán thông thường.
Để xác định tình hình, vào phần Mô-đun Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Tài khoản dự toán.
Trong ví dụ này, bạn cần xác định các tài khoản liên quan đến chi phí của dự án. Tạo một tài khoản và thêm các thêm danh mục để lựa chọn tài khoản.
(a)
Trong trường hợp này, chọn ba tài khoản liên quan để hạch toán các chi phí.
(a)
Nhấp chuột vào Chọn
(a)
Lưu thay đổi và xác nhận Tài khoản dự toán.
Lặp lại các bước này đối với dự toán doanh thu. Trong trường hợp này chỉ chọn các tài khoản thu nhập liên quan.
Tài khoản quản trị
Nếu bạn muốn chỉ định hoá đơn nhà cung cấp hoặc hóa đơn khách hàng cụ thể vào dự toán của mình, bạn cần sử dụng kế toán quản trị. Kiu ERP cần biết các chi phí nào là chi phí có liên quan đến một dự toán xác định. Để làm được như vậy, Kiu ERP cần liên kết các hoá đơn và chi phí của bạn đến một tài khoản quản trị đã xác định. Tạo một tài khoản quản trị bằng cách vào mô-đun Kế toán và nhấp chuột vào Quản lý ‣ Tài khoản quản trị ‣ Xem biểu đồ. Tạo một tài khoản mới đăt tên là dự án Smith & Co và chọn đối tác có liên quan.
(a)
Thiết lập một dự toán
Bây giờ hãy đặt mục tiêu cho dự toán của bạn. Ví dụ bạn đặt mục tiêu đạt doanh thu 1000 với dự án này và chi tiêu sẽ không vượt quá 700.
Để thiết lập những mục tiêu đó, hãy vào ứng dụng kế toán, chọn Quản lý ‣ Dự toán và tạo ra một dự toán mới.
Bạn cần phải đặt tên cho dự toán. Trong trường hợp này, hãy gọi dự án là "Dự án Smith". Chọn khoảng thời gian áp dụng dự toán. Tiếp theo, thêm một mục để xác định mục tiêu của bạn trong Dự toán.
(a)
Chọn tài khoản dự toán liên quan đến Mục dự toán (Budget Line). Nói cách khác, chọn mục dự toán chỉ định đến các tài khoản mà bạn muốn dự thảo dự toán. Trong trường hợp này, bạn sẽ bắt đầu với mục tiêu phí tối đa là 700. Chọn Tài khoản dự toán "Chi phí" và xác định số tiền theo kế hoạch. Khi định khoản chi phí, bạn cần Ghi âm khoản chi phí đó. Cuối cùng, chọn tài khoản quản trị tương ứng.
(a)
Nhấp chuột vào mục Lưu & Tạo mới để nhập thông tin doanh thu dự toán. Tài khoản dự toán là Doanh thu và Số tiền theo kế hoạch là 1000. Sau đó chọn, Lưu và đóng.
Sau đó bạn cần Xác nhận và Phê duyệt dự toán.
Kiểm tra dự toán của bạn
Bạn có thể kiểm tra dự toán của bạn bất cứ lúc nào. Để quan sát tiến trình, hãy lập một số hóa đơn và hóa đơn nhà cung cấp.Mẹo
Nếu sử dụng tài khoản quản trị, hãy nhớ rằng bạn cần phải xác định rõ tài khoản trong hóa đơn và/hoặc trong đơn mua hàng.
Xem thêm
Để biết thêm thông tin về việc hạch toán hoá đơn và đơn mua hàng, hãy xem:
-
Tổng quan về quá trình lập hóa đơn
-
Từ đơn mua hàng lập hóa đơn và nhận hàng
Quay lại danh sách dự toán và tìm Dự án Smith
Thông qua tài khoản quản trị, Kiu ERP có thể hạch toán các hóa đơn và đơn mua hàng đã được hạch toán trong tài khoản kế toán thông thường và sẽ hiển thị chúng ở cột Khối lượng thực tế.
(a)Lưu ý
Khoản tiền danh nghĩa biểu thị cho số tiền trên trên lý thuyết đáng lẽ ra đã chi tiêu/hoặc nhận được theo ngày. Nếu dự toán của bạn là 1200 cho 12 tháng (từ tháng một đến tháng mười hai), và hôm nay là ngày 31 của tháng 1, khoản tiền danh nghĩa sẽ là 100, vì đây là số đáng lẽ ra đã phát sinh trên thực tế.
