Làm thế nào để quản lý hàng nhận? (toàn bộ và một phần)

Ứng dụng Mua hàng cho phép bạn quản lý các đơn đặt hàng, hàng hóa nhận được cũng như hóa đơn nhà cung cấp của mình.

Nếu bạn muốn kiểm soát việc dự báo sản phẩm và nhận hàng, điều đầu tiên bạn cần làm là triển khai quy trình mua hàng Kiu ERP.  Nắm rõ những mặt hàng đã được mua sẽ là cơ sở để bạn dự báo cũng như kiểm soát việc giao nhận hàng.

Cấu hình

Cài đặt ứng dụng Mua hàng và Hàng tồn kho

(a)

Trước tiên, hãy cài đặt ứng dụng Mua hàng từ mô-đun Ứng dụng. Nhờ cài đặt ứng dụng Mua hàng, ứng dụng Hàng tồn kho cũng sẽ được tự động cài đặt.

Nhập sản phẩm

Sau đó, bạn cần phải nhập các mặt hàng sản phẩm bạn muốn mua. Hãy vào ứng dụng Mua hàng, chọn Mua hàng ‣ Sản phẩm, và nhấp vào Tạo.

(a)

Khi tạo sản phẩm, chú ý đến trường Loại sản phẩm, vì trường này rất quan trọng:

• Có thể lưu trữ & Có thể tiêu dùng: Những loại sản phẩm sẽ được nhập kho
• Dịch vụ & Sản phẩm kỹ thuật số (chỉ khi cài đặt ứng dụng Thương mại điện tử). Hệ thống không thể kiểm soát được việc bạn đã nhận được những sản phẩm này hay chưa

Mẹo

Chúng tôi khuyên bạn tạo ra một mục sản phẩm Khác cho tất cả những sản phẩm hàng hóa mua không thường xuyên hay những sản phẩm bạn không có nhu cầu quản lý lưu trữ hoặc quản lý số liệu mua/bán hàng. Nếu bạn tạo ra một mục sản phẩm như vậy, bạn nên thiết lập trường sản phẩm này là Dịch vụ.

Quản lý tiếp nhận hàng hóa

Mua hàng

Từ ứng dụng mua hàng, tạo một đơn đặt hàng với một số mặt hàng. Nếu nhà cung cấp gửi cho bạn một đơn hàng hay một báo giá, đặt tham chiếu của đơn hàng hoặc báo giá đó trong trường Tham chiếu nhà cung cấp. Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng kết hợp với các lệnh giao hàng sau này (vì đơn giao hàng có thể sẽ bao gồm số Tham chiếu nhà cung cấp của đơn hàng).

(a)

Lưu ý

Xem tài liệu Từ đơn đặt hàng đến nhận hóa đơn và nhận hàng để có một cái nhìn tổng quát về quy trình mua hàng.

Nhận hàng

Nếu bạn mua hàng hóa vật chất (sản phẩm có thể lưu trữ hoặc tiêu dùng), bạn có thể nhận được những sản phẩm này từ các ứng dụng Hàng tồn kho. Từ bảng điều khiển Hàng tồn kho, bạn sẽ thấy một nút X (số lượng) hàng chờ nhận, trong mục nhận hàng của kho hàng liên quan.

Nhấp chuột vào nút này để truy cập vào một danh sách các đơn hàng đang chờ nhận hàng của kho này.

(a)

Nếu bạn có rất nhiều đơn hàng đang chờ, bạn có thể sử dụng thanh lọc để tìm kiếm đơn hàng dựa trên Nhà cung cấp (hay còn gọi là Đối tác trong Kiu ERP), sản phẩm hoặc chứng từ gốc (chứng từ gốc chính là tham chiếu của đơn đặt hàng của bạn). Bạn có thể mở đơn hàng phù hợp với các đơn giao hàng nhận được và xử lý tất cả các mặt hàng ghi trong đó.

(a)

Bạn có thể xác nhận toàn bộ mặt hàng trong cùng một đơn hàng cùng một lúc bằng cách nhấn vào nút Xác nhận hoặc bạn cũng có thể kiểm soát từng sản phẩm một bằng cách tự thay đổi số lượng hoàn thành (số lượng hàng thực nhận) một cách thủ công. Khi dòng chi tiết mặt hàng hiển thị màu xanh lá cây đồng nghĩa với việc số lượng thực nhận đã trùng khớp với số hàng đặt dự kiến sẽ nhận được.

Lưu ý

Nếu bạn nhận hàng làm nhiều đợt, bạn không thể thiết lập một số tổng hàng đã được giao, thay vào đó bạn phải cung cấp số lượng hoàn thành của từng đợt để có thể ghi nhận toàn bộ số lượng hàng đã nhận.

Khi xác nhận hàng, nếu hàng nhận được ít hơn hàng đặt ban đầu, Kiu ERP sẽ yêu cầu bạn xác nhận việc tạo Đơn hàng còn tồn (Backorder).

(a)

Nếu bạn có kế hoạch nhận những sản phẩm còn lại trong tương lai, chọn Tạo Đơn hàng còn tồn (Create Backorder). Kiu ERP sẽ tạo ra một đơn hàng mới cho các sản phẩm đang chờ. Nếu bạn chọn Không tạo Đơn hàng tồn (No Backorder), đơn hàng đó sẽ được coi là đã hoàn thành.