Làm thế nào để quản lý hóa đơn nhà cung cấp?
Ứng dụng Mua hàng cho phép bạn quản lý tất cả các đơn đặt hàng, sản phẩm đầu vào, và hóa đơn nhà cung cấp của bạn, một cách liên tục tại cùng một nơi.
Nếu bạn muốn thiết lập một quy trình kiểm soát hóa đơn nhà cung cấp, điều đầu tiên bạn cần phải có là dữ liệu mua hàng trong Kiu ERP. Nắm được những hàng hóa đã mua và đã nhận là bước đầu tiên giúp bạn hiểu được quy trình quản lý mua hàng.
Dưới đây là quy trình làm việc chuẩn trong Kiu ERP:
- Bạn bắt đầu với một Yêu cầu báo giá gửi cho các nhà cung cấp của bạn
- Một khi nhà cung cấp đã chấp nhận Yêu cầu báo giá, yêu cầu báo giá này sẽ được xác nhận thành Đơn đặt hàng.
- Sau khi đơn đặt hàng được xác nhận, một lô hàng nhận sẽ được gửi tới nếu hàng hóa bạn đặt mua là sản phẩm có thể lưu trữ.
- Khi nhận được Hóa đơn nhà cung cấp từ nhà cung cấp của bạn, hãy xác nhận hóa đơn đó với hàng hóa đã nhận được ở bước trên để đảm bảo chính xác.
Quá trình này có thể được thực hiện bởi ba người khác nhau hoặc chỉ cùng một người trong công ty bạn.
Cấu Hình
Cài đặt ứng dụng Mua hàng và Hàng tồn kho
Từ Ứng Dụng,tìm kiếm và cài đặt mô-đun Mua hàng. Do đặc tính liên kết, việc cài đặt Mua hàng sẽ tự động cài đặt các ứng dụng Hàng tồn kho và Kế toán.
Tạo sản phẩm
Tạo sản phẩm ở Kiu ERP là điều cần thiết cho việc mua hàng nhanh chóng và hiệu quả. Bạn chỉ cần đến Sản phẩm dưới menu Mua hàng, và bấm vào tạo.
(a)
Khi tạo sản phẩm, chú ý đến trường Loại sản phẩm, vì trường này rất quan trọng:
- Sản phẩm được thiết lập là Sản phẩn có thể lưu trữ hoặc Sản phẩm tiêu dùng sẽ cho phép bạn theo dõi mức tồn kho của sản phẩm. Lựa chọn hai loại sản phầm này sẽ giúp bạn quản lý lưu trữ và tiếp nhận sản phẩm.
- Ngược lại, các sản phẩm được thiết lập như là Dịch vụ hoặc Sản phẩm kỹ thuật số sẽ không được quản lý lưu trữ, đơn giản là vì trên thực tế đây là loại sản phẩm không có hàng hóa tồn kho để quản lý. Bạn sẽ không nhận được sản phẩm nếu lựa chọn những loại sản phẩm này.
Mẹo
Chúng tôi khuyên bạn tạo ra một mục sản phẩm Khác cho tất cả những sản phẩm hàng hóa mua không thường xuyên và không yêu cầu định giá hoặc quản lý hàng tồn kho. Nếu bạn tạo ra một mục sản phẩm như vậy, bạn nên thiết lập loại sản phẩm đó vào mục Dịch vụ.
Quản lý Hóa đơn Nhà cung cấp của bạn
Mua sản phẩm hoặc dịch vụ
Từ ứng dụng Mua hàng, bạn có thể tạo ra một đơn đặt hàng với số lượng sản phẩm bạn mong muốn. Nếu nhà cung cấp gửi cho bạn một thư xác nhận hoặc báo giá cho đơn đặt hàng đó, bạn có thể ghi lại số tham chiếu đơn hàng trong mục Tham chiếu nhà cung cấp. Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng kết nối Đơn đặt hàng với hóa đơn của nhà cung cấp sau này (vì hóa đơn nhà cung cấp rất có thể sẽ bao gồm số Tham chiếu nhà cung cấp).
(a)
Xác nhận đơn đặt hàng và nhận hàng từ ứng dụng Hàng Tồn Kho.
Nhận Sản phẩm
Để quản lý việc kiểm kê các hàng hóa có thể lưu trữ bạn đã mua, bạn sẽ cần phải nhận hàng từ ứng dụng Hàng tồn kho sau khi đã xác nhận Đơn đặt hàng. Từ bảng điều khiển hàng tồn kho, bạn sẽ thấy một nút bấm liên kết trực tiếp đến vận chuyển sản phẩm. Nút này được đóng khung trong màu đỏ bên dưới:
(a)
Nhấp vào nút bấm này sẽ đưa bạn đến một danh sách tất cả các đơn đặt hàng đang chờ để được nhận.
(a)
Nếu bạn có rất nhiều đơn đặt hàng đang chờ, áp dụng bộ lọc bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm ở phía trên bên phải. Với thanh tìm kiếm này, bạn có thể lọc dựa trên tên Nhà cung cấp (Đối tác), sản phẩm, hoặc chứng từ gốc, hay còn được gọi là tài liệu tham chiếu của các đơn đặt hàng. Bạn cũng có thể nhóm các đơn đặt hàng theo các tiêu chí khác nhau dưới nút Nhóm theo. Chọn một mục từ danh sách này sẽ mở ra một màn hình danh sách các hàng nhận như dưới đây.
(a)
Việc mua các sản phẩm là dịch vụ sẽ không kích hoạt lệnh giao hàng.
Quản lý Hóa đơn Nhà cung cấp
Khi bạn nhận được một Hóa đơn Nhà cung cấp cho hàng bạn đã mua trước đó, hãy chắc chắn là bạn sẽ ghi lại nó trong ứng dụng Mua hàng dưới menu Điều khiển. Bạn cần tạo một hóa đơn nhà cung cấp mới ngay cả khi bạn đã đăng ký một đơn mua hàng.
(a)
Điều đầu tiên bạn cần phải làm khi tạo một Hóa đơn Nhà cung cấp là chọn nhà cung cấp thích hợp vì việc này cũng sẽ kéo theo những thông tin kế toán hoặc bảng giá có liên quan. Từ đó, bạn có thể chọn để chỉ định bất kỳ một hoặc nhiều đơn đặt hàng để đặt vào Hóa đơn Nhà cung cấp. Khi bạn chọn một Đơn mua hàng từ danh sách, Kiu ERP sẽ lấy các sản phẩm chưa được lập hóa đơn liên quan đến Đơn đặt hàng đó và tự động điền những thông tin dưới đây. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm Hóa đơn Nhà cung cấp thích hợp, bạn có thể tìm kiếm thông qua danh sách bằng cách nhập số tham chiếu nhà cung cấp hoặc số đơn đặt hàng nội bộ của bạn.
(a)
Trong khi hóa đơn còn ở dạng bản dự thảo, bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào mà bạn cần (ví dụ như bỏ hoặc thêm dòng sản phẩm, thay đổi số lượng, thay đổi giá).Lưu ý
Nhà cung cấp có thể gửi cho bạn vài hóa đơn cho một Đơn đặt hàng nếu:
1. Hàng bạn đặt hiện đã hết hàng và nhà cung cấp sẽ gửi bạn hóa đơn ngay trong từng lần chuyển hàng.
2. Nhà cung cấp sẽ gửi cho bạn một hóa đơn từng phần hoặc yêu cầu tiền đặt cọc.Mỗi lần bạn ghi lại một hóa đơn nhà cung cấp mới, Kiu ERP sẽ tự động điền số lượng sản phẩm dựa trên những gì đã nhận được từ nhà cung cấp. Nếu giá trị này bằng 0 có nghĩa là bạn chưa nhận được sản phẩm và sẽ đóng vai trò đơn giản như một lời nhắc nhở rằng sản phẩm này chưa nhận được và bạn sẽ phải liên hệ lại với nhà cung cấp. Tại bất kỳ thời điểm nào, trước khi bạn xác nhận các Hóa đơn Nhà cung cấp, bạn có thể ghi đè lên số lượng 0 này.
Đối chiếu Hóa đơn Nhà cung cấp
Phải làm gì nếu hóa đơn nhà cung cấp không khớp với sản phẩm bạn nhận được?
Nếu hóa đơn bạn nhận được từ nhà cung cấp có số lượng khác so với số lượng Kiu ERP tự động điền, nguyên do có thể là một trong những điều sau:
- Nhà cung cấp đã nhầm lẫn tính phí cho sản phẩm và/hoặc dịch vụ mà bạn không yêu cầu,
- Nhà cung cấp gửi hóa đơn cho sản phẩm mà bạn có thể chưa nhận được do việc kiểm soát ghi hóa đơn có thể được dựa trên số lượng hàng đặt, hoặc hàng đã nhận được,
- Nhà cung cấp không lập hóa đơn cho các sản phẩm đã mua trước đó.
Trong những trường hợp này bạn nên xác minh hóa đơn đó, và bất kỳ đơn đặt hàng nào liên quan đến nhà cung cấp này, có chính xác hay không, đảm bảo rằng bạn nắm rõ hàng bạn đã đặt cũng như đã nhận được.
Nếu bạn không thể tìm thấy đơn đặt hàng liên quan đến hóa đơn nhà cung cấp, điều này có thể là do một trong những nguyên nhân sau:
- Nhà cung cấp đã xuất hoá đơn cho đơn đặt hàng của bạn, nên đơn đặt hàng không xuất hiện trong phần lựa chọn,
- Một người nào đó trong công ty quên ghi lại đơn đặt hàng cho nhà cung cấp này,
- Nhà cung cấp đã gửi hoá đơn cho những hàng hóa bạn không đặt mua.
Số lượng hàng được quản lý như thế nào?
Theo mặc định, dịch vụ được quản lý dựa trên số lượng đặt hàng, trong khi sản phẩm có thể lưu trữ và hàng tiêu dùng lại được quản lý dựa trên số lượng nhận được.
Nếu bạn cần quản lý các sản phẩm dựa trên số lượng đặt hàng, không phải số lượng nhận được, bạn cần phải là thành viên trong nhóm Quản lý Mua hàng. Hãy yêu cầu quản trị viên hệ thống của bạn cho phép truy cập bằng cách vào Cài đặt ‣ Người dùng ‣ Người dùng ‣ Quyền truy cập. Khi bạn đã là thành viên trong nhóm, bạn có thể chọn (các) sản phẩm hàng hóa mà bạn muốn chỉnh sửa, và bạn sẽ thấy một trường mới xuất hiện, tên là Quản lý hóa đơn mua hàng.
Sau đó bạn có thể thay đổi phương pháp quản lý mặc định cho các sản phẩm được chọn lựa dựa trên một trong hai lựa chọn:
- Số lượng hàng đã đặt
- hoặc Số lượng hàng đã nhận được
Xuất hóa đơn hàng loạt
Khi tạo một hóa đơn nhà cung cấp và lựa chọn đơn đặt hàng phù hợp, bạn có thể tiếp tục lựa chọn các đơn hàng bổ sung và Kiu ERP sẽ thêm các dòng bổ sung từ đơn đặt hàng đó. Nếu bạn không xóa những dòng thông tin trước đó từ đơn hàng đầu tiên, hóa đơn sẽ được tự động liên kết với tất cả các đơn đặt hàng phù hợp (đơn hàng đầu tiên và đơn hàng bổ sung).
