Làm thế nào để quản lý tài khoản ngân hàng ngoại tệ?
Trong Kiu ERP, mọi giao dịch được ghi nhận theo đơn vị tiền tệ được thiết lập mặc định của công ty. Tất cả báo cáo đều dựa trên đơn vị tiền tệ của công ty. Tuy nhiên, đối với những giao dịch bằng ngoại tệ, Kiu ERP ghi nhận cả giá trị theo đồng tiền đăng kí của công ty và giá trị theo đồng tiền trong giao dịch.
Khi công ty có tài khoản tiền ngoại tệ ở ngân hàng, đối với mỗi giao dịch, Kiu ERP sẽ lưu trữ hai giá trị:
- Ghi nợ / ghi có theo đồng tiền đăng kí của công ty
- Ghi nợ / ghi có theo đồng tiền trong tài khoản ngân hàng
Tỷ giá tiền tệ được cập nhật tự động theo tỷ giá công bố của Ngân hàng Ngoại thương Việt nam.
Mục lục
Thiết lập cấu hình
Kích hoạt tính năng đa tiền tệ
Để cho phép công ty của bạn làm việc được với nhiều đồng tiền của các quốc gia, bạn cần kích hoạt chế độ đa tiền tệ. Trong ứng dụng kế toán, bạn hãy vào Thiết lập cấu hình ‣ Cài đặt ‣ Tính năng Kế toán – Tài chính, đánh dấu chọn ô Cho phép đa tiền tệ. Tiếp đó, cung cấp tài khoản Chênh lệch tỉ giá, và nhấp Áp dụng.
Thiết lập cấu hình tiền tệ
Mặc dù Kiu ERP được cấu hình để hỗ trợ nhiều đồng tiền khác nhau, bạn chỉ nên kích hoạt một số đồng tiền bạn dự tính sẽ sử dụng. Để thực hiện, hãy vào Thiết lập cấu hình ‣ Tiền tệ. Tất cả đồng tiền các quốc gia đều mặc định có sẵn, bạn hãy kích hoạt những đồng tiền bạn muốn được hỗ trợ. (để kích hoạt một đơn vị tiền tệ, bạn hãy đánh dấu vào ô đơn vị tiền tệ đó)
Sau khi kích hoạt đơn vị tiền tệ, bạn có thể thiết lập cấu hình các thông số để tự động cập nhật tỷ giá ngoại tệ. Các tùy chọn này cũng có trong phần cài đặt của ứng dụng Kế toán, ở dưới cùng của trang:
(a)
Hãy nhấp vào đường dẫn Cập nhật ngay để cập nhật tỷ giá tiền tệ hiện tại.
Tạo một tài khoản ngân hàng mới
Trong ứng dụng kế toán, trước tiên hãy vào Thiết lập cấu hình ‣ Kế toán / Tài khoản ngân hàng, rồi tạo một tài khoản mới.
(a)
Một khi đã lưu tài khoản ngân hàng này, Kiu ERP sẽ tạo tất cả các tài liệu cho bạn:
- Một tài khoản trên Bảng cân đối thử
- Một sổ nhật ký kế toán trên bảng điều khiển
- Thông tin về tài khoản ngân hàng ở phần dưới hoá đơn nếu đánh dấu vào ô Hiển thị ở phần dưới hóa đơn.
Ví dụ: Hóa đơn nhà cung cấp bằng ngoại tệ
Giả sử chúng ta nhận được hóa đơn sau đây từ một nhà cung cấp ở Trung Quốc.
Trong mục Mua hàng ‣ Hóa đơn nhà cung cấp , đây là những gì bạn có thể thấy:
(a)
Khi đã sẵn sàng thanh toán hóa đơn này, bạn hãy bấm vào nút đăng ký thanh toán trên mục hóa đơn để ghi lại khoản thanh toán.
(a)
Đó là tất cả những gì bạn thực hiện. Kiu ERP sẽ tự động ghi nhận khoản lãi lỗ do chênh lệch tỉ giá ở phần đối soát giữa thanh toán và hoá đơn, tuỳ vào việc tỷ giá hối đoái tăng hay giảm giữa ngày hoá đơn và ngày thanh toán.
Lưu ý bạn có thể phải thanh toán một hóa đơn nước ngoài với đơn vị tiền tệ khác. Trong trường hợp này, Kiu ERP sẽ tự động quy đổi giữa hai đơn vị tiền tệ.
Báo cáo Khách hàng
Báo cáo Khách hàng và nhà cung cấp được quản lý theo đơn vị tiền tệ trong hóa đơn. Vì vậy, tổng số tiền đến hạn thanh toán của khách hàng (cũng như các khoản phải thanh toán cho nhà cung cấp đến hạn) luôn luôn được hiển thị theo đơn vị tiền trong hóa đơn.
Nếu bạn có một số hoá đơn với các đơn vị tiền khác nhau đối với cùng một khách hàng, Kiu ERP sẽ chia báo cáo khách hàng theo từng đồng tiền, như thể hiện trong báo cáo dưới đây.
(a)
Trong báo cáo trên, khoản phải thu liên quan đến Camptocamp không được quản lý theo bất kỳ loại tiền tệ nào khác, có nghĩa là mọi giao dịch đều được hiển thị trên báo cáo theo đồng tiền ghi trên hóa đơn. Nếu bạn muốn, bạn có thể thiết lập tài khoản phải thu của khách hàng này theo đồng tiền thứ hai và các khoản nợ từ khách hàng này sẽ được tự động quy đổi theo đơn vị tiền tệ này.
Trong những trường hợp như vậy, báo cáo khách hàng (đồng thời cũng là thư nhắc nợ) luôn luôn chỉ hiển thị loại tiền vừa thiết lập. Nhìn chung, đây không phải là điều khách hàng mong đợi vì khách hàng thường muốn nhìn thấy khoản tiền bằng đơn vị tiền tệ ghi trong hoá đơn mà họ nhận được.
