Làm thế nào để tạo bản báo giá đầu tiên?
Mục lục
Tổng quan
Bản báo giá là văn bản được gửi cho khách hàng để cung cấp một chi phí ước tính cho một chuỗi hàng hoá, dịch vụ cụ thể. Các khách hàng có thể chấp nhận bản báo giá (trong trường hợp đó người bán sẽ phải tạo đơn đặt hàng) hoặc là từ chối nó.
Ví dụ, công ty tôi bán các sản phẩm điện tử và khách hàng Agrolait muốn mua 3 chiếc iPad cho hoạt động của họ. Tôi muốn gửi cho họ một bản báo giá iPad với giá bán 320 USD một chiếc và chiết khấu 5%.
Phần này sẽ cho bạn biết cách tiến hành như thế nào.
Cấu hình
Cài đặt mô-đun Quản lý Bán hàng (Sales Management)
Để có thể đưa ra bản báo giá đầu tiên, bạn sẽ cần phải cài đặt mô-đun Quản lý Bán hàng từ các mô-đun ứng dụng trong hệ thống quản trị của Kiu ERP.
(a)
Cho phép chiết khấu trên chi tiết đơn hàng
Cho phép giảm giá trong bản báo giá là một phương pháp bán hàng phổ biến để tăng cơ hội biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn chiết khấu 5% cho Agrolait so với giá bán. Để kích hoạt tính năng này, vào ứng dụng Bán hàng (Sales) chọn Cấu hình (Configuration) ‣ Cài đặt (Settings) và, ở trong mục Báo giá và Bán hàng (Quotations and Sales), đánh dấu vào Chiết khấu trên chi tiết đơn hàng (Allow discounts on the sales order line) (xem hình bên dưới) và lưu thay đổi.
(a)
Tạo Bản báo giá
Để tạo bản báo giá đầu tiên, mở Bán hàng (Sales) ‣ Báo giá (Quotations) và chọn Tạo (Create). Sau đó, hoàn thành bản báo giá của bạn như sau:
Khách hàng và Sản phẩm
Các yếu tố cơ bản được đưa vào bất kỳ bản báo giá nào là khách hàng (người mà sẽ nhận bản báo giá của bạn) và các sản phẩm bạn muốn bán. Từ mục xem bản báo giá, lựa chọn khách hàng bạn muốn từ danh sách thả xuống Khách hàng (Customer) và trong phần Chi tiết đơn hàng (Order lines), hãy chọn Điền thông tin (Add an item) và chọn sản phẩm. Đừng quên nhập tay số lượng sản phẩm trong phần Số lượng (Ordered Quantity) và chiết khấu nếu có.
(a)
Nếu bạn không có bất kỳ khách hàng hoặc sản phẩm nào được ghi trên hệ thống Kiu ERP, bạn có thể tạo chúng trực tiếp từ bản báo giá của bạn:
- Để thêm một khách hàng mới, nhấn vào phần bảng chọn Khách hàng (Customer) và chọn Tạo và chỉnh sửa (Create and edit). Trong cửa sổ mới này, bạn sẽ có thể ghi lại tất cả các chi tiết của khách hàng, chẳng hạn như địa chỉ, trang web, số điện thoại và người liên hệ.
- Để thêm một sản phẩm mới, trong phần Chi tiết đơn hàng (Order line), nhấn vào mục Điền sản phẩm và sau đó nhấn vào Tạo và chỉnh sửa (Create and edit) từ danh sách thả. Bạn sẽ có thể ghi lại thông tin sản phẩm của bạn (loại sản phẩm, chi phí, giá bán, điều khoản hóa đơn, vv) kèm theo một bức ảnh.
Thuế
Để thống kê thuế, đơn giản là chỉ cần vào mục thuế của mỗi dòng sản phẩm và nhấn vào Tạo và chỉnh sửa (Create and edit). Điền vào các thông tin chi tiết (ví dụ như nếu bạn phải chịu 21% thuế trên doanh số bán hàng của bạn, chỉ cần điền vào đúng số phần trăm) và lưu.
(a)
Các Điều Khoản và Điều kiện
Bạn có thể chọn ngày hết hạn của bản báo giá của bạn và thêm trực tiếp các điều khoản và điều kiện của công ty bạn vào bản báo giá (xem hình bên dưới).
(a)
Duyệt trước và gửi bản báo giá
Nếu bạn muốn xem bản báo giá của bạn trông như thế nào trước khi gửi đi, bấm vào nút Print (góc trên bên trái). Bạn sẽ thấy một bản PDF có thể in với tất cả các chi tiết trong bản báo giá.
(a)Mẹo
Bạn có thể cập nhật thông tin chi tiết của công ty bạn (địa chỉ, trang web, logo, vv) trên bản báo giá bằng cách vào Cài đặt (Settings) trên bộ chuyển đổi ứng dụng, và chọn theo đường dẫn Cài đặt (Settings) ‣ Cài đặt chung (General setting) ‣ Cấu hình dữ liệu (Configure company data).Nhấn chuột vào Gửi qua email (Send by email) để hệ thống tự động gửi một email có đính kèm bản báo giá đến khách hàng của bạn. Bạn có thể điều chỉnh nội dung email trước khi gửi đi và thậm chí có thể lưu nó như là một bản mẫu nếu bạn muốn tái sử dụng sau này.
(a)
