Làm thế nào dể quản lý tài khoản ngân hàng ngoại tệ?
Trong Kiu ERP, mọi giao dịch được ghi lại theo đơn vị tiền tệ được cài đặt mặc định của công ty. Tất cả báo cáo đều dựa trên đơn vị tiền của công ty. Nhưng đối những giao dịch bằng ngoại tệ, Kiu ERP lưu trữ cả giá trị theo đồng tiền đăng kí công ty và giá trị theo đồng tiền trong giao dịch.
Khi bạn có một tài khoản tiền ngoại tệ ở ngân hàng, đối với mỗi giao dịch, Kiu ERP sẽ lưu trữ hai giá trị:
- Ghi nợ / ghi có theo đồng tiền đăng kí của công ty
- Ghi nợ / ghi có theo đồng tiền trong tài khoản ngân hàng
Tỷ giá tiền tệ được cập nhật tự động sử dụng yahoo.com, hoặc dịch vụ trang web của Ngân Hàng Trung Ương Châu Âu.
Cấu hình
Kích hoạt tính năng đa tiền tệ
Để cho phép công ty của bạn làm việc được với nhiều đồng tiền của các quốc gia, bạn cần kích hoạt chế độ đa tiền tệ. Trong ứng dụng kế toán, bạn hãy vào Cấu hình ‣ Cài đặt ‣ Tính năng Kế toán – Tài chính, đảm bảo ô Cho phép đa tiền tệ đã được đánh dấu tích. Tiếp đó, cung cấp một tài khoản Chênh lệch tỉ giá, rồi nhấp Áp dụng.
Cấu hình tiền tệ
Mặc dù Kiu ERP được cấu hình để hỗ trợ nhiều đồng tiền khác nhau, bạn chỉ nên kích hoạt một số đồng tiền bạn dự tính sẽ sử dụng. Để làm được điều này, hãy vào Cấu hình ‣ Tiền tệ. Tất cả đồng tiền các nước đã được tạo ra theo mặc định, bạn hãy kích hoạt những đồng tiền bạn muốn được hỗ trợ. (để kích hoạt một đơn vị tiền tệ, bạn hãy đánh dấu vào ô đơn vị tiền tệ đó)
Sau khi kích hoạt đơn vị tiền tệ, bạn có thể lập cấu hình các thông số để tự động cập nhật tỷ giá ngoại tệ. Các tùy chọn này cũng có trong phần cài đặt của ứng dụng Kế toán, ở dưới cùng của trang:
(a)
Hãy nhấp vào đường dẫn Cập nhật ngay để cập nhật tỷ giá tiền tệ hiện tại.
Tạo một tài khoản ngân hàng mới
Trong ứng dụng kế toán, trước tiên hãy vào Cấu hình ‣ Kế toán / Tài khoản ngân hàng, rồi tạo một tài khoản mới.
(a)
Một khi đã lưu tài khoản ngân hàng này, Kiu ERP sẽ tạo tất cả các tài liệu cho bạn:
· Bảng cân đối tài khoản
· Nhật ký trên bảng điều khiển
· Thông tin về tài khoản ngân hàng ở phần dưới hoá đơn nếu đánh dấu vào ô Hiển thị ở phần dưới hóa đơn.
Ví dụ: Một hóa đơn nhà cung cấp bằng ngoại tệ
Dựa vào ví dụ trên, chúng ta hãy giả sử nhận được hóa đơn sau đây từ một nhà cung cấp ở Trung Quốc.
Trong mục Mua hàng ‣ Hóa đơn nhà cung cấp , đây là những gì bạn có thể thấy:
(a)
Một khi bạn đã sẵn sàng thanh toán hóa đơn này, hãy bấm vào đăng ký thanh toán trên hóa đơn để ghi lại khoản thanh toán.
(a)
Đó là tất cả những gì các bạn phải làm. Kiu ERP sẽ tự động ghi nhận khoản lãi lỗ do chênh lệch tỉ giá ở phần đối soát giữa thanh toán và hoá đơn, tuỳ vào việc tỷ giá hối đoái tăng hay giảm giữa ngày hoá đơn và ngày thanh toán.
Lưu ý rằng bạn có thể phải thanh toán một hóa đơn nước ngoài với đơn vị tiền khác. Trong trường hợp này, Kiu ERP sẽ tự động chuyển đổi giữa hai đơn vị tiền tệ.
Báo Cáo Khách Hàng
Báo cáo Khách hàng và nhà cung cấp được quản lý theo đơn vị tiền tệ trong hóa đơn. Vì vậy, tổng số tiền đến hạn thanh toán của khách hàng của bạn (cũng như các khoản phải thanh toán cho nhà cung cấp đến hạn) luôn luôn được hiển thị theo đơn vị tiền trong hóa đơn.
Nếu bạn có một số hoá đơn với các đơn vị tiền khác nhau đối với cùng một khách hàng, Kiu ERP sẽ chia báo cáo khách hàng theo từng đồng tiền, như thể hiện trong báo cáo dưới đây.
(a)
Trong báo cáo trên, khoản phải thu liên quan đến Camptocamp không được quản lý theo đồng tiền thứ hai, có nghĩa là mọi giao dịch được để theo đồng tiền ghi trong hóa đơn. Nếu bạn muốn, bạn có thể thiết lập tài khoản phải thu của khách hàng này theo đồng tiền thứ hai và các khoản nợ từ khách hàng này sẽ được tự động chuyển đổi theo đơn vị tiền tệ này.
Trong những trường hợp như vậy, báo cáo khách hàng luôn luôn chỉ hiển thị một loại tiền. Nhùn chung, đây không phải là điều khách hàng mong đợi vì khách hàng thường muốn nhìn thấy khoản tiền bằng đơn tiền tệ ghi trong hoá đơn mà họ nhận được.
