Lập kế hoạch và theo dõi công việc của nhân viên

Theo dõi và lập kế hoạch công việc cho nhân viên là một trong những thách thức lớn khi bạn phải quản lý nhiều người. Nhưng với sự hỗ trợ của Dự án trong Kiu ERP, bạn có thể xử lý việc đó chỉ trong một vài cú nhấp chuột.

Cấu hình

Cấu hình duy nhất bạn cần cài đặt là mô-đun Quản lý Dự án. Để cài đặt mô-đun này, hãy vào mô-đun ứng dụng, tìm kiếm dự án và nhấn Cài đặt

(a)

Nếu bạn muốn quản lý thời gian, hãy kích hoạt bảng chấm công theo hạng mục công việc. Tại ứng dụng Dự án, vào Cấu hình > Cài đặt. Sau đó, tích chọn Quản lý thời gian theo hạng mục công việc trong mục Ước tính thời gian làm việc. Đừng quên áp dụng lựa chọn bạn vừa thực hiện.

(a)

Tính năng này sẽ tạo thanh tiến độ thời gian trong định dạng Biểu mẫu của mỗi hạng mục công việc. Mỗi lần nhân viên bán hàng thêm thời gian làm việc vào bảng chấm công thì thanh tiến độ này sẽ cập nhật dựa trên thời gian trong kế hoạch ban đầu.

(a)

Quản lý công việc qua các khung định dạng

Bạn có thể có góc nhìn tổng quan về các hạng mục công việc khác nhau nhờ những khung định dạng sẵn có trong Kiu ERP. Có ba định dạng chính giúp bạn lập kế hoạch và theo dõi công việc của nhân viên: định dạng Kanban, định dạng Danh sách (sử dụng bảng chấm công) và định dạng Lịch.

Hãy tạo và chỉnh sửa hạng mục công việc để hoàn thiện quy trình. Đừng quên điền tên nhân viên chịu trách nhiệm và thời gian ước tính nếu có.

Làm quen với định dạng Kanban

Định dạng Kanban được chia thành nhiều giai đoạn khác nhau. Định dạng này giúp bạn có góc nhìn cụ thể về từng công việc trong từng giai đoạn và nhận biết mức độ ưu tiên của công việc.

Định dạng Kanban là định dạng mặc định khi dự án được mở ra. Nếu bạn đang ở định dạng khác, bạn có thể quay trở lại với Kanban bất cứ lúc nào bằng cách nhấn chuột vào biểu tượng định dạng Kanban ở góc phải phía trên màn hình.

Bổ sung/Sắp xếp lại giai đoạn của dự án

Bạn có thể dễ dạng điều chỉnh dự án phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình bằng cách tạo thêm các cột mới. Từ định dạng Kanban của dự án, bạn có thể bổ sung giai đoạn bằng cách nhấn vào Điền thông tin (xem hình bên dưới). Nếu muốn sắp xếp lại thứ tự các giai đoạn, bạn chỉ cần kéo và thả cột bạn muốn vào vị trí phù hợp. Bạn cũng có thể thu gọn hoặc mở giai đoạn bằng cách nhấn vào biểu tượng hình bánh răng ở giai đoạn bạn muốn.

(a)

Mẹo

Hãy tạo mỗi cột tương ứng

với một giai đoạn trong quá trình làm việc. Ví dụ, một dự án phát triển có thể gồm các giai đoạn sau: Phân tích thông số, Phát triển, Kiểm nghiệm và Hoàn

thiện.

Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

Tại mỗi cột, bạn có thể sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên. Công việc có mức ưu tiên cao hơn sẽ tự động được chuyển lên đầu cột. Từ định dạng Kanban, nhấn chọn ngôi sao ở góc trái phía dưới công việc để đánh dấu mức ưu tiên cao. Đối với những công việc không được đánh dấu sao, Kiu ERP sẽ tự động phân loại chúng theo hạn chót.

Hãy lưu ý rằng ngày hạn chót sẽ hiển thị với màu đỏ (cả ở định dạng Danh sách). Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của nhiều công việc.

(a)

Mẹo

Bạn có thể lọc công việc nhờ bảng chọn lọc.

Theo dõi tiến độ công việc bằng định dạng

Danh sách

Nếu bạn kích hoạt Quản lý thời gian theo hạng mục công việc, nhân viên sẽ nhập công việc và thời gian thực hiện việc đó vào hạng mục công việc trong phần Bảng chấm công. Những thông tin này sẽ được cập nhật vào thanh Tiến độ thời gian.

(a)

Với vai trò Quản lý, bạn dễ dàng xem được thời gian nhân viên dành cho công việc bằng định dạng Danh sách. Để làm vậy, hãy mở dự án bạn muốn và nhấn vào biểu tượng định dạng Danh sách (xem hình bên dưới). Cột cuối cùng sẽ hiển thị tiến độ của mỗi hạng mục công việc.

(a)

Theo dõi hạn chót bằng định dạng Lịch

Nếu bạn gán hạn chót vào công việc, hạn chót sẽ xuất hiện trong định dạng Lịch. Nếu bạn là Quản lý, định dạng này sẽ giúp bạn theo dõi tất cả hạn chót chỉ trong một cửa sổ.

(a)

Toàn bộ công việc sẽ được đánh dấu bằng màu tương ứng với màu của nhân viên được giao việc đó. Bạn có thể dễ dàng lọc hạn chót theo tên nhân viên bằng cách tích

chọn ở bên phải định dạng Lịch.

Mẹo

Bạn có thể thay đổi hạn chót ở định dạng Lịch bằng cách kéo và thả công việc sang ngày khác.

Xem

thêm

• Thiết lập và cấu hình dự án
• Dự kiến công việc