Người mua trả tiền trước: Làm thế nào để tự động hóa chúng?

Người mua trả tiền trước/ Doanh thu nhận trước là một khoản thanh toán trước được ghi trong bảng cân đối kế toán của người nhận như một khoản nợ cho đến khi dịch vụ được cung cấp hoặc sản phẩm được giao. Người mua trả tiền trước là khoản nợ vì nó liên quan đến doanh thu chưa thực hiện nhưng nó đại diện cho sản phẩm/ dịch vụ còn nợ khách hàng. Khi các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, doanh thu được ghi nhận và hiển thị trong báo cáo kết quả kinh doanh.

Ví dụ: Giả sử bạn bán hợp đồng hỗ trợ 2 năm với giá 24000 USD bắt đầu từ tháng tới trong khoảng thời gian 24 tháng. Khi xác nhận hóa đơn cho khách hàng, khoản tiền 24000 USD sẽ được ghi nhận là khoản người mua trả trước. Điều này là vì khoản tiền 24000 USD bạn nhận được chứ chưa kiếm được.

Trong vòng 24 tháng, bạn sẽ giảm khoản người mua trả trước đi 1000 USD ($24,000/24) hàng tháng và ghi khoản đó thành doanh thu.

Cấu hình

Cài đặt mô-đun

Để tự động hóa ghi nhận khoản tiền người mua trả trước, đến menu cài đặt trong ứng dụng Kế toán ‣ Cấu hình và kích hoạt tùy chọn Quản lí tài sản & Ghi nhận doanh thu. Đây là bước cài đặt mô-đun Quản lí Ghi nhận Doanh thu.

Lưu ý

Trong một số phiên bản Kiu ERP 9, ngoài việc chọn tùy chọn này, bạn cần cài đặt mô-đun Quản lí Ghi nhận Doanh thu. Nếu đang dùng Kiu ERP 9, bạn có lẽ cần kiểm tra xem chế độ đã được cài đặt đúng hay chưa.

Xác định các loại người mua trả tiền trước

Khi mô-đun được cài đặt, bạn cần tạo ra các loại khoản thu người mua trả tiền trước. Từ ứng dụng Kế toán, đến menu Cấu hình ‣ Các loại người mua trả tiền trước.

(a)

Ví dụ: Hợp đồng bảo trì 12 tháng

Một số ví dụ về các loại khoản thu người mua trả tiền trước:

• Hợp đồng dịch vụ 1 năm
• Hợp đồng dịch vụ 3 năm

Thiết lập khoản thu người mua trả tiền trước trên sản phẩm

Khi khoản thu người mua trả tiền trước được xác nhận, bạn cần thiết lập chúng vào các sản phẩm tương đương. Trên mô đun sản phẩm, trong tab Kế toán, bạn cần thiết lập khoản thu người mua trả tiền trước.

Đây là một số ví dụ về sản phẩm và các loại khoản thu người mua trả trước liên quan:

(bảng)

Bán và lập hóa đơn cho sản phẩm

Khi sản phẩm đã được thiết lập cấu hình, bạn có thể tạo một hóa đơn cho khách hàng sử dụng sản phẩm này. Khi hóa đơn được xác nhận, Kiu ERP sẽ tự động tạo một khoản thu khách hàng trả trước và bút toán liên quan cho bạn.

(bảng)

Sau đó, hàng tháng, Kiu ERP sẽ tự động hạch toán một bút toán cho ghi nhận doanh thu

(bảng)

Lập báo cáo

Để phân tích tất cả các hợp đồng hiện tại có khoản thu khách hàng trả tiền trước, bạn có thể sử dụng menu Lập báo cáo > Phân tích khoản thu khách hàng trả tiền trước.

(a)