Nhập thông tin liên hệ vào hệ thống quản lý khách hàng

Trong hệ thống quản trị quan hệ khách hàng KIU ERP, bạn có thể nhập cơ sở dữ liệu của những khách hàng tiềm năng để phục vụ chiến dịch tiếp cận khách hàng qua điện thoại hoặc email thông qua một tập tin CSV. Có lẽ bạn đắn đo nên lựa chọn phương thức nhập dữ liệu này cho thông tin liên hệ của khách hàng tiềm năng hay cơ hội bán hàng. Điều đó còn phụ thuộc vào đặc thù kinh doanh và luồng công việc của bạn.

●     Một số công ty không tạo phần khách hàng tiềm năng, thay vì vậy họ giữ toàn bộ thông tin ở phần cơ hội bán hàng. Đối với họ, tạo khách hàng tiềm năng chỉ là một bước thêm vào trong quá trình bán hàng. Bạn có thể gọi là quản trị quan hệ khách hàng mở rộng (bắt đầu từ tạo khách hàng tiềm năng) hay quản trị quan hệ khách hàng rút gọn (bắt đầu từ tạo cơ hội bán hàng)

●     KIU ERP hoàn toàn cho phép bạn lựa chọn một trong hai cách trên. Nếu công ty của bạn tiến hành tiếp cận khách hàng trước, bạn hãy kích hoạt giai đoạn tìm kiếm khách hàng tiềm năng trước như hướng dẫn dưới đây để nhập cơ sở dữ liệu.

Kích hoạt giai đoạn tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Thông thường, giai đoạn tìm kiếm khách hàng tiềm năng chưa được kích hoạt trong hệ thống quản trị khách hàng KIU ERP. Nếu bạn muốn nhập thông tin liên hệ vào phần khách hàng tiềm năng thay vì phần cơ hội bán hàng, vào Cấu hình (Configuration), chọn Cài đặt (Settings), tích vào lựa chọn Dùng thông tin khách hàng tiềm năng như hình dưới đây và nhấn chọn Áp dụng (Apply). 

(a)

Thao tác kích hoạt này sẽ tạo ra một bảng chọn phụ Khách hàng tiềm năng trong mục Bán hàng. Tại bảng chọn này bạn có thể nhập thông tin liên hệ sau khi nhấn nút Nhập (Import).

(a)

Nhập tập tin CSV

Trên bảng chọn phụ Bán hàng (Sales) ‣ Khách hàng tiềm năng (Leads), nhấn chuột vào Nhập (Import)và chọn tệp Excel để nhập từ nút Chọn tệp (Choose File). Hãy chắc chắn rằng bạn lựa chọn file .csv và đừng quên thiếp lập chính xác định dạng File (Tên mã hóa và Dấu phân tách) để phù hợp với thiết bị

của bạn và hiển thị các cột đúng cách.

Lưu ý

Nếu cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng được cung cấp ở định

dạng khác thay vì CSV, bạn vẫn có thể dễ dàng chuyển đổi nó sang dạng CSV bằng

cách sử dụng Microsoft Excel, OpenOffice/ Libre Office Calc, Google Docs,…

(a)

Lựa chọn hàng để nhập

KIU ERP sẽ tự động khớp các tiêu đề cột từ tệp CSV của bạn vào các trường tương ứng nếu bạn tích vào Hàng đầu tiên là tiêu đề cột. Điều này giúp việc nhập thông tin liên hệ dễ dàng hơn, đặc biệt khi tệp được lựa chọn có nhiều cột. Tuy nhiên, Bạn cũng có thể đặt lại các tiêu đề cột để mô tả các thuộc tính bạn đang nhập dữ liệu vào (Tên, Họ, Email...).

(a)

Mẹo

Nếu bạn muốn nhập liên hệ vào phần cơ hội bán hàng thay vì

phần khách hàng tiềm năng, hãy nhớ thêm cột Gõ (Type) vào tệp csv. Công dụng của cột này là để chỉ ra rằng liên hệ bạn nhập được đánh dấu là Khách hàng tiềm năng (gõ = Lead) hoặc là Cơ hội bán

hàng (gõ = Opportunity).

Nhấp chuột vào nút Xác nhận (Validate) nếu muốn KIU ERP xác minh rằng tất cả mọi thứ

đã sẵn sàng trước khi nhập. Nếu không bạn có thể trực tiếp nhấn nút Import và

việc xác minh vẫn sẽ được thực hiện.

Lưu ý

Để biết thêm các thông tin về cách nhập thông tin liên hệ vào hệ thống quản trị quan hệ khách hàng KIU ERP, đọc mục Những câu hỏi thường gặp (Frequently Asked Questions) nằm phía dưới công cụ Nhập dữ liệu trong cùng cửa sổ màn hình.