Phân tích tình hình kinh doanh và điều chỉnh báo cáo

Với tư cách người quản lý, bạn cần liên tục giám sát tình hình hoạt động kinh doanh để có thể đưa ra những quyết định chính xác và phù hợp nhất cho công ty. Do đó, phần Báo cáo của KIU ERP Sales là một công cụ rất quan trọng giúp bạn hiểu rõ hơn về thế mạnh, khiếm khuyết cũng như cơ hội cho công ty, cho bạn thấy xu hướng và dự đoán những thông số quan trọng như lượng cơ hội bán hàng và doanh thu kỳ vọng, tỉ lệ chốt đơn hàng hoặc độ dài của chu kỳ kinh doanh với một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.

Bên cạnh những thông số chủ đạo đó, còn nhiều công cụ đo lường khác bạn có thể áp dụng để đánh giá quá trình kinh doanh của công ty.

Đánh giá quy trình

Bạn có thể truy cập vào thông số phễu bán hàng từ mô-đun Bán hàng (Sales), bằng cách nhấp chuột vào Bán hàng (Sales) -> Báo cáo (Reports) -> Phân tích quy trình (Pipeline analysis). Thông thường, báo cáo sẽ gộp chung toàn bộ cơ hội bán hàng của bạn theo giai đoạn (để biết thêm về cách tạo và điều chỉnh các giai đoạn, hãy đọc Xây dựng và tổ chức quy trình bán hàng) và doanh thu kỳ vọng trong tháng hiện tại. Bản báo cáo này vô cùng hữu dụng cho Giám đốc kinh doanh đánh giá định kì quy trình bán hàng với những đội bán hàng liên quan. Chỉ cần xem báo cáo này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quát về tình hình kinh doanh thực tế của mình.

Bạn cũng có thể thêm rất nhiều dữ liệu khác vào báo cáo bằng cách nhấn chọn biểu tượng tiêu chí đo lường (measures), ví dụ như:

• Doanh thu kỳ vọng
• Hạn định đã qua
• Thời gian trước khi phân chia khách hàng tiềm năng cho đội ngũ bán hàng (khoảng thời gian trung bình từ khi tìm kiếm khách hàng tiềm năng đến khi phân chia khách hàng tiềm năng cho đội ngũ bán hàng)
• Thời gian trước khi kết thúc quá trình bán hàng (khoảng thời gian trung bình từ khi phân chia khách hàng tiềm năng cho đội ngũ bán hàng đến khi kết thúc quá trình bán hàng)
• Số lượng tương tác trên mỗi cơ hội bán hàng.
• vv…

(a)

Mẹo

Nhấp chuột

vào biểu tượng + hoặc – để thay đổi cách trình bày của bản báo cáo. Ví dụ, nếu

bạn muốn xem doanh thu kỳ vọng của đội Bán hàng Trực tiếp (Direct Sales), bạn cần nhấp chuột vào dấu + trên cột dọc và tiếp theo chọn Đội Bán hàng (Sales Team).

Tùy thuộc

vào dữ liệu bạn muốn làm nổi bật, bạn sẽ cần trình bày báo cáo theo cách rõ ràng hơn. KIU ERP CRM cho phép bạn biến đổi báo cáo thành 3 dạng biểu đồ chỉ bằng 1 cú nhấp chuột: Biểu đồ Tròn, Biểu đồ Cột và Biểu đồ Đường. Các dạng biểu đồ này hiển thị bằng biểu tượng màu xanh được khoanh tròn ở hình bên dưới.

(a)

Điều chỉnh báo cáo

Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh báo cáo số liệu dựa vào Chỉ số đo lường kết quả hoạt động kinh doanh (KPIs – đọc phần Thuật ngữ KIU ERP CRM). Để làm vậy, hãy sử dụng Tìm kiếm nâng cao (Advanced search view) ở phía bên phải màn hình bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng kính lúp ở cuối thanh tìm kiếm. Chức năng này giúp bạn làm nổi bật những dữ liệu bạn muốn trong báo cáo. Ngoài ra, chức năng Lọc (filters) sẽ rất hữu dụng để lấy những thông tin bạn cần, còn chức năng Gộp lại theo (Group by) sẽ giúp bản báo cáo của bạn dễ đọc hơn theo nhu cầu của bạn. Lưu ý rằng bạn có thể lọc và gộp bất kì trường nào của CRM, giúp cho việc sử dụng báo cáo rất linh động và hiệu quả.

(a)

Mẹo

Bạn có thể

lưu lại và sử dụng bất kì thông tin nào bạn đã lọc bằng cách nhấp chuột vào mục Ưa thích (Favorites) trong mục Tìm kiếm nâng cao (Advanced Search view) và sau đó nhấp chọn Lưu tìm kiếm hiện tại (Save current search). Bây giờ, bạn

có thể lấy được các thông tin bạn đã lọc tại mục Ưa thích (Favorites).

Dưới đây là

một vài ví dụ về báo cáo đã được điều chỉnh mà bạn có thể sử dụng để giám sát tình hình kinh doanh:

Đánh giá quy trình bán hàng hiện tại của mỗi nhân viên bán hàng

Từ bản báo cáo phân tích quy trình bán hàng, trước tiên bạn phải đảm bảo rằng mục Doanh thu kỳ vọng (Expected revenue) được tích trong các lựa chọn của mục Tiêu chí đo lường (Measures). Sau đó, nhấn vào biểu tượng + hoặc – để thêm Nhân viên bán hàng (Salesperson) và Giai đoạn (Stage) vào trục tung, và lọc ra những nhân viên bạn muốn. Sau đó nhấp chuột vào xem biểu đồ (graph view) để có thể nhìn thấy doanh thu hàng kỳ vọng của nhân viên trong từng giai đoạn. Bản báo cáo này giúp bạn dễ dàng có được cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của nhân viên.

(a)

Dự đoán doanh thu hàng tháng của đội ngũ bán hàng

Để có thể dự đoán doanh thu hàng tháng và ước tính tình hình kinh doanh ngắn hạn của các đội bán hàng, bạn cần sử dụng 2 thông số: doanh thu kỳ vọng (expected revenue) và khả năng chốt đơn hàng (expected closing).

Từ bản báo cáo phân tích, hãy đảm bảo rằng mục Doanh thu kỳ vọng (Expected revenue) được tích trong các lựa chọn của mục Tiêu chí đo lường (Measures). Sau đó, nhấn vào biểu tượng + ở trục tung để chọn chọn Đội bán hàng (Sales team). Sau đó, trên trục hoàng, nhấn biểu tượng + và chọn Khả năng chốt đơn hàng (expected closing).

(a)

Mẹo

Để có được

dự đoán chính xác và phù hợp, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên của bạn đã thiết lập chính xác doanh thu kỳ vọng và khả năng chốt đơn hàng cho mỗi cơ hội bán

hàng.