Tổng quan về quá trình lập hóa đơn bán hàng
Tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh và các ứng dụng mà công ty bạn sử dụng, có nhiều cách khác nhau để tự động tạo hóa đơn của khách hàng trong Kiu ERP.
Thông thường, các bản nháp hoá đơn được tạo ra bởi hệ thống (với các thông tin từ các tài liệu khác như đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng) và kế toán viên chỉ phải xác nhận tính hợp lệ của các hoá đơn nháp và gửi hoá đơn hàng loạt (bằng thư thông thường hoặc email).
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể lựa chọn một trong những cách sau để tạo các bản nháp hóa đơn:
Mục lục
Đơn đặt hàng (Sales order) ‣ Hóa đơn (Invoice)
Trong hầu hết các công ty, nhân viên bán hàng tạo các báo giá và báo giá sẽ chuyển thành đơn đặt hàng khi chúng được xác nhận. Sau đó, các hoá đơn nháp sẽ được tạo ra dựa trên các đơn đặt hàng. Bạn có các tùy chọn khác nhau như:
- Hóa đơn trên số lượng đặt hàng: lập hóa đơn đầy đủ trình tự trước khi kích hoạt các lệnh giao hàng.
- Hóa đơn dựa trên số lượng giao hàng: xem phần tiếp theo.
Lập hóa đơn trước khi giao hàng là hình thức thường được sử dụng trong các ứng dụng thương mại điện tử khi khách hàng thanh toán theo đơn và chúng ta giao hàng sau đó. (trả trước)
Đối với hầu hết các trường hợp khác, bạn nên lập hóa đơn một cách thủ công. Nó cho phép các nhân viên bán hàng kích hoạt các hóa đơn theo yêu cầu với các tùy chọn: lập hóa đơn có sẵn với các chi tiết trong hóa đơn, lập hóa đơn phần trăm (tạm ứng), lập hóa đơn tạm ứng cố định.
Quá trình này là cần thiết cho các sản phẩm cũng như dịch vụ
Đọc thêm: Lập hóa đơn dựa trên đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng (order) ‣ Giao hàng (delivery) ‣ Hóa đơn (invoice)
Các nhà bán lẻ và thương mại điện tử thường lập luôn hóa đơn dựa trên số lượng hàng đã giao, thay vì tạo đơn đặt hàng. Cách tiếp cận này phù hợp trong trường hợp số lượng hàng bạn giao có thể khác số lượng hàng đặt, ví dụ: thực phẩm (hóa đơn dựa trên khối lượng thực tế).
Theo cách này, nếu bạn giao một phần hàng, bạn chỉ có thế lập hóa đơn cho những gì bạn đã thực sự giao. Nếu bạn giao hàng hai lần (giao hàng một phần và giao phần còn lại sau đó), khách hàng sẽ nhận được hai hóa đơn, mỗi hóa đơn cho một lần giao hàng.
Hợp đồng định kỳ (đặt mua) (Recurring Contracts (subscriptions)) ‣ Hóa đơn (Invoices)
Đối với đăng ký mua hàng, hóa đơn sẽ được tự động kích hoạt định kỳ. Tần số lập hóa đơn và danh sách các dịch vụ / sản phẩm được lập hóa đơn được xác định theo hợp đồng.
Đơn đặt hàng thương mai điện tử (eCommerce Order) ‣ Hóa đơn (Invoices)
Một đơn đặt hàng thương mại điện tử cũng sẽ kích hoạt việc tạo ra các hóa đơn khi nó được thanh toán đầy đủ. Nếu bạn cho phép trả tiền hàng bằng séc hoặc chuyển khoản ngân hàng, Kiu ERP chỉ tạo ra đơn đặt hàng và hóa đơn sẽ được kích hoạt khi nhận được thanh toán.
Tạo hóa đơn chi tiết một cách thủ công
Người dùng cũng có thể tạo ra hoá đơn thủ công mà không cần sử dụng các hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Đó là một cách tiếp cận được khuyến khích nếu bạn không cần phải quản lý quá trình bán hàng (bảng báo giá), hay việc phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ.
Thậm chí nếu bạn tạo ra các hóa đơn từ một đơn đặt hàng, bạn có thể cần phải tạo ra hoá đơn thủ công trong trường hợp sử dụng ngoại lệ:
- Nếu bạn cần tạo ra một khoản hoàn trả
- Nếu bạn cần áp dụng giảm giá
- Nếu bạn cần thay đổi hóa đơn được tạo từ một đơn hàng
- Nếu bạn cần lập hóa đơn một vài thứ không liên quan đến kinh doanh chính của bạn
Các trường hợp khác
Một số mô-đun cụ thể cũng có khả năng tạo ra hóa đơn nháp:
- Hội viên: lập hóa đơn hội viên hàng năm
- Sửa chữa: lập hóa đơn các dịch vụ sau khi bán hàng
