Từ đặt hàng, nhận hóa đơn đến nhận hàng
Đối với hầu hết các nghiệp vụ mua hàng hàng ngày, khả năng lớn là bạn đã nắm rõ địa điểm mua hàng và giá cả của từng loại hàng hóa. Trong những trường hợp này, một đơn đặt hàng đơn giản (Purchase Order - PO) sẽ giúp bạn quản lý toàn bộ quá trình.
Trong Kiu ERP, một đơn đặt hàng có thể được tạo ra, nhưng cũng có thể là kết quả của một Yêu cầu báo giá hoặc Thư mời thầu. Do đó, mỗi nghiệp vụ mua trong Kiu ERP đều đi cùng với một Đơn đặt hàng.
Mỗi đơn đặt hàng sẽ dẫn đến việc xuất hóa đơn từ phía người bán, và tùy thuộc vào hợp đồng với nhà cung cấp mà bạn sẽ được yêu cầu thanh toán hóa đơn trước hoặc sau khi giao hàng.
Mục lục
Cài đặt ứng dụng Quản lý mua hàng
Từ Ứng dụng (Apps), tìm kiếm và cài đặt ứng dụng Quản lý mua hàng (Purchase Management).
(a)
Tạo một đơn đặt hàng
Trong ứng dụng Mua hàng (Purchases), bạn hãy mở menu Mua hàng (Purchase) và nhấp chuột vào Đơn đặt hàng (Purchase Orders).
Trong cửa sổ Đơn đặt hàng (Purchase Orders), nhấp vào Tạo (Create).
(a)
Từ cửa sổ mới, nhập Nhà cung cấp (Vendor) và Ngày đặt hàng (Order Date).
Trong mục Sản phẩm (Products), nhấp vào Thêm một mặt hàng (Add an item).
(a)
Chọn sản phẩm từ danh sách và thêm mô tả nếu cần thiết.
Mục Ngày giao hàng (Scheduled Date) sẽ tương ứng với ngày giao hàng dự kiến.
Nhập vào số lượng bạn cần mua, sau đó nhấp Lưu (Save) và Xác nhận đơn hàng (Confirm Order).Lưu ý
Nếu bạn muốn hoàn thành đầy đủ trình tự và tạo một Yêu cầu báo giá (Request for Quotation) cho đơn hàng này, hãy tham khảo tài liệu Làm thế nào để tạo một Yêu cầu báo giá?Như bạn có thể thấy trạng thái của đơn hàng đã được chuyển sang giai đoạn Đơn đặt hàng (Purchase Order).
(a)
Đăng ký hóa đơn, thanh toán và nhận sản phẩm
Tùy thuộc vào hợp đồng giữa bạn với nhà cung cấp, bạn có thể trả tiền khi nhận hàng, hoặc thanh toán trước khi nhận hàng.
Thanh toán khi nhận hàng hoặc sau khi nhận hàng
Vẫn từ đơn hàng của bạn, nhấp vào Nhận hàng (Receive Products).
Trong trang tiếp theo, kiểm tra số lượng hàng nhận được tương ứng với số lượng đã đặt, sau đó tự nhập thủ công số lượng được giao đến và nhấp chuột vào Xác nhận (Validate).
(a)
Quay trở lại đơn hàng. Trong đơn hàng sẽ xuất hiện 2 nút Giao hàng (Shipment) và Hóa đơn (Invoice).
(a)
Nhấp vào nút Hóa đơn (Invoices), sau đó nhấp Xác nhận (Validate). Hóa đơn sẽ được nhập vào hệ thống. Nhấp vào Đăng ký thanh toán (Register Payment), điền chi tiết thông tin thanh toán, rồi sau đó nhấp Xác nhận (Validate).
(a)
Sản phẩm của bạn hiện đã sẵn sàng để được mang đi và nhập kho, hóa đơn cũng đã được đánh dấu là đã thanh toán.
Thanh toán trả trước
Từ trang Đơn đặt hàng (Purchase Order), hãy mở mục Hóa đơn (Invoices), sau đó nhấp vào nút Tạo (Create).
Trong trang tiếp theo, nhấp vào Xác nhận (Validate). Các hóa đơn này hiện đã được thêm vào hệ thống. Nhấp vào Đăng ký thanh toán (Register Payment), điền chi tiết thông tin thanh toán, rồi nhấn vào Xác nhận (Validate).
(a)
Quay trở lại đơn hàng, bạn sẽ thấy xuất hiện thêm 2 nút là Giao hàng (Shipment) và Hóa đơn (Invoice).
(a)
Nhấp vào Nhận hàng (Receive Products), sau đó vào trang mới và chọn Xác nhận (Validate).
(a)
Một cửa sổ sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn xử lý tất cả các mặt hàng cùng một lúc hay không. Nhấn vào Áp dụng (Apply).
Sản phẩm của bạn hiện đã sẵn sàng để được mang đi và nhập kho, hóa đơn cũng đã được đánh dấu là đã thanh toán.
