Từ hoá đơn nhà cung cấp đến các khoản thanh toán
Khi hóa đơn của nhà cung cấp được nhập vào hệ thống Kiu ERP, bạn có thể dễ dàng thực hiện thanh toán đúng số tiền và đúng thời điểm cho nhà cung cấp (không quá muộn hay quá sớm, phụ thuộc vào chính sách của nhà cung cấp). Kiu ERP cũng cung cấp các báo cáo theo dõi số dư các khoản phải trả.
Kiu ERP cung cấp chức năng quản lý tự động các hoá đơn của nhà cung cấp dựa trên các đơn đặt hàng.
Từ hóa đơn nhà cung cấp đến việc thanh toán
Ghi mới hóa đơn nhà cung cấp
Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, bạn có thể nhập vào hệ thống từ Mua hàng - Hóa đơn nhà cung cấp trong ứng dụng Kế toán. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Hóa đơn Mới, phím tắt trên bảng điều khiển kế toán.
(ảnh)
Để đăng kí mới hóa đơn nhà cung cấp, bắt đầu bằng cách chọn một nhà cung cấp và nhập hóa đơn, sau đó thêm và xác nhận các thông tin về sản phẩm và đảm bảo các thông tin về số lượng sản phẩm, số thuế và giá cả là chính xác.
(ảnh)
Lưu hóa đơn để cập nhật các khoản thuế và giá trước thuế của sản phẩm ở dưới màn hình. Bạn nhập giá sản phẩm không bao gồm thuế vì Kiu ERP sẽ tính thuế cho bạn.
Lưu ý
Ở góc dưới bên trái, Kiu ERP sẽ hiển thị một bảng tóm tắt các loại thuế trong hóa đơn nhà cung cấp. Tại một số nước khác nhau, chấp nhận các phương pháp khác nhau để làm tròn tổng số (làm tròn trên mỗi dòng hoặc trên tổng số). Phương pháp làm tròn mặc định trong Kiu ERP là làm tròn giá cuối cùng trên mỗi dòng (vì bạn có những khoản thuế khác nhau cho mỗi sản phẩm, ví dụ rượu và thuốc lá). Tuy nhiên, nếu nhà cung cấp có một khoản thuế khác trên hóa đơn, bạn có thể thay đổi khoản đó tại bảng dưới cùng bên trái để điều chỉnh.
Xác nhận hóa đơn nhà cung cấp
Một khi các hóa đơn nhà cung cấp được xác nhận, một bút toán sẽ được tạo ra dựa trên cài đặt. Bút toán này có thể khác nhau tùy thuộc vào các tiêu chuẩn kế toán bạn áp dùng.
Đối với hầu hết các nước châu Âu, định khoản bút toán sẽ sử dụng các tài khoản sau:
- Các khoản phải trả: xác định trên mẫu nhà cung cấp.
- Thuế: xác định dựa trên các sản phẩm và mỗi dòng.
- Chi phí: xác định dựa các dòng danh mục sản phẩm.
Đối với Anglo-Saxon (US), bút toán sẽ sử dụng các tài khoản sau:
- Các khoản phải trả: xác định trên mẫu nhà cung cấp.
- Thuế: xác định dựa trên các sản phẩm và mỗi dòng.
- Hàng hóa đã nhận: xác định dựa trên mẫu sản phẩm.
Bạn có thể kiểm tra Lãi và Lỗ hoặc bảng Cân đối kế toán sau khi xác nhận một vài hóa đơn nhà cung cấp để xem sự ảnh hưởng của việc định khoản các bút toán trên đối với sổ cái.
Thanh toán hóa đơn
Để tạo một thanh toán trực tiếp cho hóa đơn nhà cung cấp chưa thanh toán, bạn có thể bấm vào Đăng ký Thanh toán trên phần đầu của mẫu.
Từ đó, bạn chọn phương thức thanh toán (ví dụ: chuyển khoản, thẻ tín dụng, séc, vv ...) và số tiền bạn muốn thanh toán. Theo mặc định, Kiu ERP sẽ đề xuất thanh toán toàn bộ số dư còn lại trên hóa đơn thanh toán. Trong trường ghi nhớ, chúng tôi khuyến nghị bạn nên thiết lập số hóa đơn nhà cung cấp là số tham chiếu (Kiu ERP sẽ tự động điền vào trường này căn cứ vào hóa đơn nhà cung cấp nếu việc thiết lập được thực hiện chính xác).
(ảnh)
Lưu ý
Bạn cũng có thể đăng ký thanh toán hoá đơn cho nhà cung cấp trực tiếp mà không cần vào hóa đơn đó. Để thực hiện thanh toán, vào Mua sắm ‣ Thanh toán. Sau đó, bạn sẽ có thể đối chiếu lệnh thanh toán này trực tiếp từ các hóa đơn nhà cung cấp
Phát hành Séc cho nhà cung cấp
Nếu bạn chọn thanh toán các hóa đơn cho nhà cung cấp bằng séc, Kiu ERP cung cấp giải pháp để thực hiện thanh toán bằng séc trực tiếp từ hệ thống. Bạn có thể thực hiện thanh toán hàng ngày hoặc hàng tuần, bạn có thể thực hiện việc phát hành séc theo lô.
Khi tiến hành in séc, Kiu ERP thực hiện lên danh sách và nhắc nhở bạn còn bao nhiêu séc còn lại.
(ảnh)
Bằng cách chọn số lượng séc cần in, bạn có thể đăng nhập ngay vào một danh sách của tất cả các khoản chờ thanh toán.
Chọn toàn bộ số séc bạn muốn in (sử dụng hộp chọn đầu tiên để chọn tất cả) và nhấp vào In Séc để thực hiện lệnh in. Kiu ERP sẽ yêu cầu bạn thiết lập số lượng séc tiếp theo trong dãy và sau đó sẽ in toàn bộ séc cùng một lúc.
(ảnh)
Lập báo cáo
Nợ phải trả
Để lập danh sách các hóa đơn từ nhà cung cấp chưa thanh toán và các hạn thanh toán, bạn có thể sử dụng báo cáo Nợ phải trả, dưới menu báo cáo, (trong Lập báo cáo ‣ Báo cáo kinh doanh ‣ Nợ phải trả) để có thể xem tất cả các hóa đơn chưa thanh toán.
(ảnh)
Từ danh sách này, bạn có thể bấm trực tiếp vào tên nhà cung cấp để xem chi tiết tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và các khoản đáo hạn, hoặc bạn có thể chú thích một dòng bất kỳ cho thông tin quản lý. Bạn cũng có thể chiết xuất về file exel hay PDF các thông tin cần lưu giữ.
