Yêu cầu báo giá, thư mời thầu và đơn đặt hàng?
Mặc dù chúng có quan hệ mật thiết, Yêu cầu báo giá, Thư mời thầu và Đơn đặt hàng không giống nhau.
Yêu cầu báo giá (Request for Quotation) được sử dụng khi bạn có kế hoạch mua một số sản phẩm và mong muốn nhận được báo giá cho sản phẩm đó. Trong Kiu ERP, yêu cầu báo giá được sử dụng để gửi danh sách các sản phẩm bạn muốn mua đến nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp đã trả lời yêu cầu báo giá, bạn có thể lựa chọn tiếp tục đơn mua hàng và mua sản phẩm hoặc bác bỏ đơn mua hàng.
Thư mời thầu (Purchase Tender), hay còn gọi là Chào Thầu (Call for Bids), được sử dụng nhằm mục đích tăng tính cạnh tranh giữa nhiều nhà cung cấp để nhận được giá tốt nhất cho một danh mục sản phẩm. So với Yêu cầu báo giá, một Thư mời thầu được gửi tới nhiều nhà cung cấp, trong thư ghi rõ các nhà cung cấp sẽ cạnh tranh với nhau, nhà cung cấp với chất lượng và mức giá tốt nhất sẽ được lựa chọn. Mục đích chính của thư mời thầu là để nhận được đề nghị tốt hơn.
Đơn đặt hàng (Purchase Order) là đơn hàng thực tế mà bạn đặt với nhà cung cấp mà bạn đã lựa chọn, hoặc thông qua một Yêu cầu báo giá, Thư mời thầu, hoặc có thể chỉ đơn giản là khi bạn đã biết sẽ đặt hàng từ nhà cung cấp nào.
Trường hợp sử dụng?
Lựa chọn Yêu cầu báo giá khi bạn chưa bao giờ mua sản phẩm từ nhà cung cấp đó, do đó không nắm được giá các mặt hàng của họ. Bạn hoàn toàn có thể yêu cầu một mức giá khác sau khi đã thiết lập quan hệ với nhà cung cấp trong một thời gian. Bạn cũng sử dụng yêu cầu báo giá để đánh giá chi phí dự án và xem xét tính khả thi của dự án.
Thư mời thầu được sử dụng để đấu giá công khai từ nhiều nhà cung cấp. Thư mời thầu cũng rất hữu ích trong trường hợp bạn cần đặt hàng một lần cho một sản phẩm và bạn muốn nhận được đề nghị tốt nhất, không phụ thuộc vào việc nhà cung cấp nào sẽ đưa ra đề nghị. Bạn cũng có thể lựa chọn thư mời thầu khi nhà cung cấp của bạn chưa đạt tới tiêu chuẩn bạn đặt ra và bạn muốn thúc đẩy họ cung cấp dịch vụ tốt hơn, hoặc tìm dịch vụ thay thế từ các đối thủ cạnh tranh.
Trường hợp không nên sử dụng?
Yêu cầu báo giá trở nên không cần thiết khi bạn đã thiết lập được quan hệ với nhà cung cấp thường xuyên của mình cho mỗi mặt hàng. Yêu cầu báo giá sẽ chỉ tăng mức độ chậm trễ trong việc phân phối các mặt hàng bạn cần. Trong trường hợp đó, quá trình này sẽ được đơn giản bằng cách trực tiếp bắt đầu từ Đơn đặt hàng.
Thư mời thầu yêu cầu một quá trình tốn nhiều thời gian, trường hợp nhanh nhất cũng có thể mất hơn vài tuần. Nếu bạn cần được giao hàng trong một thời gian ngắn, sử dụng thư mời thầu sẽ không phù hợp. Ngoài ra, nếu bạn đã thiết lập một mối quan hệ tốt với một nhà cung cấp, nên suy nghĩ kỹ trước khi quyết định chào thầu nhà cung cấp đó vì điều này có thể phá vỡ mối quan hệ giữa hai bên, từ đó dẫn đến các giao dịch kém ưu đãi hơn trước.
Ví dụ
Công ty của bạn bán đồ nội thất gỗ. Đối với dòng hàng mới mà công ty đang thiết kế, bạn cần một số ốc vít, khung kim loại và đệm bảo vệ bằng cao su.
Bạn lập một Yêu cầu báo giá trong Kiu ERP với những mặt hàng từ một nhà cung cấp thường xuyên của mình, rồi gửi yêu cầu báo giá đó qua email. Nhà cung cấp phản hồi cùng với một báo giá chào sản phẩm. Tuy nhiên, bạn không thấy thuyết phục với mức giá đó và muốn xem xét xem có nhà cung cấp nào khác trên thị trường chào một mức giá tốt hơn.
Bạn quyết định sẽ thúc đẩy cạnh tranh và viết một thư mời thầu, sau đó để Kiu ERP gửi thư mời thầu đó cho một danh sách các nhà cung cấp bạn đã chỉ định từ trước. Trong số 8 thư dự thầu mà bạn nhận được, một thư dự thầu đã gây được chú ý với bạn và bạn quyết định sẽ lựa chọn nhà cung cấp viết thư dự thầu đó.
Bạn xác nhận với nhà cung cấp bằng cách tạo ra một đơn đặt hàng, Kiu ERP sau đó tự động yêu cầu giao hàng mặt hàng đó với nhà cung cấp.
Cấu hình
Nếu bạn muốn biết cách tạo một Đơn hàng, hãy đọc tài liệu Từ đơn đặt hàng, nhận hóa đơn tới nhận hàng.
Nếu bạn muốn biết cách tạo một Yêu cầu báo giá, hãy đọc tài liệu Cách tạo một yêu cầu báo giá?
Nếu bạn muốn biết cách tạo Thư mời thầu, hãy đọc tài liệu Cách quản lý thư dự thầu từ các nhà cung cấp tham gia thầu?
